Module logiciel de gestion des congés et absences
Fatigué de gérer les congés et absences de vos salariés de façon manuelle ? Notre logiciel de gestion des congés, référence depuis 2008, simplifie votre quotidien. Grâce à notre solution intuitive, vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et améliorez la satisfaction de vos équipes.
Développée en France, notre solution a été pensée dès l’origine pour répondre aux problématiques spécifiques au marché français. Découvrez ci-dessous pourquoi les services RH l’ont adopté pour gérer les vacances de leurs collaborateurs.
Pourquoi choisir notre logiciel ?
Un outil complet
Gère les absences et le temps de travail, avec flux de validation personnalisable.
Simple d’utilisation
Ergonomique et intuitif, vos salariés l’adopteront en quelques minutes sans aucune formation.
Personnalisable
De nombreux paramètres permettent d’adapter le logiciel à tous vos besoins et spécificités.
Ses fonctionnalités
Permet de gérer tous les types de congés et d’absences (congés payés, RTT, congés d’ancienneté, congé sans solde, arrêt maladie, etc…) en jours ouvrés, jours ouvrables, jours calendaires et heures.
Donne à l’utilisateur une vision en temps réel de ses droits à congés payés.
Permet de soumettre une demande d’absence dématérialisée.
Donne la possibilité de gérer le temps de travail et les heures supplémentaires ainsi que le repos compensatoire.
Fournit à chaque collaborateur une visibilité complète sur le planning des absences des autres employés de son organisation.
Permet au responsable de service de valider (ou refuser) dans le système les absences demandées.
Permet au responsable de la paie d’extraire à tout moment pour toute période un état des congés pour tous les salariés.
Notifie chaque partie par email dès qu’un événement intervient (soumission et traitement).
Ses avantages
Pour l’employé
Gain de temps lors de la soumission : plus de formulaire papier à remplir, plus besoin d’envoyer ses souhaits à son responsable puis de le relancer (notification dès que la demande est validée).
Élimination du risque d’erreur : les utilisateurs ne peuvent soumettre une demande que pour des absences auxquelles ils peuvent prétendre suivant les soldes disponibles dans le logiciel.
Pour le manager
Gain de temps lors de la validation : validation en un clic de souris, notification dès qu’une nouvelle demande est soumise.
Apporte une aide à la décision : visibilité sur le planning des absences (congés et déplacements), visibilité sur les congés restant à prendre.
Pour le service paie
Gain de temps lors de la clôture mensuelle : plus de formulaire papier à pointer et consolider. Le rapport complet est généré en un clic de souris par le logiciel congés. Il est directement exploitable sous Excel, plus de classement à effectuer.
Élimination du risque d’erreur dans la gestion des absences : le système se charge de consolider les éléments qui sont ensuite facilement exportables vers Excel, il n’y a donc plus d’erreur liée une saisie manuelle.
Gain de temps dans l’information des salariés : moins de questions des salariés puisqu’ils ont accès directement en temps réel à leurs compteurs.
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4.8 / 5
Avis des clients
La demande d’absence
L’employé soumet une demande d’absence en quelques clics via l’interface dédiée. Il faut tout d’abord sélectionner la date de début et la date de fin (si celle-ci est différente de la date de début), puis le type de congés et enfin envoyer la demande.
Si le solde disponible (en fonction des jours acquis et pris) est suffisant, la demande sera introduite dans le flux de validation. Très facile à utiliser, le formulaire de demande de congé permet donc de soumettre une demande en 3 clics. Le responsable peut aussi gérer les congés de chaque membre de son équipe et fixer les dates des congés payés.
Le logiciel congés et absences prend en compte les jours fériés ainsi que les absences spéciales liées aux conventions collectives.
Le suivi des droits et soldes
Le tableau d’état des droits à congés regroupe les compteurs pour chaque type d’absence. Il permet de visualiser rapidement les jours de congés acquis, les jours posés, les jours pris et le solde de congés disponible sans oublier le cycle de prise de ce solde. Le logiciel calcule automatiquement les compteurs en fonction de la configuration applicable.
Le responsable dispose aussi d’une visibilité sur les soldes de son équipe, lui permettant ainsi de planifier de façon optimale l’activité et les congés.
Les notifications automatiques
Chaque événement génère des notifications automatiques par email :
- soumission d’une demande d’absence ;
- validation ou refus d’une demande.
Vous pouvez même être alerté automatiquement lorsque des compteurs dépassent les seuils configurés alors que la date de fin de la période de prise approche.
