Module logiciel de gestion des congés

 

Vous êtes à la recherche d’un logiciel simple à mettre en œuvre et totalement fiable pour gérer les absences de vos salariés? Mon Intranet est le SIRH de référence depuis 2008. Développé en France, ce logiciel de gestion des congés a été pensé dès l’origine pour répondre aux problématiques spécifiques au marché français. Découvrez ci-dessous pourquoi les services RH l’ont adopté pour gérer les vacances de leurs collaborateurs.

 

Ses fonctionnalités

Permet de gérer tous les types de congés et d’absences (congés payés, RTT, congés d’ancienneté, congé sans solde, arrêt maladie, etc…) en jours ouvrés, jours ouvrables, jours calendaires et heures.

Donne à l’utilisateur une vision en temps réel de ses droits à congés.

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Permet de soumettre une demande d’absence dématérialisée.

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Donne la possibilité de gérer les heures supplémentaires et le repos compensatoire.

Fournit à chaque collaborateur une visibilité complète sur le planning des absences des autres employés de son organisation.

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Permet au responsable de service de valider (ou refuser) dans le système les absences demandées.

Permet au responsable de la paie d’extraire à tout moment pour toute période un état des congés pour tous les salariés.

Notifie chaque partie par email dès qu’un événement intervient (soumission et traitement).

Ses avantages

Pour l’employé

Gain de temps lors de la soumission : plus de formulaire papier à remplir, plus besoin d’envoyer ses souhaits à son responsable puis de le relancer (notification dès que la demande est validée).

Élimination du risque d’erreur : les utilisateurs ne peuvent soumettre une demande que pour des absences auxquelles ils peuvent prétendre suivant les soldes disponibles.

Pour le manager

Gain de temps lors de la validation : validation en un clic de souris, notification dès qu’une nouvelle demande est soumise.

Aide à la décision : visibilité sur le planning des absences (congés et déplacements), visibilité sur les congés restant à prendre.

Pour le service paie

Gain de temps lors de la clôture mensuelle : plus de formulaire papier à pointer et consolider, le rapport complet est généré en un clic de souris et directement exploitable sous Excel, plus de classement à effectuer.

Élimination du risque d’erreur : le système se charge de consolider les éléments qui sont ensuite facilement exportables vers Excel, il n’y a donc plus d’erreur liée une saisie manuelle.

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Gain de temps dans l’information des salariés : moins de questions des salariés puisqu’ils ont accès directement en temps réel à leurs compteurs.

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Depuis 2008, des milliers d'employés gagnent du temps chaque jour grâce aux solutions logicielles offertes par Mon Intranet.

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Présentation des fonctionnalités du logiciel de gestion des absences

Composant essentiel du SIRH, le module logiciel de gestion des congés payés est constitué de 6 pages distinctes :

  • la page du compte personnel où chaque employé a la possibilité d’effectuer une nouvelle demande de congés, de suivre celles en cours d’approbation et de consulter l’état de son acquisition (en fonction du calcul des congés annuels réalisé en temps réel par le logiciel).
  • la page de déclaration des heures supplémentaires pour déclarer les heures supplémentaires effectuées.
  • la page de gestion où chaque responsable hiérarchique valide les souhaits d’absence et les déclarations d’heures supplémentaires émises par les employés de son organisation.
  • la page d’administration individuelle de l’outil de gestion des congés en ligne où l’administrateur (Responsable RH) peut ajouter et supprimer des absences pour n’importe quel collaborateur de l’entreprise.
  • la page d’administration globale où l’administrateur peut approuver et refuser toutes les requêtes en attente par lots.
  • la page de rapport où l’administrateur a accès aux tableaux de bord avec un rapport détaillé sur une période donnée des congés pris, de l’acquisition et du solde résultant pour chaque membre du personnel.

Mon Intranet, logiciel de suivi des absences, permet de gérer efficacement les différents types de congés. Grâce au planning configurable pour chaque salarié, l’application permet de prendre en charge les utilisateurs travaillant à temps partiel.

Avec ce logiciel RH entièrement paramétrable, vous allez simplifier la gestion des tâches administratives. Et en optant pour la formule SaaS, l’entreprise n’a pas à se soucier de la maintenance technique de la solution.

