Module de gestion des achats

Ses fonctionnalités

Permet à chaque employé de soumettre une demande d’achats de produits ou de services auprès d’un fournisseur de l’entreprise.

Assure la gestion complète du processus d’approvisionnement depuis la saisie de la commande jusqu’au paiement en passant par la livraison des produits et le référencement des fournisseurs.

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Workflow complet de validation pour les bons de commande et les demandes de paiement.

Les avantages du Procure to Pay

Pour l’employé

Saisie très rapide des bons de commande grâce au pré-remplissage de nombreuses données.

Suivi complet des bons de commande : état de validation, statut de livraison, paiement du fournisseur, etc…

Pour le manager

Gain de temps lors de la vérification : validation en un clic de souris, notification dès qu’un nouveau bon de commande est soumis.

Suivi des commandes : visibilité complète sur les demandes d’achats de son équipe.

Pour le service comptable

Gain de temps : tout le processus d’e-Procurement est dématérialisé depuis la gestion des fournisseurs jusqu’aux règlements des commandes passées.

Le service comptable dispose d’un reporting complet sur les achats de l’entreprise.

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Présentation des fonctionnalités

Le module de gestion des approvisionnements du SIRH Mon Intranet dispose de plusieurs parties :

  • une page où les employés peuvent soumettre et suivre leurs bons de commande,
  • une page où les responsables valident les bons de commande et les demandes de paiement,
  • une page pour la gestion de la base des fournisseurs,
  • une page où les administrateurs peuvent gérer et éditer les bons de commande,
  • une page dédiée au reporting.

C’est donc une solution d’e-procurement particulièrement complète, idéale pour gérer au mieux les approvisionnements de votre supply chain et ainsi dématérialiser votre cycle fournisseurs.

Le processus Procure to Pay est souvent géré avec des documents Excel qui passent ensuite de main en main. Tout cela est très chronophage sans parler du risque d’erreurs. La dématérialisation offerte par une solution comme Mon Intranet est une opportunité de simplifier et fiabiliser ce processus clé pour l’entreprise.

Le bon de commande

La partie Purchase de notre logiciel Purchase-to-Pay repose sur le bon de commande où l’employé va saisir :

  • Le fournisseur cible,
  • L’objet de sa demande,
  • Les produits à commander en indiquant à chaque fois la quantité souhaitée et le tarif fournisseur.

Il peut ajouter des commentaires à destination des validateurs puis il soumet sa demande dans le chemin de validation. Ce workflow peut contenir jusqu’à 5 niveaux d’approbation. Il peut notamment contenir : le responsable hiérarchique (N+1), le directeur (N+2) ou toute autre personne désignée dans l’entreprise. Une fois la commande validée, l’utilisateur peut l’envoyer au prestataire directement par e-mail. Il valide ensuite la bonne réception des produits et soumet une demande de paiement qui elle aussi passera dans un second workflow de validation.

La validation des demandes

Le logiciel de gestion des achats dispose de deux workflows bien distincts :

  • Un premier flux pour valider le bon de commande avant son envoi au fournisseur,
  • Un second flux pour valider la demande de paiement après la réception des produits.

Chaque workflow peut comprendre jusqu’à 5 niveaux de contrôle. Il est possible d’avoir des workflows différents suivant les sites, les équipes ou encore les catégories d’employés. On peut même ajouter des contraintes pour forcer le passage dans tel ou tel chemin en fonction de champs personnalisés liés à chaque bon de commande mais aussi du montant total afin d’avoir par exemple des niveaux de contrôle supplémentaires lorsque la commande dépasse un certain montant.

L’envoi au fournisseur

Le logiciel de sourcing se charge d’envoyer directement par e-mail à votre sous-traitant la demande d’achat en bonne et due forme sur simple demande de l’employé une fois qu’elle a été validée. Il est également possible de simplement la marquer comme “envoyée” si l’envoi a été réalisé par un autre moyen (fax, courrier, etc…).

La réception des commandes

Dès livraison des produits, l’employé peut renseigner la liste des produits reçus afin d’assurer le suivi. Il est tout à fait possible d’avoir plusieurs livraisons pour une même commande.

