Faut-il payer, reporter ou annuler les droits à congés payés non pris?

Dans toutes les entreprises, chaque année se pose la question de la gestion des congés payés non pris par le salarié à la fin de la période de prise. Ce sujet est souvent à l’origine de tensions entre l’employé et son manager voire le service des ressources humaines. Ce guide pratique vous explique comment gérer au mieux cette situation.

Ce que dit la loi sur les jours de congés non pris

En matière de prise de congés, il est important de se référer à ce que dit le droit. Les congés payés doivent être pris durant une période de référence qui est en général fixée en France entre le 1er juin de l’année N et le 31 mai de l’année N+1. Ceci signifie donc que les jours non pris durant cette période de référence sont en théorie perdus. Ceci est valable pour les absences des salariés à temps complet mais aussi ceux qui sont à temps partiel. Il existe cependant des exceptions pour protéger les droits du salarié.

Le congé maternité

En cas de congé maternité ou congé pour adoption, la future maman peut-être empêchée de prendre ses congés payés si elle part en congé maternité alors que ses compteurs de congés payés ne sont pas à zéro. Ses jours sont alors automatiquement reportés pour pouvoir être posés à son retour.

L’arrêt maladie

Lorsque l’employé se trouve en arrêt maladie à cause d’une maladie professionnelle ou suite à un accident du travail, il conserve ses droits à congés pour pouvoir les prendre à son retour dans l’entreprise.

L’employeur n’a pas permis à l’employé de prendre ses congés

Parfois, l’entreprise fait face à un surcroît d’activité. Elle peut aussi manquer de main d’œuvre. Il en résulte une situation où l’employé n’est pas en mesure de poser tous ses congés. Comme cet état de fait est lié à l’employeur, il bénéficie du transfert de ses jours.

Le salarié quitte l’entreprise

Que cela soit pour un licenciement, une démission de son emploi ou une fin de contrat de travail (CDD), les jours de congés non pris doivent être indemnisés au moment du départ de l’entreprise. Le droit protège les acquis du salarié à ce niveau-là. Le salarié ne perd donc pas ses jours en cas de rupture de son contrat de travail. Au contraire, la société lui paye dans son solde de tout compte une indemnité compensatrice de congés payés ou lui permet de prendre son reliquat (par exemple pendant la durée de son préavis). Cette règle est vraie quel que soit le type de licenciement : licenciement pour faute grave, faute lourde ou raison économique.

La dérogation par accord collectif

Sur le fondement de l’article L3141-22 du code du Travail, certains accords de branche (convention collective) ou accords d’entreprise sur l’organisation du travail permettent aux employés de bénéficier du report des congés non pris. Il y en a en général une limite au nombre de jours reportables et au délai dans lequel ils doivent être pris après ce report.

En clair, le droit protège le salarié qui doit pouvoir partir en vacances de façon régulière. L’employeur a l’obligation de s’organiser pour permettre la prise de ces congés. Dans certaines entreprises, les dates des congés sont d’ailleurs décidées de façon unilatérale par l’employeur.

Quand est-ce que l’employé perd ses jours non pris?

Que l’on fonctionne en jours ouvrés ou en jours ouvrables, le salarié perd ses jours de CPs non pris lorsqu’il arrive au 31 mai avec un compteur de droits supérieur à 0 et :

• que l’employeur lui a régulièrement permis de prendre des vacances,
• qu’il n’a pas été empêché du fait d’un arrêt maladie ou d’un congé maternité,
• qu’aucun accord d’entreprise ne lui permet d’obtenir le report.

Donc la perte est vraiment liée à une mauvaise planification du salarié. S’il a régulièrement fait des demandes de congés et que celles-ci n’ont pas été acceptées par l’employeur dans le délai imparti, il pourra prétendre au report de ses jours non pris, car c’est alors l’employeur qui aura failli dans son obligation de permettre au salarié de prendre un congé.

Pour éviter tout litige entre le salarié et son employeur, il est donc préférable de planifier ses congés annuels à l’avance. Dans beaucoup d’entreprises, les salariés tablent sur le fait qu’une flexibilité a toujours été offerte pour permettre le report. Cela reste une souplesse qui n’est pas due et à la seule discrétion de l’employeur.

