Module de gestion des congés

Ses fonctionnalités

Permet de gérer tous les types de congés et d’absences (congés payés, RTT, congés d’ancienneté, congés sans solde, arrêt maladie, etc…) en jours ouvrés, jours ouvrables, jours calendaires et heures.

Donne au salarié une vision en temps réel de ses droits à congés.

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Permet au salarié de soumettre une demande de congés dématérialisée en fonction de ses droits acquis.

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Donne la possibilité de gérer les heures supplémentaires et le repos compensatoire.

Fournit à chaque employé une visibilité complète sur le planning des absences des autres membres de son équipe.

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Permet au responsable de service de valider (ou refuser) dans le système les demandes de congés.

Permet au responsable de la paie d’extraire à tout moment pour toute période un état des compteurs de congés pour tous les salariés.

Notifie chaque partie par email dès qu’un événement intervient (soumission et traitement).

Ses avantages

Pour l’employé

Gain de temps lors de la soumission des demandes : plus de formulaire papier à remplir, plus besoin d’envoyer ses demandes à son manager puis de le relancer (notification dès que la demande est validée).

Élimination du risque d’erreur : l’employé ne peut soumettre une demande que pour des congés auxquels il a le droit.

Pour le manager

Gain de temps lors de la validation : validation en un clic de souris, notification dès qu’une nouvelle demande est soumise.

Aide à la décision : visibilité sur le planning des absences (congés et déplacements), visibilité sur les congés restant à prendre.

Pour le service paie

Gain de temps lors de la clôture mensuelle : plus de formulaire papier à pointer et consolider, le rapport complet est généré en un clic de souris et directement exploitable sous Excel, plus de classement à effectuer.

Elimination du risque d’erreur : le système se charge de consolider les éléments qui sont ensuite facilement exportables vers Excel, il n’y a donc plus d’erreur liée une saisie manuelle.

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Gain de temps dans l’information des salariés : moins de demandes des salariés puisqu’ils ont accès directement en temps réel à leurs compteurs.

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Présentation des fonctionnalités

Composant essentiel du SIRH, le module logiciel de gestion des congés payés est constitué de 6 pages distinctes :

  • la page du compte personnel employé où chaque employé a la possibilité d’effectuer une nouvelle demande de congés, de suivre ses demandes en cours et de consulter l’état de ses compteurs de droits à congés
  • la page de déclaration des heures supplémentaires où l’employé déclare les heures supplémentaires effectuées
  • la page manager où chaque responsable hiérarchique valide les demandes de congés et les déclarations d’heures supplémentaires émises par les employés de son équipe
  • la page d’administration individuelle du module de congés (Responsable RH) où l’administrateur peut ajouter et supprimer des demandes de congés pour n’importe quel employé de l’entreprise
  • la page d’administration globale du module des congés où l’administrateur peut approuver et refuser toutes les demandes de congés en attente par lots
  • la page de rapport où l’administrateur du module de congés a accès aux tableaux de bord avec un rapport détaillé sur une période donnée des congés pris, des droits et du solde résultant pour chaque employé

Mon Intranet, portail RH de gestion des absences, permet de gérer efficacement les différents types de congés. Avec ce module entièrement paramétrable, vous allez simplifier la gestion RH des tâches administratives. Et en optant pour le mode SaaS, le service des ressources humaines n’aura pas à se soucier de la maintenance technique de ce logiciel RH.

Demande de congés

Sur cette page, l’employé dispose des différentes informations nécessaires au suivi de ses congés. Il peut également soumettre une nouvelle demande via le formulaire de demande d’absence. L’administrateur du module de gestion des congés a la possibilité d’utiliser cette page avec le profil de chaque employé ce qui lui permet d’ajouter et supprimer des demandes d’absence pour chaque employé.

Le tableau d’état des droits à congés regroupe les compteurs pour chaque type de congés. Il permet de visualiser rapidement les jours acquis, les jours posés, les jours pris et le solde disponible sans oublier la période de prise de ce solde. Les compteurs de ce tableau sont recalculés dynamiquement à chaque actualisation de la page. Il est important de noter que ce tableau n’affichera que les types de congés auxquels le salarié a le droit en fonction de sa catégorie.

tableau conges

tableau demande conges

Le tableau d’historique des congés et absences regroupe les différentes demandes de congés effectuées ainsi que leur status. L’employé peut supprimer les demandes si leur date de début est dans le futur.

