Módulo de software de gestión de vacaciones
¿Busca un software de permisos sencillo de implementar y totalmente fiable para gestionar las ausencias de sus empleados? Mi Intranet es el software SGRH de referencia desde 2008. Desarrollado en Francia, este software de gestión de vacaciones fue diseñado desde el principio para satisfacer las necesidades específicas de cada mercado local. Descubra a continuación por qué los departamentos de RRHH lo han adoptado para gestionar las vacaciones de su personal.
Sus características
Permitir todo tipo de gestión de vacaciones y ausencias (vacaciones retribuidas, reducciones de jornada, permisos por antigüedad, permisos no retribuidos, ausencia por enfermedad, etc…) en días trabajados, días laborables, días naturales y horas.
Proporcionar al personal visibilidad en tiempo real de su derecho a vacaciones.
Mi Intranet permite al empleado presentar una solicitud de vacaciones sin papel.
Dar la posibilidad de gestionar el tiempo de trabajo y las horas extras, así como las horas de recuperación de las mismas.
Proporcionar a cada personal una visibilidad total del calendario de ausencias de los miembros de su equipo.
Permitir al gestor aprobar (o rechazar) las solicitudes de ausencia en el sistema.
Permitir al administrador de la nómina extraer un informe sobre el derecho a vacaciones de todos los empleados en cualquier momento y para cualquier período.
Notificar a cada parte por correo electrónico en cuanto se produzca un nuevo evento (presentación y tramitación).
Sus ventajas
Para el personal
Ahorro de tiempo en la presentación de solicitudes : ya no hay que rellenar formularios en papel, ni enviar solicitudes de vacaciones al gestor y luego recordatorios (notificación inmediata tras la aprobación).
Se elimina el riesgo de error : las personas no pueden presentar una demanda de vacaciones a la que no tienen derecho por el software.
Para el gestor
Ahorro de tiempo durante el proceso de aprobación : aprobación con un solo clic, notificación en cuanto se presenta una nueva solicitud.
Apoyo a la toma de decisiones : visibilidad del calendario de ausencias (vacaciones y viajes de negocios), visibilidad de los derechos de vacaciones restantes.
Para el administrador de nóminas
Ahorro de tiempo en el cierre mensual : se acabaron los formularios en papel que hay que cruzar y consolidar, el informe completo se genera en un clic por el software de vacaciones y está disponible directamente en Excel, no hay que archivar más.
Se elimina el riesgo de error : el propio sistema consolida los datos, que se pueden exportar fácilmente a Excel, y ya no hay errores debidos a la introducción manual.
Ahorro de tiempo al informar a los empleados : menos solicitudes al tener acceso directo en tiempo real a su saldo.
Resumen de las características del módulo de gestión de vacaciones
Parte fundamental del portal de autoservicio de los empleados del SGRH, el módulo del sistema de gestión de vacaciones basado en la web está organizado en 6 páginas diferentes :
- la página del empleado, en la que las personas pueden presentar una nueva solicitud de vacaciones, hacer un seguimiento de sus solicitudes en curso y acceder al estado de sus derechos de vacaciones (basado en el cálculo en tiempo real de los derechos de vacaciones anuales realizado por el software).
- la página de declaración de horas extras donde el empleado confirma las horas extras realizadas.
- la página del gestor, donde cada gestor valida las solicitudes de vacaciones y las declaraciones de horas extraordinarias presentadas por los empleados de su equipo.
- la página de administración individual del módulo de vacaciones (HR Manager), donde el administrador puede añadir y eliminar solicitudes de vacaciones.
- la página de administración global en la que el administrador puede validar o rechazar todas las solicitudes de vacaciones pendientes por lotes.
- la página de informes en la que el administrador del módulo de gestión de vacaciones puede acceder al tablero de mandos con un informe detallado para un período determinado de vacaciones tomadas, el derecho y el saldo de cada empleado.
Mi Intranet, portal de RRHH para la gestión de las ausencias retribuidas, permite gestionar eficazmente los diferentes tipos de permisos. Gracias al calendario disponible para cada empleado, el módulo permite ocuparse de los empleados a tiempo parcial.
Con este módulo totalmente configurable, simplificará la gestión de las tareas administrativas de RRHH. Y al optar por el modo SaaS, el departamento de RRHH no tendrá que preocuparse del mantenimiento técnico de este software de RRHH. Así, se beneficiará de una potente solución de seguimiento de las ausencias en línea.
