Le numéro de matricule salarié

Vos employés disposent d’un numéro de matricule RH? Dans l’entreprise, ce numéro est présent sur leur badge mais aussi sur leur fiche de paie ainsi que dans le dossier RH de l’employé. Il sert à identifier l’employé de façon unique dans la société.

Dans Mon Intranet, chaque employé dispose d’un identifiant unique qu’il utilise pour se connecter. Cet identifiant peut tout à fait être son numéro de matricule RH. Mais cela peut aussi être son adresse email ou encore un login composé de son prénom et son nom. Au-delà de l’identifiant de connexion, il est également possible d’associer un ou plusieurs numéros de matricule à chaque salarié.

Le format du matricule RH

Le SIRH Mon Intranet fonctionne avec un système intelligent de champs personnalisés. Ces champs sont associés à chaque salarié de façon individuelle. Pour le matricule, cela sera un champ texte qui peut être une suite de chiffres, de lettres ou un mix des deux. Le format proposé offre une très grande liberté. Cette information doit permettre l’identification de l’employé dans le registre de l’entreprise.

Il se peut qu’un salarié dispose de plusieurs numéros de matricule :

• Matricule paie : utilisé sur les bulletins de salaire.
• Matricule informatique : pour la connexion aux différentes applications.
• Matricule badge : pour l’accès aux bureaux de la société.

Cela ne pose aucun problème dans Mon Intranet puisqu’il est possible d’avoir autant de matricules différents qu’on le souhaite grâce aux données intégrées dans les champs personnalisés.

Voici quelques conseils pour définir le format d’un matricule :

• Ce numéro de code doit être unique pour qu’il n’y ait aucun risque de confusion entre les salariés dans les différentes bases où il apparaît.
• Il doit répondre à l’objectif assigné. Par exemple, vous pouvez intégrer une lettre pour identifier le site de rattachement si vous avez besoin de faire la distinction là-dessus.
• Il doit être compatible avec les contraintes des différents systèmes où il sera intégré. Certains logiciels sont enfin peu flexibles et refuseront les numéros de matricule avec des lettres ou des tirets. Ce n’est pas le cas de Mon Intranet qui est particulièrement souple pour vous faciliter la gestion administrative du personnel.

Afin d’être conforme avec la RGPD, le numéro de matricule RH ne doit pas contenir d’informations personnelles. Ainsi, l’entreprise ne doit pas utiliser le numéro de sécurité sociale de la personne en tant qu’identifiant unique sur le bulletin de paie.

Pourquoi utiliser un numéro plutôt que le nom du salarié?

Pour l’employeur, il pourrait être tentant d’utiliser l’identité du salarié pour l’identifier. En effet, cela pourrait sembler bien plus simple sur le papier. Cela poserait néanmoins quelques difficultés :

• dans le cas où deux employés auraient le même nom, on ne pourrait alors plus les distinguer de manière certaine.
• le format utilisé pourrait être différent d’un logiciel à l’autre : “nom – prénom”, “prénom – nom”, etc…

Du coup, le recours à un identifiant unique majoritairement basé sur un suite de chiffres unique est le seul moyen fiable pour garantir l’unicité de chaque profil employé et permettre une communication fiable entre Mon Intranet et un logiciel de paie.

L’importation des matricules

Mon Intranet a été pensé dès le début pour faciliter la vie de ses utilisateurs. Alors plutôt que d’avoir à saisir les matricules un par un sur chaque profil salarié, Mon Intranet vous offre un module d’import par lot qui permet d’importer des milliers de matricules en quelques secondes. Ceci limite en outre le risque d’erreurs au moment de la saisie.

Vous pouvez utiliser le module d’import à tout moment pour procéder à l’inscription de nouveaux salariés ou par la suite pour mettre à jour de profils en masse afin d’être synchronisés avec vos registres internes.

L’usage des matricules

Les matricules sont utilisables à différents niveaux dans Mon Intranet :

• dans le logiciel des congés, au niveau des rapports où le matricule peut être affiché afin de faciliter l’import en paie.
• dans l’annuaire interne, au niveau du dossier RH de l’employé.
• dans le module des notes de frais, au niveau des rapports où le matricule peut une fois encore être repris pour faciliter l’import dans le logiciel comptable.
• dans le module du planning, toujours au niveau des rapports.

Le matricule est utilisé comme une clé de correspondance interne réutilisable avec des logiciels tiers. La gestion des ressources humaines est ainsi plus fluide et simplifiée d’un point de vue administratif.

Où visualiser son numéro de matricule RH?

Sur Mon Intranet, pour l’employé, le numéro de matricule est visible au niveau de l’annuaire interne dans les données associés à chaque profil. En fonction de la configuration, cette information sera visible de toute l’entreprise ou uniquement de l’employé et des administrateurs de la base RH.

Le matricule est repris dans les différents rapports générés par chaque module. Les fichiers d’export intègrent ce numéro unique afin de faciliter la connexion avec les logiciels tiers.