Le tableau d’historique des heures de repos compensateur regroupe toutes les déclarations d’heures supplémentaires.

tableau heure repos compensateur

demande conges

Enfin, vous pouvez soumettre votre demande de congés. Il faut tout d’abord sélectionner la date de début et la date de fin (si celle-ci est différente de la date de début), puis le type de congés et enfin soumettre la demande. Si le solde disponible est suffisant, la demande sera prise en compte et soumise pour validation au manager (ou à la personne ayant sa délégation d’autorité en son absence). Le formulaire de demande de congé permet donc de soumettre une demande en 3 clics.

Déclaration de repos compensateur (heures supplémentaires)

Au niveau de la gestion du temps de travail, suivant la configuration choisie, soit l’employé peut déclarer directement ses heures supplémentaires, soit cela se fait au niveau des ressources humaines qui effectuent les déclarations individuelles de manière centralisée.

Pour cela, il suffit de remplir le formulaire déclaratif en indiquant la date puis l’heure de début de la journée normale de travail, l’heure de fin habituelle et l’heure de fin réellement constatée ce jour-là. Le programme calcule automatiquement le delta entre l’heure de fin habituelle et l’heure de fin réelle pour déterminer le nombre d’heures supplémentaires effectuées par chaque collaborateur.

declaration hs

Validation des congés et heures supplémentaires

Sur cette page, le manager a la possibilité d’approuver ou refuser les demandes de congés émises par les membres de son équipe. Durant ses absences, le manager a la possibilité de donner une délégation à un autre employé de l’entreprise pour valider les demandes de congés émises par des membres de son équipe.

Un tableau regroupe toutes les demandes de congés en attente de validation. Pour chaque demande, le manager a la possibilité d’indiquer les raisons de sa décision.

demande de conges en attente

validation hs

C’est également sur cette page que le manager valide les déclarations d’heures supplémentaires émises par les membres de son équipe.

Afin de l’assister dans sa prise de décision, le manager dispose :

D’un tableau indiquant les soldes de congés à prendre pour chacun des membres de son équipe.

gestion equipe

D’un planning lui permettant de voir qui est présent et qui est absent sur une période donnée en fonction des congés et des déplacements planifiés. Ceci permet de réaliser très rapidement les arbitrages. Le planning des congés est accessible à tous les employés, il peut être filtré par date, par catégorie de salariés, par site et par équipe.

planning des congés et absences

Rapport des absences

La responsable des ressources humaines (ou toute autre personne ayant les droits d’administrateur du module des congés) a la possibilité d’éditer un rapport des absences à n’importe quel moment pour n’importe quelle période. Il est possible filtrer le rapport par catégorie de salarié, par site, par équipe et par employé.

Pour faciliter la gestion des ressources humaines, la responsable de l’administration du personnel peut également générer ce rapport dans un fichier au format XML directement exploitable dans Excel (ou tout autre tableur supportant le format XML). Ainsi, les données sont consolidées et peuvent facilement être utilisées pour la préparation du bulletin de paie. En cas d’externalisation de la gestion de la paie, le service RH peut transmettre ce fichier au cabinet comptable en charge du traitement de la paie.

rapport conges

Le rapport généré dynamiquement par le logiciel en temps réel contient quatre tables :

Une table contenant différents compteurs sur les droits à congés pour chaque salarié sur la période choisie.

table droit conges

table conges pris

Une table contenant les différentes absences durant la période.

Une table contenant les différentes demandes de congés émises durant la période.

table demandes conges emises

declaration overtime

Une table contenant les différentes déclarations de repos compensateur émises durant la période.

Ce reporting est très utile dans le pilotage de la gestion administrative du personnel. Il permet au service de gestion du personnel d’effectuer un suivi de l’absentéisme et de gagner du temps grâce à la dématérialisation de ce processus RH.

N’hésitez pas à essayer la démonstration en ligne pour découvrir toute l’étendue de sa valeur ajoutée.