Solicitud de ausencia
En esta página, el empleado accede a las diferentes informaciones que necesita para el seguimiento de sus vacaciones. También puede enviar una solicitud de vacaciones. El administrador del módulo de gestión de vacaciones puede utilizar esta página, con cada perfil de empleado, para añadir o eliminar entradas de vacaciones para cada empleado.
La tabla del estado de las vacaciones ofrece el cálculo de cada tipo de vacaciones. Ofrece una vista rápida de los días de vacaciones ganados, los días solicitados, los días tomados y el saldo, incluido el período previsto para cada tipo de vacaciones. Los cálculos de esta tabla se realizan de forma dinámica cada vez que se actualiza la página. Es fundamental tener en cuenta que esta tabla sólo mostrará los tipos de vacaciones a los que el empleado tiene derecho según su categoría.
La tabla con los registros de vacaciones y ausencias ofrece las diferentes solicitudes de vacaciones presentadas, así como su estado. El empleado puede entonces eliminar las solicitudes suponiendo que su fecha de inicio es en el futuro.
La tabla de horas de recuperación de horas extraordinarias ofrece todas las declaraciones de horas extras.
Por último, puede presentar su solicitud de vacaciones a través de la interfaz dedicada, seleccionando la fecha de inicio y la fecha de finalización (si es diferente de la fecha de inicio), seleccionar el tipo de vacaciones y, a continuación, presentar la solicitud. Si hay un saldo suficiente disponible (basado en las vacaciones ganadas y tomadas), la solicitud se tendrá en cuenta y se presentará para su validación al responsable (o en caso de ausencia, a la persona con autoridad delegada). Este formulario de solicitud de vacaciones, muy fácil de usar, permite presentar una nueva ausencia en sólo 3 clics.
El software puede configurarse para tener en cuenta los días festivos.
En esta página, el empleado también puede gestionar la cuenta de ahorro de tiempo y los días de crédito durante los períodos definidos por el departamento de Recursos Humanos.
Declaración de las horas extraordinarias de recuperación
Para la gestión del tiempo y la asistencia, dependiendo de la configuración, el empleado declara sus horas extras directamente o la central de RRHH realiza las declaraciones individuales en nombre de los empleados. Con esta función, Mi Intranet se posiciona como un software de gestión del tiempo de trabajo.
Para ello, basta con rellenar el formulario indicando la fecha con la hora de inicio de un día típico, la hora de finalización habitual y la hora de finalización real de ese día. El programa calcula automáticamente la diferencia entre la hora final habitual y la hora final real para determinar el número de horas extraordinarias del empleado.
Validación de vacaciones y horas extras
En esta página, los supervisores pueden seguir, aprobar o rechazar las ausencias presentadas por los miembros de su equipo. Este es el paso de aprobación del proceso. Si está de vacaciones, el gestor puede delegar en otro empleado de la empresa para que valide las solicitudes de ausencia presentadas por los miembros de su equipo. Esta es una de las muchas ventajas de nuestro software de gestión de ausencias.
Una tabla enumera todas las solicitudes de vacaciones pendientes de validación. Para cada entrada, el gestor puede mencionar los motivos de su decisión. Las solicitudes de vacaciones pueden ser aprobadas por el gerente, el director (gerente del gerente) o cualquier otro empleado designado en la configuración. Tenga en cuenta que puede definir hasta 5 niveles de aprobación en el flujo de trabajo con la posibilidad de tener varios aprobadores en cada nivel. Con esta granularidad, Mi Intranet es uno de los programas de gestión de permisos más avanzados del mercado. Así, la solución cumple con las políticas de la mayoría de las empresas. El gestor se esforzará por validar las solicitudes dentro de los plazos definidos por la ley.
En esta página, el gestor también valida las horas extraordinarias declaradas por los miembros de su equipo.
El gestor dispone de varias herramientas para ayudarle a tomar su decisión :
Una tabla que indica el saldo de vacaciones disponible para cada miembro del equipo en función de las políticas de la empresa.
Un calendario que les permite ver quién está presente y quién está ausente en un periodo determinado, según la planificación de ausiencias y viajes del personal de la empresa. Estas planificaciones permiten a los responsables tomar rápidamente una decisión. El calendario de vacaciones es accesible a toda la plantilla. Se puede clasificar por fecha, categoría de empleado, ubicación y equipo. Es útil para programar la planificación de proyectos. Gracias a la conexión con el módulo de software de gestión de la planificación, se beneficia de un calendario enriquecido con los estados de presencia de los empleados.
Informe sobre las ausencias
El responsable de RRHH (o cualquier otra persona con derecho a administrar el módulo de vacaciones) puede generar un informe de ausencias en cualquier momento y para cualquier periodo de tiempo. Es posible filtrar el informe por categoría de empleado, por ubicación, por equipo y por empleado.
