Quel délai a l’employeur pour accepter ou refuser une demande de congés?

Le code du travail a créé dans la loi deux obligations pour l’employeur en matière d’organisation des congés payés :

• Dans l’article D3141-5 : l’employeur doit informer les salariés de la période de prise des congés payés au moins deux mois avant son ouverture.
• Dans l’article D3141-6 : l’employeur doit communiquer aux salariés l’ordre de départ en congés au moins un mois avant la date de début du congé.

A ces deux obligations, il s’ajoute une disposition légale qui dit qu’un employeur ne peut pas modifier les dates de congés d’un employé dans la période de moins d’un mois avant la date de son départ. Seules des circonstances exceptionnelles permettent de déroger à cette règle. Cela fait partie des droits des salariés qu’il faut respecter.

A noter que la convention collective, un accord d’entreprise ou même le contrat de travail peuvent définir des dispositions. L’accord collectif a la priorité sur le cadre législatif contenu dans le droit du travail. Il convient donc de se référer à ses dispositions si elles existent.

Autre point important à préciser : c’est l’employeur qui organise l’ordre des départs en congés. C’est donc toujours lui qui a le dernier mot quant à la prise du congé annuel. Voilà pour le cadre légal. Cependant dans de nombreuses entreprises, le salarié peut émettre des souhaits pour ses dates de départ en congés suivant un processus formalisé ou non.

Que se passe-t-il si l’employeur ne répond pas à la demande de congés du salarié?

Lorsqu’un employeur ne prend pas le temps d’accepter ou de refuser de façon explicite une demande de congés, l’employé est en droit de partir en congés. L’employeur ne pourra pas lui reprocher d’être parti. Cependant, l’employé doit être en mesure de prouver qu’il avait correctement formulé sa demande de congés et donc régulièrement informé son employeur des dates de ses vacances.

On peut donc dire qu’une demande de congés payés restée sans réponse vaut acceptation. Cependant, il est toujours préférable de recevoir une validation explicite de la part de son supérieur hiérarchique. Si le salarié n’est pas en mesure de prouver qu’il avait informé son employeur de ses dates de congés et qu’il est quand même parti, cela pourra être considéré comme un abandon de poste et entraîner son licenciement.

Quand un employeur n’a pas l’intention d’accepter une demande de congés payés, il est souhaitable de respecter un délai de prévenance pour refus de congés payés qui soit le plus court possible afin de permettre à l’employé de s’organiser en conséquence.

D’une manière générale, pour éviter tout litige qui pourrait se terminer par une procédure aux prud’hommes, notre conseil est de communiquer. L’absence de réponse n’est pas une solution appropriée. Et sachez que votre collaborateur garde la faculté de contester une décision qu’il jugerait discriminatoire ou injustifiée. Il donc toujours souhaitable pour l’employeur de motiver un refus d’absence et de le limiter aux situations exceptionnelles.

Quid des congés pour événements familiaux?

Certains types de congés sont automatiquement acceptés. C’est le cas des jours de congés pour événements familiaux (décès, mariage, naissance). Dans ce cas, l’employé a juste à produire un justificatif en bonne et due forme. L’employeur ne peut pas s’opposer à la prise de ce type de congés. Du fait de leur nature, leur durée est souvent très limitée donc ils n’entrainent pas une désorganisation profonde du travail dans l’entreprise.

Comment éviter les litiges?

Pour éviter les litiges autour de l’organisation des congés payés, le plus simple est de mettre en œuvre un logiciel de gestion des congés payés comme Mon Intranet. Il offre une solution aux difficultés suivantes :

• L’employé peut organiser ses congés en fonction du planning des absences de son équipe.
• Le manager est informé par email à chaque nouvelle demande de congés.
• Le manager peut valider ou refuser les demandes d’absences très simplement.
• Le manager peut visualiser à tout moment le planning des absences de l’équipe.
• Le compte épargne temps permet de mettre de côté les jours de congés non pris.