Le paiement des commandes

Une fois la commande envoyée, l’employé peut soumettre une demande de paiement. Cette demande peut intervenir avant ou après la réception des produits, par exemple dans le cas où le paiement d’un acompte est demandé par le sous-traitant. Il est aussi possible de réaliser plusieurs paiements partiels (par exemple à chaque livraison ou échéance d’un contrat) mais aussi un paiement total. Vous pouvez aussi déclencher le paiement quand vous avez reçu les factures.

Le processus Purchase to Pay : au coeur de la gestion stratégique de l’entreprise

Une gestion des achats optimisée permet de mieux contrôler les dépenses et les budgets de chaque centre de coût. Le traitement des approvisionnements s’en trouve grandement simplifié.

Les atouts de notre solution Purchase to Pay :

  • Saisie d’une nouvelle commande en moins d’une minute,
  • Suivi complet du processus de bout en bout,
  • Prise en main simplifiée grâce à une ergonomie bien pensée,
  • Gestion des achats, des livraisons et des paiements,
  • Base fournisseur très riche en fonctionnalités,
  • Fonctionnalités avancées d’administration,
  • Tarif très attractif rendant ainsi la solution accessible à toutes les entreprises.

La base fournisseur

Le module de procurement dispose d’une base de données très élaborée. Un certain nombre d’informations sont présentes : adresse, monnaie par défaut, taux de TVA, etc… On peut également associer autant de contacts que l’on souhaite à chaque prestataire.

Autre point fort, le système intègre une gestion de champs personnalisés très avancée. On définit des champs sur la base fournisseur qui sont ensuite repris de façon dynamique suivant des règles prédéfinies dans les bons de commande.

Vous avez des milliers de prestataires et vous n’avez pas envie de tous les importer manuellement? Cela ne pose aucun problème puisque notre fonction d’import par lots permet de créer des milliers de fournisseurs à la volée à partir d’un fichier CSV en quelques secondes.

Les rapports

Les administrateurs peuvent éditer des rapports directement en ligne pour suivre les achats de l’entreprise par fournisseur, par centre de coûts, par code analytique (numéro de compte comptable), etc… Ces rapports sont exportables sur Excel en un clic. Ce tableau de bord est très utile pour le service comptabilité de l’entreprise.

La connexion avec un logiciel ERP est possible en fonction des interfaces disponibles dans ce dernier.

La traçabilité des événements

Chaque action réalisée par un employé sur un bon de commande est enregistrée par le logiciel achat à différents niveaux. Ceci permet de retracer l’historique d’une demande à tout moment. C’est un aspect indispensable de toute solution Procure to Pay.

 Tout le savoir-faire des logiciels de gestion édités par Mon Intranet

En adoptant notre module de gestion des achats, vous allez bénéficier des nombreux avantages du SIRH Mon Intranet :

  • Solution disponible en mode SaaS : toute la maintenance technique est assurée par l’éditeur.
  • Progiciel adapté aux besoins des PME comme des multinationales : gestion multi-devises, multilingues.
  • Paramétrage simple et flexible permettant de s’adapter à de très nombreux besoins.

Questions fréquentes à propos du module de gestion des achats

Mon entreprise dispose de plusieurs milliers de fournisseurs, comment gérez-vous cela ?

La mise en place du logiciel a été pensée pour être simple et rapide. Ainsi, nous avons prévu une fonction d’import par lot des fournisseurs qui permet de créer tous vos fournisseurs dans la base fournisseurs du module en quelques secondes.

Par la suite, vous pourrez éditer les fournisseurs existants et en ajouter de nouveaux. Cela fait partie des nombreuses solutions pour faciliter la dématérialisation du processus d’achat dans Mon Intranet.

Notre processus de validation des demandes répond à plusieurs critères, pouvez-vous les prendre en compte ?

Le module embarque une fonction de gestion des champs personnalisés très évoluée. Ainsi, vous allez pouvoir associer à chaque bon de commande plusieurs champs personnalisés et ensuite réaliser le contrôle des demandes en fonction des valeurs de ces champs personnalisées.

Par exemple, vous pouvez indiquer qu’un fournisseur appartient à un groupe A. Ensuite, tous les bons de commande liés à ce fournisseur seront automatiquement marqués comme appartenant au groupe A et le routage dans le workflow de validation s’effectuera en fonction de cela.

Il est même possible de rediriger une commande durant le cycle d’achat vers un validateur spécifique à la demande. Ainsi, le contrôle de la conformité au processus interne de l’entreprise est assuré.