Module de gestion du planning et de suivi des activités

Ses fonctionnalités

Permet à chaque employé de définir un état de présence (au bureau, en déplacement, en télétravail, etc…) par demi-journée.

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Assure le suivi du temps passé par chaque employé sur chaque client, projet, activité ou tâche.

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Toutes les semaines, l’employé peut confirmer le fait qu’il a bénéficié du repos légal quotidien et hebdomadaire.

Ses avantages

Pour l’employé

Saisie très rapide du planning grâce au pré-remplissage.

Élimination du risque d’erreur : l’employé ne peut enregistrer des heures que sur les activités sur lesquelles il travaille.

Pour le manager

Gain de temps lors de la validation : validation en un clic de souris, notification dès qu’une nouveau planning est soumis.

Suivi de l’activité : visibilité sur le planning et les activités de l’ensemble de son équipe.

Pour le service comptable

Gain de temps : les plannings sont consolidés et associés aux taux horaires applicables facilitant ainsi la refacturation interne et externe.

Le service comptable peut facilement visualiser le taux de charge de chaque employé grâce au rapport complet.

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Présentation des fonctionnalités

Composant essentiel du SIRH, le module logiciel de gestion du planning et de suivi des activités dispose de plusieurs fonctionnalités indispensables au pilotage de l’activité :

  • Une première partie permet aux employés de définir un état de présence par journée (ou par demi-journée).
  • La seconde partie permet aux employés d’enregistrer le temps passé sur chaque activité.
  • Enfin, vous pouvez demander aux salariés d’attester qu’ils ont bénéficié du repos légal. C’est notamment utile pour le personnel au forfait jour dont le temps de travail n’est pas suivi par ailleurs.

Chacune des fonctionnalités est activable et utilisable indépendamment des autres. Il est donc possible d’assurer le suivi des états de présence sans suivre le temps passé sur les activités et inversement.

L’employé soumet son planning d’activité de façon hebdomadaire. Il part ensuite dans un workflow de validation pouvant aller jusqu’à 5 niveaux. Le validateur a une vision globale sur l’état de soumission des plannings. L’ergonomie générale de cet outil de gestion a été étudiée pour réduire au strict minimum le temps passé sur le suivi.

Les états de présence

Grâce au suivi des états de présence, vous allez pouvoir savoir à tout moment où est un employé. Les états de présence sont entièrement configurables suivant les besoins de chaque entreprise. Par exemple, cela peut être :

  • Au bureau
  • En télétravail
  • En déplacement dans le pays
  • En déplacement à l’étranger

Chaque état de présence peut être associé à un code couleur qui est ensuite repris dans le planning global. Grâce à la connexion automatique avec le module de gestion des congés, les absences sont automatiquement importées dans le planning.

Le module de reporting intuitif permet à l’administrateur d’obtenir des statistiques sur chaque état de présence par employé. Cela permet par exemple de calculer en 2 clics :

  • le temps passé par un employé à l’étranger sur une année : utile par rapport à la règle fiscale des 183 jours
  • le nombre de jours passés au bureau chaque mois : pratique pour calculer le nombre de tickets restaurants ou les indemnités kilométriques dues

Le suivi des activités

Si vous voulez faire du time tracking, cela n’aura jamais été aussi simple qu’avec Mon Intranet! Le module de suivi des activités intégré au progiciel vous permet d’enregistrer le nombre d’heures (ou de jours) passés par chaque salarié sur chaque activité. C’est un outil collaboratif indispensable pour la gestion de projet. Cela permet d’évaluer la charge de travail en toute simplicité grâce au calcul automatique.

La configuration du module est extrêmement simple et flexible :

  • Définition d’une hiérarchie paramétrable (par exemple : Client / Projet / Activité / Tâche)
  • Restriction de la période de reporting si besoin
  • Association d’un nombre illimité de codes analytiques par projet
  • Gestion de listes d’accès par projet pour définir qui peut enregistrer des heures sur chaque projet
  • Configuration de taux horaires (et journaliers) par employé et par projet

A tout moment, l’administrateur peut obtenir un rapport d’activités avec tous les compteurs. Ces tableaux de bord comprennent le temps passé sur chaque activité et le montant associé (en fonction des taux définis). La comptabilité peut ainsi préparer très rapidement les factures.

Avec un tel module de planning en ligne, c’en est fini des feuilles de temps! La gestion des ressources humaines est enfin informatisée!