Validation des congés et absences
Les managers ont la possibilité de suivre, approuver ou refuser les requêtes émises par leurs collaborateurs. C’est l’étape d’approbation des requêtes dans le processus. Durant leurs absences, les responsables ont la possibilité de donner une délégation à un autre employé de l’entreprise pour valider les demandes émises par des personnes de son équipe.
Un tableau regroupe toutes les demandes en attente d’approbation. Les demandes de congés sont validables par le manager, le directeur (responsable du manager) ou tout autre employé désigné dans la configuration.
Vous pouvez définir jusqu’à 5 niveaux d’approbation dans le workflow avec à chaque niveau la possibilité d’avoir plusieurs validateurs. Une telle granularité fait de notre logiciel l’un des plus aboutis du marché. Ainsi, la solution est conforme aux politiques de toutes les entreprises. Le manager s’attachera à valider les demandes en respectant les délais définis par la loi.
Le planning des absences
Dans le calendrier, vous visualisez qui est présent et qui est absent en fonction des congés et des déplacements planifiés pour les différents collaborateurs de l’entreprise. Ces plannings aident les managers à réaliser très rapidement les arbitrages.
Le planning des congés est accessible à tous les employés, avec des filtres par date, par catégorie de salariés, par site et par service. Il est utile pour piloter la planification et le suivi de projet. Grâce à la connexion avec le module logiciel de gestion des plannings, vous bénéficiez d’un planning enrichi avec les états de présence des salariés (télétravail, déplacement, etc…).
Les absences validées sont intégrées directement dans Outlook ou tout autre calendrier en ligne supportant le format iCal.
Gestion des heures supplémentaires
Au niveau de la gestion du temps de travail, suivant la configuration choisie, soit les collaborateurs déclarent directement les heures supplémentaires, soit cela se fait au niveau des ressources humaines qui effectuent les déclarations individuelles de manière centralisée. Le système calcule automatiquement les bonifications applicables.
Les heures supplémentaires sont ensuite payées ou récupérées suivant la configuration choisie.
Rapport des absences
La responsable RH a la possibilité d’éditer un rapport des absences. Cela se fait à n’importe quel moment pour n’importe quel intervalle de temps. Il est possible de filtrer le rapport par catégorie de salarié, par site, par équipe et par employé. Ce rapport est disponible en ligne ou exportable sur Excel.
Ce reporting est très utile dans le pilotage des indicateurs RH. Il permet au service de gestion du personnel d’effectuer un suivi de l’absentéisme. Il gagne ainsi du temps grâce à la dématérialisation de ce processus RH. Cela permet de simplifier la gestion des congés.
Vous disposez ainsi d’un outil de gestion des congés en ligne aussi bien adapté aux besoins des PME qu’à ceux des grands comptes. En effet, la configuration de notre logiciel de gestion des demandes de congés offre un paramétrage très complet. Les possibilités de personnalisations sont très nombreuses.
Export en paie des absences et EVP
Grâce à notre fonction d’export, vous allez pouvoir envoyer vers votre logiciel de paie les absences, les droits, les soldes ainsi que les éléments variables de paie. Notre solution est déjà compatible avec de très nombreux logiciels de paie du marché : Cegid, Sage, ADP, Silae, Berger Levrault, etc…
Avec ce module, vous n’avez plus à saisir manuellement les informations nécessaires à la préparation de la paie. Il en résulte un gain de temps important chaque mois. Vous réduisez également le risque d’erreurs de saisie.
Voici quelques exemples d’éléments variables de paie calculables et exportables depuis Mon Intranet SIRH :
- le nombre de tickets restaurants ;
- les primes d’astreinte ;
- les primes de déplacement ;
- les indemnités kilométriques journalières ;
- les primes de télétravail.
Cette liste n’est pas limitative. Grâce à notre gestion dynamique des EVP, nous pouvons nous adapter à la quasi-totalité des situations.
La conformité à vos règles de fonctionnement
Notre solution vous offre une plateforme très flexible pour s’adapter au mieux à vos règles de fonctionnement et aux obligations légales :
- Calcul automatique des quotas de droits
- Définition de la période d’acquisition et de la période de prise de congés
- Possibilité de créer des types d’absences personnalisées
- Règles différenciées par catégorie de salariés en fonction de la politique de congés
- Respect des règles présentes dans la loi, la convention collective et vos accords d’entreprise
- Prise en compte de vos flux de validation : jusqu’à 5 niveaux avec un flux personnalisé par type d’absence
Le module de gestion des congés, pierre angulaire de Mon Intranet SIRH
Comme chacun des composants de Mon Intranet SIRH, notre module de gestion des congés fonctionne de façon autonome. En utilisant le module de gestion du planning, vous allez enrichir les données présentes dans le planning global. Vous bénéficierez alors de la convergence offerte par notre SIRH. C’est là tout l’intérêt d’utiliser un SIRH intégrant plusieurs modules : les modules communiquent entre eux et vous n’utilisez ainsi qu’une seule plateforme pour couvrir plusieurs processus RH.
