Logiciel de gestion des achats pour les entreprises
Le processus Procure to Pay rythme la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. La bonne architecture de cette procédure joue un rôle essentiel dans les achats de produits et services. En utilisant un logiciel Procure to Pay comme Mon Intranet, l’entreprise simplifie le processus de procurement et contrôle ainsi mieux ses dépenses.
Ses fonctionnalités
Permet à chaque employé de soumettre une demande d’achat dématérialisée de produits ou de services auprès d’un fournisseur de l’entreprise.
Assure la gestion complète du processus d’approvisionnement depuis la saisie de la commande jusqu’au paiement en passant par la livraison des produits et le référencement des fournisseurs.
Workflow complet de validation pour les bons de commande et les demandes de paiement.
Pourquoi utiliser Mon Intranet pour digitaliser le processus Procure to Pay dans votre entreprise ?
Réduction des coûts grâce à un accès rapide et centralisé à l’historique des achats pour un fournisseur et un suivi fin des dépenses de l’entreprise.
Réduction du risque d’erreurs et de non-conformité au processus. Chaque demande passe automatiquement dans un flux de validation adapté au niveau de contrôle nécessaire.
Gain de temps très significatif à toutes les étapes du processus Procure to Pay : saisie, validation, envoi, etc…
Des références dans tous les secteurs de l'économie
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Les étapes d’une gestion optimisée du processus Procure to Pay de bout en bout
Étape 1 Le bon de commande
La partie achats de notre logiciel Procure to Pay repose sur un modèle de bon de commande où l’employé va saisir :
- Le fournisseur cible,
- L’objet de sa demande,
- Les produits à acheter en indiquant à chaque fois la quantité souhaitée et le tarif.
Il peut ajouter des commentaires à destination des validateurs. Puis, il soumet sa demande dans le chemin de validation. Ce workflow peut contenir jusqu’à 5 niveaux d’approbation. Vous avez la possibilité d’inclure : le responsable hiérarchique (N+1), le directeur (N+2) ou toute autre personne désignée dans l’entreprise. Une fois la demande d’achat validée, l’utilisateur l’envoie au prestataire directement par e-mail depuis la solution.
Il valide ensuite la bonne réception des produits et soumet une demande de paiement qui, elle aussi, passera dans un second workflow de validation du process.
Étape 2La validation des demandes
Le logiciel de gestion des achats dispose de deux workflows bien distincts :
- Un premier flux de validation pour le bon de commande avant son envoi au fournisseur,
- Un second flux pour valider la demande de paiement après la réception des produits.
Chaque workflow peut comprendre jusqu’à 5 niveaux de contrôle. Vous avez l’opportunité de configurer des workflows différents suivant les sites, les équipes ou encore les catégories d’employés.
La solution donne la flexibilité d’ajouter des contraintes pour orienter le passage dans tel ou tel chemin en fonction de champs personnalisés liés à chaque bon de commande, mais aussi du montant total. Ceci autorise l’adjonction de niveaux de contrôle supplémentaires lorsque la commande dépasse un certain montant.
Étape 3L’envoi au fournisseur
Le logiciel de sourcing se charge d’envoyer directement par e-mail à votre sous-traitant la demande d’achat en bonne et due forme sur simple demande de l’employé une fois qu’elle a été validée. Le fournisseur reçoit alors un bon de commande électronique au format PDF. Vous pouvez aussi simplement la marquer comme “envoyée” si l’envoi a été réalisé par un autre moyen (fax, courrier, etc…).
Le modèle de bon de commande intègre le logo ainsi que les conditions contractuelles d’achat de votre société.
Étape 4Le suivi de la livraison
Dès la livraison, l’employé renseigne la liste des produits reçus afin d’assurer le suivi. Vous pouvez tout à fait enregistrer plusieurs livraisons pour une même commande. Grâce à ce suivi, la gestion des stocks dans votre ERP est facilitée.
Étape 5Le paiement des achats
Une fois la commande envoyée, l’employé peut soumettre une demande de paiement. Cette demande intervient avant ou après la réception des produits, par exemple dans le cas où le paiement d’un acompte est demandé par le sous-traitant.
Vous pouvez réaliser plusieurs paiements partiels (par exemple à chaque livraison ou échéance d’un contrat) mais aussi un paiement total. Vous pouvez également déclencher le paiement quand vous avez reçu les factures. Au niveau du processus Procure to Pay, vous avez la liberté de décider qu’un paiement corresponde à une facture fournisseur.