Demande de congés et absences

Sur cette page, l’utilisateur dispose des différentes informations nécessaires au suivi de ses absences. Il peut également soumettre une nouvelle demande via le formulaire dédié. L’administrateur a la possibilité d’utiliser cette page avec le profil de chaque employé ce qui lui permet d’ajouter et supprimer des absences.

Le tableau d’état des droits à congés regroupe les compteurs pour chaque type de congés. Il permet de visualiser rapidement les jours de congés acquis, les jours posés, les jours pris et le solde de congés disponible sans oublier le cycle de prise de ce solde. Les états de ce tableau sont recalculés dynamiquement à chaque actualisation de la page. Il est important de noter que ce tableau n’affichera que les sortes de congés auxquels le salarié a le droit en fonction de sa catégorie.

Tableau des droits à congés
Tableau des demandes de congés

Le tableau d’historique des absences regroupe les différentes demandes effectuées ainsi que leur statut. L’employé peut supprimer celles dont la date de début est dans le futur.

Le tableau d’historique des heures de repos compensateur regroupe toutes les déclarations d’heures supplémentaires.

Tableau des heures supplémentaires
Formulaire de demande de congés

Enfin, vous pouvez soumettre votre demande de congés en quelques clics via l’interface dédiée. Il faut tout d’abord sélectionner la date de début et la date de fin (si celle-ci est différente de la date de début), puis le type de congés et enfin soumettre la demande. Si le solde disponible (en fonction des jours acquis et pris) est suffisant, la demande sera prise en compte et soumise pour approbation au responsable hiérarchique (ou à la personne ayant sa délégation d’autorité en son absence). Très facile à utiliser, le formulaire de demande de congé permet donc de soumettre une demande en 3 clics.

Le logiciel prend en compte les jours fériés ainsi que les absences spéciales liées aux conventions collectives.

Sur cette page, l’employé peut également gérer son compte épargne temps et créditer des jours lors des périodes définies par la fonction RH.

Déclaration de repos compensateur (heures supplémentaires)

Au niveau de la gestion du temps de travail, suivant la configuration choisie, soit les collaborateurs peuvent déclarer directement les heures supplémentaires, soit cela se fait au niveau des ressources humaines qui effectuent les déclarations individuelles de manière centralisée.

Pour cela, il suffit de remplir le formulaire déclaratif en indiquant la date puis l’heure de début de la journée normale de travail, l’heure de fin habituelle et l’heure de fin réellement constatée ce jour-là. Le programme calcule automatiquement le delta entre l’heure de fin habituelle et l’heure de fin réelle pour déterminer le nombre d’heures supplémentaires effectuées par chaque collaborateur.

Formulaire de déclaration d'heures supplémentaires

Validation des congés, absences et heures supplémentaires

Sur cette page, les managers ont la possibilité de suivre, approuver ou refuser les requêtes émises par leurs collaborateurs. C’est l’étape d’approbation des requêtes dans le processus. Durant leurs absences, les responsables ont la possibilité de donner une délégation à un autre employé de l’entreprise pour valider les demandes de congés émises par des personnes de son équipe.

Un tableau regroupe toutes les demandes de congés des collaborateurs en attente d’approbation. Pour chaque demande, le responsable hiérarchique a la possibilité d’indiquer les raisons de sa décision. Les demandes de congés peuvent être validées par le manager, le directeur (responsable du manager) ou tout autre employé désigné dans la configuration. A noter que vous pouvez définir jusqu’à 5 niveaux d’approbation dans le workflow avec à chaque niveau la possibilité d’avoir plusieurs validateurs. Avec une telle granularité, Mon Intranet se positionne comme l’un des logiciels de gestion de congés les plus aboutis du marché. Ainsi, la solution est conforme aux politiques de toutes les entreprises. Le manager s’attachera à valider les demandes en respectant les délais définis par la loi.

Tableau des demandes de congés en attente de validation
Tableau des déclarations d'heures supplémentaires en attente

C’est également sur cette page que le manager valide les déclarations d’heures supplémentaires émises par les membres de son équipe.

Afin de l’assister dans sa prise de décision, le manager dispose :

D’un tableau indiquant les soldes de congés à prendre pour chacun des collaborateurs rattachés à lui en fonction de la politique de l’entreprise.