Vos questions / Nos réponses
🏖️ Quels sont les types de congés et absences gérés ?
Notre module permet de gérer tous les types de congés classiques : congés payés, RTT, congés de fractionnement, congés pour événements familiaux, récupération, compte épargne temps (CET), etc… Vous avez également la possibilité d’ajouter un nombre illimité de modèles de congés avec ou sans quota de prise. Les jours non pris peuvent être reportés sur le cycle suivant.
✅ Quel est le processus de validation des demandes de congés ?
Chaque demande d’absence soumise est envoyée dans un workflow de validation pouvant comprendre jusqu’à 5 niveaux d’approbation. À chaque niveau, vous pouvez définir un ou plusieurs validateurs.
📅 Est-ce que la solution sait gérer les temps partiels avec un planning variable ?
Oui, vous pouvez définir très simplement pour chaque employé un planning spécifique. Ce planning reprend les jours travaillés et les jours chômés pour chaque semaine de l’année.
💰 Quel est le tarif pour utiliser Mon Intranet SIRH ?
Tous les détails liés à la facturation de notre service de gestion des congés en ligne sont présents ici. Au-delà du prix attractif, nos clients apprécient les économies réalisées grâce à l’utilisation d’une telle solution au quotidien. Voici les éléments à analyser pour évaluer le retour sur investissement de la mise en place d’un SIRH :
| Rubrique | Fonctionnement sans logiciel | Fonctionnement avec un logiciel |
| Suivi | Feuilles de congés qui se perdent | Toutes les demandes sont enregistrées |
| Validation | Suivi manuel | Flux automatisé |
| Préparation de la paie | Consolidation manuelle des formulaires | Consolidation automatique et intégration en paie |
Le coût de l’abonnement est largement couvert par l’économie annuelle réalisée grâce au temps gagné et à l’élimination des demandes perdues.
La solution gratuite pour le suivi des congés est d’utiliser un formulaire papier ou Excel. Cependant, cela coûte très cher en temps à l’entreprise. Un logiciel congés permet de réduire drastiquement le temps perdu en gestion administrative.
⌚ Combien de temps nécessite le déploiement de la solution ?
Notre promesse d’une solution de gestion des congés simple se vérifie dès la mise en œuvre. En effet, vous pourrez commencer à utiliser votre service en ligne quelques heures après la signature du contrat. La phase de paramétrage réalisée de façon conjointe avec le client demande à 1 à 2 heures.
❓ Comment fonctionne le support technique ?
Vous bénéficiez d’une assistance illimitée dans le cadre de votre abonnement. Toutes nos équipes se trouvent en France afin d’offrir un service de proximité à nos clients.
👩💼 Qui utilise Mon Intranet SIRH au quotidien ?
Il s’agit d’un service en ligne utilisé aussi bien par des PME et grandes entreprises du secteur privé que par des établissements publics (mairies, collectivités, etc…), en France comme à l’étranger. Grâce à la souplesse de notre modèle de configuration, la solution a déjà été adoptée dans de nombreux pays. L’interface de notre logiciel est traduite en français, en anglais et en espagnol.
📱 Est-ce qu’une application mobile est disponible ?
Il n’y a pas d’application mobile, car elle n’est pas nécessaire. L’interface est réactive et fonctionne directement sur le navigateur de votre smartphone.
🔍 Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de congés ?
Vous utiliserez la même solution pour automatiser et rationaliser votre gestion des congés pendant de nombreuses années. Vous devez donc faire le choix de la pérennité. De nombreux logiciels ont vu le jour ces dernières années. Faute d’avoir pu se faire une place sur le marché, beaucoup ont disparu, parfois 2 à 3 ans après leur lancement.
Mon Intranet SIRH existe depuis 2008. C’est l’une des solutions ayant le plus grand historique sur le marché. C’est un gage de sérieux. Aujourd’hui, nos clients nous renouvèlent leur confiance année après année pour les raisons suivantes :
- le périmètre des fonctionnalités s’étend régulièrement et il est aujourd’hui l’un des plus larges du marché du SIRH ;
- la solution a été développée dès le début pour répondre aux besoins du marché français. Cela fait toute la différence par rapport à un logiciel étranger qui aurait subi une adaptation ;
- notre politique tarifaire est très transparente et stable dans le temps.
