Module de gestion des dépenses et notes de frais

Ses fonctionnalités

Permet de gérer tous les types de notes de frais et ordres de mission (déplacements, achats, etc…).

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Permet à l’employé de soumettre une demande d’ordre de mission avant le déplacement puis une note de frais à partir de l’ordre de mission une fois le déplacement effectué.

Donne accès à l’employé à l’historique de ses demandes et lui permet de les réutiliser comme base pour une nouvelle demande.

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Permet au manager de valider les ordres de mission et les notes de frais.

Donne la possibilité de gérer les réservations de voyages et d’hôtels de manière centralisée après la validation par le manager des ordres de mission.

Permet au service comptable de valider et informer du paiement des notes de frais via le système.

Envoie un email à l’employé et au manager dès qu’un événement intervient (soumission et traitement).

Ses avantages

Pour l’employé

Gain de temps lors de la soumission des demandes : plus de formulaire papier à remplir, plus besoin d’envoyer ses demandes à son manager puis de le relancer (notification dès que la demande est validée), possibilité de réutiliser les demandes passées.

Élimination du risque d’erreur : le système calcule le coût total en fonction des sommes entrées pour chaque dépense.

Pour le manager

Gain de temps lors de la validation : validation en un clic de souris, notification dès qu’une nouvelle demande est soumise.

Aide à la décision : visibilité sur le planning des absences (congés et déplacements).

Pour le service comptable

Gain de temps dans le traitement : plus de formulaire papier à vérifier et classer.

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Gain de temps dans l’information des salariés : moins de requêtes des salariés puisqu’ils ont accès directement en temps réel à l’état du traitement de leurs demandes.

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Présentation des fonctionnalités

Le module logiciel de gestion des dépenses repose sur cinq pages :

  • une page de demande de déplacements où l’utilisateur peut préalablement à un déplacement ou un engagement de dépenses soumettre à son responsable hiérarchique une demande détaillée contenant des lignes de dépenses
  • une page de note de frais où l’utilisateur va créer une note de frais (à partir d’une demande antérieure de déplacement ou en partant de rien) contenant des lignes de dépenses qu’il va soumettre à son manager pour approbation
  • une page où le manager approuve ou rejette les demandes de déplacements et les notes de frais qui sont ensuite redirigées vers le comptable qui peut le cas échéant les traiter ou les rejeter si elles ne sont pas conformes aux directives internes
  • une page où le comptable traite ou rejette les demandes de déplacements et les notes de frais préalablement validées par le manager. A ce stade, le remboursement des frais peut être déclenché.
  • une page de rapport où le comptable a accès à des tableaux de bord récapitulatifs

Avec la dématérialisation du processus de gestion des notes de frais, vous allez gagner du temps dans la gestion administrative des frais de déplacements professionnels. En outre si vous optez pour le mode SaaS, vous n’avez pas à vous soucier de la maintenance de ce logiciel en ligne.

Demande de déplacement et note de frais

Préalablement à un engagement de dépenses (pour un déplacement par exemple), l’employé a la possibilité de soumettre pour approbation à son manager une demande de déplacement. Cette demande récapitulera les différentes dépenses prévues. Ceci permet d’avoir un contrôle a priori sur les dépenses futures.

Suite à une dépense, l’employé peut soumettre une demande de note de frais qui devra également être validée par son manager. La note de frais est exactement sur le même modèle que la demande de déplacement. La seule différence est qu’elle correspond à des frais réellement engagés qui doivent faire l’objet d’un remboursement. C’est pourquoi, après validation du manager, la note de frais est transmise à l’administrateur du module de gestion des dépenses (le comptable ou toute autre personne désignée pour ce rôle) qui effectuera le paiement de celle-ci.

Afin d’accélérer la création d’une nouvelle demande, l’employé a la possibilité de se baser sur une demande passée et de la charger comme base d’une nouvelle demande. Ceci est très pratique pour la soumission de demandes similaires récurrentes.

utilisation demande

demande deplacement

Pour soumettre une nouvelle demande, l’employé commence par sélectionner les dates, le type de déplacement et la raison de cet engagement de dépenses.

Ensuite l’employé ajoute des dépenses à sa demande. Il existe 4 grandes familles de dépenses : transport, hébergement, repas et autre (pour tout ce qui ne rentre pas dans les trois premières familles).

Pour une dépense de transport, l’employé renseigne le moyen de transport, les dates et heures de départ, l’heure d’arrivée et le coût. S’il se déplace en voiture, il doit également renseigner le nombre de kilomètres et le coût kilométrique. Les frais kilométriques sont paramétrables. Pour une dépense d’hébergement et une dépense de repas, l’employé indique simplement le lieu, le nombre d’occurrences, le coût par occurrence et le coût total. Enfin, pour le type de dépense « autre », l’employé indique l’objet de la dépense, le coût unitaire, la quantité et le coût total.

Afin de faciliter la tâche de l’employé qui soumet une demande, dès qu’il entre un coût par occurrence et une quantité, le coût total de la dépense est automatiquement calculé.

ajout depense

tableau recap depenses

Chaque dépense entrée vient s’ajouter dans la table récapitulative des dépenses où on a un récapitulatif de toutes les dépenses entrées pour une même demande. Il est possible pour l’employé d’éditer et de supprimer les différentes dépenses entrées. Il visualise également le coût total de sa demande qui se met à jour automatiquement en fonction des ajouts et modifications. Lorsqu’il a terminé, il peut soumettre sa dépense pour approbation à son responsable hiérarchique.

Sur la même page, l’utilisateur dispose d’un historique des demandes réalisées. Cet historique présente pour chaque demande le détail des dépenses ainsi que le status de la demande. L’utilisateur peut également lancer une impression dans un format approprié de la demande afin de la transmettre au format papier si nécessaire. Il a enfin la possibilité de supprimer des demandes.

historique note frais

Validation des demandes

Dès qu’une nouvelle demande est soumise pour approbation, le manager reçoit une notification par email l’invitant à se connecter sur le système pour valider la demande qui apparaît dans la liste des demandes en attente. Il peut alors l’approuver ou la refuser tout en précisant les raisons de sa décision. Dès qu’il approuve la demande, elle est transmise au gestionnaire comptable qui peut alors également l’approuver ou la refuser.

Sur la page de validation, on peut également visualiser l’historique des demandes soumises et le planning des absences. Ceci est une aide à la prise de décision.

liste demande