Para facilitar la gestión de los recursos humanos, el responsable también puede exportar este informe en un archivo con formato XML, inmediatamente utilizable en Excel (o cualquier otro software de hoja de cálculo compatible con el formato XML). De este modo, los datos se consolidan y pueden utilizarse fácilmente para el procesamiento de las nóminas. Si la gestión de las nóminas está externalizada, el departamento de RRHH puede compartir este archivo con la empresa de contabilidad encargada del procesamiento de las nóminas. Mi Intranet interactúa con muchos programas de nóminas del mercado.
Existe una función para vincular a cada usuario con un ID de nómina para facilitar la importación de datos en el proceso de nómina.
El informe generado automáticamente en tiempo real se compone de cuatro tablas :
- Una tabla que contiene los diferentes cálculos del derecho a vacaciones por empleado para el período seleccionado
- Una tabla con los diferentes tipos de vacaciones tomadas durante el período
- Una tabla con las ausencias presentadas durante el periodo
- Una tabla que muestra la recuperación de las diferentes horas extraordinarias declaradas durante el período
Este informe es muy útil en la gestión administrativa de los empleados. Permite al departamento de gestión de personal controlar el absentismo y ahorrar tiempo gracias a la desmaterialización de este proceso de RRHH.
Mi Intranet es una herramienta en línea que se adapta tan bien a las necesidades de las PYMES como de las grandes cuentas. De hecho, la configuración de nuestro software de gestión de solicitudes de vacaciones incluye muchos parámetros con muchas personalizaciones.
Preguntas / Respuestas
🏖️ ¿Qué tipos de permisos gestiona Mi Intranet?
Mi Intranet es capaz de gestionar todos los tipos de permisos habituales: permisos retribuidos, permisos por acontecimientos familiares, horas extras, cuenta de ahorro de tiempo, etc. You also have the capability to add an unlimited number of leave types with or without a quota. Los días que no se tomen se pueden trasladar al siguiente periodo.
✅ ¿Cuál es el proceso de validación de las solicitudes de ausencia?
Cada ausencia presentada se envía a través de un flujo de trabajo de validación con hasta 5 niveles de aprobación. En cada nivel se pueden definir uno o varios validadores.
📅 ¿Mi Intranet puede gestionar a los trabajadores a tiempo parcial con un horario variable?
Sí, Mi Intranet le permite definir de forma muy sencilla para cada empleado un horario específico con los días trabajados y los días libres para cada semana del año.
💰 ¿Cuánto cuesta utilizar Mi Intranet?
Todos los detalles relacionados con la facturación de nuestro servicio de gestión de permisos online están disponibles aquí. Más allá del atractivo precio, nuestros clientes aprecian el ahorro que supone utilizar una solución de este tipo a diario.
La solución gratuita para el seguimiento de las vacaciones es utilizar un formulario en papel o en Excel. Sin embargo, esto consume mucho tiempo para la empresa. Un software de vacaciones como Mi Intranet permite reducir drásticamente el tiempo perdido en la gestión administrativa.
⌚ ¿Cuánto tiempo se tarda en desplegar Mi Intranet?
Nuestro compromiso de una solución sencilla de gestión de las bajas laborales queda demostrado desde el principio. De hecho, podrá empezar a utilizar su servicio en línea unas horas después de firmar el contrato. La fase de configuración realizada conjuntamente con el cliente requiere de 1 a 2 horas de tiempo.
👩💼 ¿Quién utiliza Mi Intranet a diario?
Mi Intranet es un servicio en línea utilizado por empresas del sector privado y por instituciones públicas (ayuntamientos, autoridades locales, etc.) de todo el mundo.
🔍 ¿Cómo elegir su programa de gestión de vacaciones ?
Va a utilizar la misma solución durante varios años. Por eso hay que elegir una solución que dure. En los últimos años, han surgido muchos programas informáticos. Muchos de ellos han desaparecido, a veces 2 o 3 años después de su lanzamiento, porque no han sido capaces de establecerse en el mercado..
Mi Intranet existe desde 2008. Es una de las soluciones con mayor trayectoria del mercado. Es una garantía de fiabilidad. Hoy en día, nuestros clientes renuevan su confianza en nosotros año tras año por las siguientes razones :
- el abanico de funcionalidades se amplía regularmente y actualmente es uno de los más amplios del mercado de los SGRH ;
- nuestra prioridad es ofrecer un excelente servicio al cliente ;
- nuestra política de precios es muy transparente y estable en el tiempo.