Tableau des soldes de l'équipe

D’un calendrier lui permettant de voir qui est présent et qui est absent en fonction des congés et des déplacements planifiés pour les différents collaborateurs de l’entreprise. Ces plannings permettent aux managers de réaliser très rapidement les arbitrages. Le planning des congés est accessible à tous les employés, il peut être filtré par date, par catégorie de salariés, par site et par service. Il est utile pour piloter la planification et le suivi de projet.

Planning des congés et absences

Rapport des absences

La responsable RH (ou toute autre personne ayant les privilèges d’administrateur du module des congés) a la possibilité d’éditer un rapport des absences à n’importe quel moment pour n’importe quel intervalle de temps. Il est possible de filtrer le rapport par catégorie de salarié, par site, par équipe et par employé.

Pour faciliter la gestion des ressources humaines, la responsable de l’administration du personnel de l’entreprise peut également générer ce rapport dans un fichier au format XML directement exploitable dans Excel (ou tout autre tableur supportant le format XML). Ainsi, les données sont consolidées et peuvent facilement être utilisées pour la préparation du bulletin de paie. En cas d’externalisation de la gestion de la paie, vous n’aurez qu’à transmettre ce fichier au cabinet comptable en charge du traitement de la paie.

Il est possible d’associer un matricule paie à chaque salarié pour faciliter l’import en paie.

Rapport des congés

Le rapport généré dynamiquement par le logiciel en temps réel contient quatre tables :

Une table contenant différents compteurs sur les droits à congés pour chaque salarié sur l’intervalle choisi.

Tableau d'état des droits
Tableau des congés pris durant la période

Une table contenant les différentes absences prises.

Une table contenant les différentes demandes de congés émises durant la période.

Tableau des demandes d'absences émises durant la période
Tableau des déclarations d'heures supplémentaires

Une table contenant les différentes déclarations de repos compensateur émises.

Ce reporting est très utile dans le pilotage de la gestion administrative des collaborateurs. Il permet au service de gestion du personnel d’effectuer un suivi de l’absentéisme et de gagner du temps grâce à la dématérialisation de ce processus RH.

Mon Intranet est un outil en ligne aussi bien adapté aux besoins des PME qu’à ceux des grands comptes. En effet, la configuration de notre logiciel de gestion des demandes de congés offre un paramétrage très complet avec de nombreuses personnalisations.

Vos questions / Nos réponses

🏖️ Quels sont les types de congés gérés par Mon Intranet ?

Mon Intranet permet de gérer tous les types de congés classiques : congés payés, RTT, congés de fractionnement, congés pour événements familiaux, récupération, compte épargne temps (CET), etc… Vous avez également la possibilité d’ajouter un nombre illimité de modèles de congés avec ou sans quota de prise. Les jours non pris peuvent être reportés sur le cycle suivant.

✅ Quel est le processus de validation des demandes de congés ?

Chaque demande de congés soumise est envoyée dans un workflow de validation pouvant comprendre jusqu’à 5 niveaux d’approbation. A chaque niveau, vous pouvez définir un ou plusieurs validateurs.

📅 Est-ce que Mon Intranet sait gérer les temps partiels avec un planning variable ?

Oui, Mon Intranet vous permet de définir très simplement pour chaque employé un planning spécifique reprenant les jours travaillés et les jours chômés pour chaque semaine de l’année.

💰 Quel est le tarif pour utiliser Mon Intranet ?

Tous les détails liés à la facturation de notre service de gestion des congés en ligne sont présents ici. Au-delà du prix attractif, nos clients apprécient les économies réalisées grâce à l’utilisation d’une telle solution au quotidien.

⌚ Combien de temps nécessite le déploiement de Mon Intranet ?

Notre promesse d’une solution de gestion des congés simple se vérifie dès la mise en œuvre. En effet, vous pourrez commencer à utiliser votre service en ligne quelques heures après la signature du contrat. La phase de paramétrage réalisée de façon conjointe avec le client demande à 1 à 2 heures de temps.

👩‍💼 Qui utilise Mon Intranet au quotidien ?

Mon Intranet est un service en ligne utilisé aussi bien par des entreprises du secteur privé que par des établissements publics (mairies, collectivités, etc…), en France comme à l’étranger.