Comment gérer au mieux la question des jours non pris

Il existe plusieurs méthodes pour améliorer votre gestion des congés et limiter les situations avec des jours de congés non pris en fin de période. Avec le logiciel de gestion des congés Mon Intranet, vous allez bénéficier de nombreuses fonctionnalités pour vous aider dans cette tâche.

Le compte épargne temps

Mon Intranet intègre la gestion du compte épargne temps. Ainsi, l’employé peut reporter des congés payés, des RTTs et des heures de repos compensateur sur la période suivante. L’employeur configure le nombre de jours reportables, la période d’alimentation du compte épargne temps et le plafond global de ce même compte.

Le report des jours

En fonction des situations, le service des ressources humaines peut décider de reporter de façon individuelle quelques jours sur la période suivante. Là encore, Mon Intranet permet de gérer cela au niveau du compte de chaque employé pour chaque type de congés.

Anticiper l’expiration des jours

Mon Intranet intègre une fonctionnalité très appréciée qui permet d’alerter le collaborateur, le manager et le service RH lorsqu’un compteur dépasse un plafond quelques mois avant la fin de la période. Par exemple, vous pouvez configurer l’envoi d’un mail chaque mois au salarié, à son manager et au service RH lorsque son solde de congés payés dépasse 15 jours 3 mois avant la fin de la période. La plafond, la fréquence et le nombre de mois avant la fin de la période de référence sont entièrement paramétrables.

L’employé dispose d’un tableau récapitulatif de ses droits. Le manager a également la visibilité sur le tableau des soldes de son équipe par type de congés.

Le paiement des jours

Lorsque l’employé n’a pas pu prendre de vacances du fait de l’employeur, il peut prétendre au paiement d’une indemnité compensatrice de congés payés suivant la règle la plus favorable : indemnisation suivant la règle du maintien de salaire ou la règle du dixième. Le principe est celui du maintien de la rémunération pendant les congés. Attention, ce mode de fonctionnement doit rester exceptionnel et en aucun cas devenir la règle. Le paiement des jours de congés payés non pris ne peut pas constituer une façon habituelle de gérer le droit à congés du salarié dans l’entreprise.

Mon Intranet vous permet de consulter les soldes des salariés en fin de période mais aussi à tout moment si vous devez réaliser un calcul d’indemnisation suite à un départ ou une rupture du contrat de travail.

Comment se faire payer les jours de congés non pris?

Si vous n’avez pas pu poser des jours d’absences payées du fait de votre employeur, vous pouvez prétendre au paiement d’une indemnité compensatrice de congés payés. Pour cela, vous devez en faire la demande au service paie de votre entreprise qui appréciera la validité de votre demande en fonction du quota de jours non pris, mais aussi des raisons qui ont rendu impossible cette prise avant la fin de la période.

Communiquer, suivre et responsabiliser

Voilà 3 comportements clés à adopter pour le manager :

• Communiquer auprès de ses collaborateurs pour les informer sur le planning des projets et activités afin qu’ils puissent organiser au mieux leurs congés à l’avance.
• Suivre l’évolution des soldes au fil des mois et encourager la prise de jours pour éviter leur perte.
• Responsabiliser chaque employé en lui donnant une certaine autonomie dans l’organisation de son travail et de ses vacances.

Un outil informatique tel que Mon Intranet est vraiment formidable pour faciliter et suivre la prise de congés. Une bonne communication est indispensable au sein de l’entreprise pour rappeler les règles aux salariés :

• les possibilités de report lorsqu’elles existent.
• la perte des jours non pris en fin de période sauf cas dérogatoire.

Les risques associés à une mauvaise gestion

Dans une entreprise où la prise de congés ne serait pas correctement gérée, les risques pour l’employeur son multiple :

• une infraction du code du Travail : si l’employé ne peut pas prendre ses congés du fait de l’employeur (refus non motivé, désorganisation durable), il pourra prétendre à des dommages et intérêts devant le conseil des Prud’hommes.
• impact sur la trésorerie et l’organisation : lorsque les salariés ne prennent pas leurs congés, les compteurs grossissent et viennent impacter les comptes de l’entreprise, notamment lorsqu’il y a un compte épargne temps.
• risque pour la santé du salarié : tout le monde a besoin de périodes pour se déconnecter de son travail. C’est un besoin vital. Un salarié qui ne prend pas de congés risquera d’être surmené, fatigué et démotivé.