Le processus Procure to Pay : au cœur de la gestion stratégique de l’entreprise
La définition du processus Procure to Pay regroupe toutes les étapes d’approvisionnement de l’entreprise, depuis le passage du bon de commande jusqu’au paiement des fournisseurs. Dans certaines organisations, on parle aussi de cycle Purchase to Pay. Cela correspond exactement au même périmètre.
Une gestion des achats optimisée aide à mieux contrôler les dépenses et les budgets de chaque centre de coût. Le traitement des approvisionnements s’en trouve grandement simplifié. Avec une telle solution, chaque service peut suivre en temps réel les engagements et l’impact budgétaire associé.
Le processus Procure to Pay est différent de la partie sourcing qui est plus focalisée sur la recherche d’un fournisseur capable de répondre à une demande spécifique.
La puissance de l’automatisation couplée aux avantages de la dématérialisation
Combien de temps perdez-vous chaque jour à faire signer de façon manuscrite un bon de commande papier ? Combien de temps passez-vous pour faxer ou poster cette même demande d’achat à votre fournisseur ? Avec un logiciel Procure to Pay comme Mon Intranet, tout cela sera bientôt de l’histoire ancienne grâce à la digitalisation.
En effet, vous gérez tous vos achats directement en ligne via une interface web, depuis la préparation de la commande jusqu’à la demande de paiement. Plus aucune étape ne repose sur le remplissage ou le traitement d’un formulaire papier.
7 raisons de choisir Mon Intranet pour gérer les approvisionnements de votre entreprise
Saisie d’une nouvelle commande en moins d’une minute
Suivi complet du processus de bout en bout
Prise en main simplifiée grâce à une ergonomie bien pensée
Gestion des achats, des livraisons et des paiements
Base fournisseur très riche en fonctionnalités
Fonctionnalités avancées d’administration
Tarif très attractif rendant ainsi la solution accessible à toutes les entreprises
Combien cela coûte d’utiliser Mon Intranet ?
| Moins de 25 employés | 25 employés | 500 employés | Plus de 500 employés |
| 125 € HT / mois | 5 € HT / mois / employé | 2 € HT / mois / employé | Nous consulter pour une offre complète |
Le coût de l’abonnement dépend du nombre d’utilisateurs de la solution. Veuillez nous contacter pour connaître le prix exact en fonction de la taille de votre société.
Confidentialité, compliance et sécurité : les clés de voûte d’un processus robuste
Confidentialité
Chaque utilisateur n’a accès qu’à ses propres bons de commande. Vous pouvez étendre cette visibilité aux bons de commande soumis dans son centre de coûts.
Compliance
Le logiciel force le passage dans les flux de validation et empêche tout envoi d’un engagement au fournisseur sans validation. Chaque étape est encadrée de façon stricte. Le bon de commande reçu par le fournisseur est normalisé et signé électroniquement. Il contient les conditions générales d’achat de l’entreprise.
Sécurité
La solution offre plusieurs niveaux d’accès avec des droits précis. Certaines actions sont réservées aux administrateurs comptables. Les données sont sauvegardées de façon régulière à plusieurs endroits.
Tout le savoir-faire des logiciels de gestion édités par Mon Intranet
En adoptant notre logiciel de gestion des achats, vous allez bénéficier des nombreux avantages du SIRH Mon Intranet :
- Solution disponible en mode Software as a Service (SaaS) : toute la maintenance technique est assurée par l’éditeur.
- Progiciel adapté aux besoins des PME comme des multinationales : gestion multidevises, multilingues.
- Paramétrage simple et flexible permettant de s’adapter à de très nombreux besoins.
- Une solution sécurisée pour protéger vos données : plusieurs niveaux d’accès, cryptage de la connexion de bout en bout et sauvegardes déportées.
- La flexibilité d’une solution modulaire comprenant de très nombreuses fonctionnalités pour dématérialiser toute la gestion administrative et RH dans votre entreprise.
Questions fréquentes à propos du module de gestion des achats
Est-ce que le logiciel intègre une fonctionnalité pour gérer la base des fournisseurs ?
Le module de procurement dispose d’une base de données des fournisseurs très élaborée. Un certain nombre d’informations sont présentes : adresse, monnaie par défaut, taux de TVA, etc… Vous pouvez également associer autant de contacts que vous le souhaitez à chaque prestataire.
Autre point fort, le système intègre une gestion de champs personnalisés très avancée. Vous définissez des champs sur la base qui sont ensuite repris de façon dynamique suivant des règles prédéfinies dans les demandes d’achat. Vous pouvez ainsi enregistrer des données pour suivre le cycle de vie des contrats.
