Suivi du temps de travail

Mon Intranet est la solution logicielle idéale pour gérer efficacement le temps de travail des employés de l’entreprise. En effet, en plus de gérer les congés et absences, Mon Intranet permet de gérer les heures supplémentaires. Ce module logiciel de gestion du temps est une pierre angulaire en matière de gestion des ressources humaines. Il permet un gain de temps considérable dans la gestion administrative grâce à la dématérialisation.

Sans cela, l’employé est obligé de remplir des feuilles d’heures qu’il faut ensuite pointer pour en effectuer la saisie dans un tableur Excel ou un autre logiciel, c’est très chronophage. La suivi des heures supplémentaires est souvent un véritable casse-tête pour les salariés et leur employeur. Grâce à Mon Intranet, cette situation appartient au passé. Découvrez pourquoi ci-dessous.

Comment fonctionne le module?

L’employé ou le responsable de la gestion du personnel font des déclarations d’heures supplémentaires pour suivre les heures travaillées au-delà des horaires de travail habituels. Ensuite, le responsable hiérarchique les valide et ceci ouvre le droit à une récupération.

Le pointage des heures se fait très simplement via un formulaire prévu à cet effet qui calcule automatiquement le nombre d’heures supplémentaires réalisées par le salarié. Le contrôle par le manager est tout aussi simple. Il reçoit un email pour l’informer qu’une nouvelle déclaration vient d’être soumise. Il n’a alors plus qu’à valider la demande.

Afin de coller au mieux aux accords d’entreprise, la solution d’intranet permet de définir des règles de bonification par plage horaire. Ainsi, on peut par exemple indiquer qu’une heure effectuée le samedi ouvre le droit à deux heures de récupération. Grâce à la granularité offerte par la solution, il est possible d’appliquer des règles différentes pour chaque collaborateur.

Autre aspect paramétrable, vous pourrez définir des règles de bonification hebdomadaire afin d’appliquer la bonification sur un nombre d’heures supplémentaires réalisées dans une semaine.

La déclaration d’heures supplémentaires

La déclaration d’heures supplémentaires est très simple à réaliser. Elle ne prend que quelques secondes à remplir. L’employé rentre l’heure de début de sa journée de travail, l’heure de fin habituelle et l’heure de fin réelle suite aux heures supplémentaires effectuées. Ensuite, la solution calcule automatiquement la durée de la récupération et la bonification associée.

déclaration heures supplémentaires

Une fois le compteur de récupération crédité, l’employé peut poser des récupérations en horaire libre (par exemple de 15h34 à 17h12) ou en horaire forcé par demi-journée ou journée suivant l’impact horaire configuré dans la solution (par exemple, 4h pour le lundi matin et 3h30 pour le lundi après midi). Les collaborateurs peuvent suivre le décompte des heures acquises dans un tableau récapitulatif reprenant les droits, les heures récupérées et le solde disponible.

Grâce à ce module de gestion des heures supplémentaires, Mon Intranet devient un véritable logiciel de suivi du temps de travail des employés. Ce module SIRH est très efficace pour faire le suivi des heures de travail au-delà de l’horaire normal et ainsi évaluer la charge de travail de chaque salarié. En mode SaaS, nous prenons en charge toute la partie technique de mise en œuvre et de maintenance du logiciel en ligne.

L’acquisition automatique de repos compensateur

Dans certaines entreprises, les accords prévoient que l’employé acquiert chaque jour ou chaque semaine de façon automatique quelques minutes ou heures de repos compensateur. Ceci est souvent lié au fait que l’horaire de référence représente un forfait dépassant les 35 heures par semaine.

Mon Intranet sait parfaitement gérer cette spécificité et vous permet de définir un nombre d’heures de récupération qui seront créditées automatiquement pour chaque semaine travaillée (ou même chaque jour). Avec cet outil, vous vous assurez du respect des obligations prévues par vos accords collectifs sur le temps de travail.

Le calcul est effectué de façon automatique en temps réel. Vous pouvez configurer des règles pour indiquer quel type d’absence va suspendre l’acquisition automatique. Par exemple, vous pouvez choisir que la prise d’un jour de RTT dans la semaine va empêcher l’acquisition.

La préparation de la paie

Au moment de la préparation de la paie, le gestionnaire RH peut extraire les données mensuelles :

  • nombre d’heures supplémentaires déclarées par salarié,
  • nombre d’heures de récupération prises par salarié,
  • liste des déclarations individuelles.

Vous pouvez définir la période choisie pour votre extraction.

La simplicité au service de votre productivité

Les outils de gestion du temps de travail sont souvent complexes à configurer et utiliser. Ils sont indépendants de la gestion des congés et absences. Ce n’est pas le cas de Mon Intranet qui offre une solution parfaitement intégrée avec un paramétrage simple et rapide. Notre système est parfaitement adapté au fonctionnement des mairies et établissements publics.

Associer les heures travaillées avec les activités

Mon Intranet intègre également un module de suivi des activités. Grâce à cette fonctionnalité, l’employeur dispose d’une visibilité complète sur le temps passé par les salariés sur les projets et activités de l’entreprise.

L’employé n’a rien d’autre à faire que de saisir chaque semaine le temps passé sur chaque projet de l’entreprise. Ensuite, son planning hebdomadaire est soumis à son manager. Le manager réalise un contrôle et le valide. Enfin, vous disposez d’un rapport complet détaillant le temps passé sur chaque client, projet ou activité avec le détail par employé. Vous pouvez définir la période pour laquelle vous souhaitez extraire les données.

Bien entendu, vous pouvez aussi réaliser ce travail sous Excel mais le travail de saisie et de consolidation sera beaucoup plus laborieux. Avec Mon Intranet, le gain de temps pour les collaborateurs est vraiment conséquent.