Vous avez des milliers de prestataires et vous n’avez pas envie de tous les importer manuellement ? Cela ne pose aucun problème puisque notre fonction d’import par lots permet de créer des milliers de fournisseurs à la volée à partir d’un fichier CSV en quelques secondes.
Mon entreprise dispose de plusieurs milliers de fournisseurs, comment gérez-vous cela ?
La mise en place du logiciel a été pensée pour être simple et rapide. Ainsi, nous avons prévu une fonction d’import par lot des fournisseurs qui permet de créer toutes les entrées dans la base du module en quelques secondes.
Par la suite, vous pourrez éditer les fournisseurs existants et en ajouter de nouveaux. Cela fait partie des nombreuses solutions pour faciliter la dématérialisation du processus d’achat dans Mon Intranet.
Notre processus de validation des demandes répond à plusieurs critères, pouvez-vous les prendre en compte ?
Le module embarque une fonction de gestion des champs personnalisés très évoluée. Ainsi, vous allez pouvoir associer à chaque bon de commande plusieurs champs personnalisés et ensuite réaliser le contrôle des demandes en fonction des valeurs de ces champs personnalisées.
Par exemple, vous pouvez indiquer qu’un fournisseur appartient à un groupe A. Ensuite, toutes les demandes d’achat liées à ce fournisseur seront automatiquement marquées comme appartenant au groupe A. Le routage dans le workflow de validation s’effectuera en fonction de cela.
Il est même possible de rediriger une commande durant le cycle d’achat vers un validateur spécifique à la demande. Ainsi, le contrôle de la conformité au processus interne de l’entreprise est assuré.
Quel est l'intérêt d'utiliser un logiciel Procure to Pay ?
En matière de gestion des affaires, le contrôle des dépenses de l’entreprise est un aspect critique. Chaque somme investie impacte la trésorerie et le bilan financier de la société. En utilisant une solution Procure to Pay pour gérer les différentes étapes du processus d’achat, l’entreprise s’assure d’avoir un meilleur contrôle sur chaque commande passée auprès de ses fournisseurs. Le suivi est grandement facilité. Les différents services fonctionnent avec un processus unifié.
Quelles sont les possibilités disponibles pour générer des rapports ?
Les administrateurs éditent des rapports directement en ligne pour suivre les commandes de l’entreprise, par fournisseur, par centre de coûts, par code analytique (numéro de compte comptable), etc… Ces rapports sont exportables sur Excel en un clic. Ce tableau de bord est très utile pour le service comptabilité de l’entreprise qui a ainsi l’opportunité de mener une analyse approfondie des données.
La connexion avec un logiciel ERP est possible en fonction des interfaces disponibles dans ce dernier.
Quel budget pour mettre en place un logiciel de gestion des achats ?
Le prix des logiciels destinés à gérer le processus d’achat dans l’entreprise est souvent très élevée. Fidèle à sa politique tarifaire très attractive, Mon Intranet met à la disposition des entreprises une solution de sourcing très aboutie tout en restant économique. Vous pouvez découvrir le prix de l’abonnement à notre solution RH ici. Et comme toujours, l’abonnement comprend l’assistance aux utilisateurs et les mises à jour. N’hésitez pas à nous faire une demande de devis.
Est-ce qu'il est possible d'exporter les données vers d'autres logiciels ?
Notre logiciel de gestion des achats et approvisionnements dispose d’une fonction de rapport permettant d’exporter les données sous Excel. La flexibilité de notre modèle de données permet en outre de formater les données pour pouvoir ensuite les réintégrer dans un ERP en comptabilité. N’hésitez pas à nous contacter pour nous interroger sur votre besoin et nous évaluerons la faisabilité en fonction de l’interface disponible sur votre ERP.
Quelles entreprises peuvent bénéficier de notre logiciel Procure to Pay ?
Les clients utilisateurs de notre outil de procurement sont très nombreux et variés. Cela va des entreprises industrielles disposant d’un grand nombre de sous-traitants à des administrations ayant besoin de centraliser leurs achats.
Est-ce que le système dispose d'un audit trail (journal des événements) ?
Chaque action réalisée par un employé sur un bon de commande est enregistrée par le logiciel achat à différents niveaux. Vous retracez ainsi facilement l’historique d’une demande à tout moment. C’est un aspect fondamental de toute solution Procure to Pay. L’audit trail facilite le contrôle et la sécurisation des données et des transactions.
Votre démonstration en ligne avec un expert Procure to Pay
