Module de gestion du planning et de suivi des activités

Ses fonctionnalités

Permet à chaque employé de définir un état de présence (au bureau, en déplacement, en télétravail, etc…) par demi-journée.

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Assure le suivi du temps passé par chaque employé sur chaque client, projet, activité ou tâche.

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Toutes les semaines, l’employé peut confirmer le fait qu’il a bénéficié du repos légal quotidien et hebdomadaire.

Ses avantages

Pour l’employé

Saisie très rapide du planning grâce au pré-remplissage.

Élimination du risque d’erreur : l’employé ne peut enregistrer des heures que sur les activités sur lesquelles il travaille.

Pour le manager

Gain de temps lors de la validation : validation en un clic de souris, notification dès qu’une nouveau planning est soumis.

Suivi de l’activité : visibilité sur le calendrier et les activités de l’ensemble de son équipe.

Pour le service comptable

Gain de temps : les plannings sont consolidés et associés aux taux horaires applicables facilitant ainsi la refacturation interne et externe.

Le service comptable peut facilement visualiser le taux de charge de chaque employé grâce au rapport complet.

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 Présentation des fonctionnalités

Composant essentiel du SIRH, le module logiciel de gestion du planning et de suivi des activités dispose de plusieurs fonctionnalités indispensables au pilotage de l’activité :

  • Une première partie permet aux employés de définir un état de présence par journée (ou par demi-journée).
  • La seconde partie permet aux employés d’enregistrer le temps passé sur chaque activité.
  • Enfin, vous pouvez demander aux salariés d’attester qu’ils ont bénéficié du repos légal. C’est notamment utile pour le personnel au forfait jour dont le temps de travail n’est pas suivi par ailleurs.

Chacune des fonctionnalités est activable et utilisable indépendamment des autres. Il est donc possible d’assurer le suivi des états de présence sans suivre le temps passé sur les activités et inversement.

L’employé soumet son planning d’activité de façon hebdomadaire. Il part ensuite dans un workflow de validation pouvant aller jusqu’à 5 niveaux. Le validateur a une vision globale sur l’état de soumission des plannings. L’ergonomie générale de cet outil de gestion a été étudiée pour réduire au strict minimum le temps passé sur le suivi.

Les états de présence

Avec le suivi des états de présence, vous allez pouvoir savoir à tout moment où est un employé. Les états de présence sont entièrement configurables suivant les besoins de chaque entreprise. Par exemple, cela peut être :

  • Au bureau
  • En télétravail
  • En déplacement dans le pays
  • En déplacement à l’étranger

Chaque état de présence peut être associé à un code couleur qui est ensuite repris dans le calendrier global. Grâce à la connexion automatique avec le module logiciel de gestion des congés, les absences sont automatiquement importées dans le planning. La déclaration des états de présence peut se faire de façon proactive par l’employé.

Le module de reporting intuitif permet à l’administrateur d’obtenir des statistiques sur chaque état de présence par employé. Cela permet par exemple de calculer en 2 clics :

  • le temps passé par un employé à l’étranger sur une année : utile par rapport à la règle fiscale des 183 jours
  • le nombre de jours passés au bureau chaque mois : pratique pour calculer le nombre de tickets restaurants ou les indemnités kilométriques dues

Le suivi des activités

Si vous voulez faire du time tracking, cela n’aura jamais été aussi simple pour vos utilisateurs qu’avec Mon Intranet! Le module de suivi des activités intégré au progiciel vous permet d’enregistrer le nombre d’heures (ou de jours) passés par chaque salarié sur chaque activité. C’est un outil collaboratif indispensable pour la gestion de projet. Cela permet d’évaluer la charge de travail en toute simplicité grâce au calcul automatique.

La configuration du module est extrêmement simple et flexible :

  • Définition d’une hiérarchie paramétrable (par exemple : Client / Projet / Activité / Tâche)
  • Restriction de la période de reporting si besoin
  • Association d’un nombre illimité de codes analytiques par projet
  • Gestion de listes d’accès par projet pour définir qui peut enregistrer des heures sur chaque projet
  • Configuration de taux horaires (et journaliers) par employé et par projet

Feuille d'heures

A tout moment, l’administrateur peut obtenir un rapport d’activités avec tous les compteurs. Ces tableaux de bord comprennent le temps passé sur chaque activité et le montant associé (en fonction des taux définis). La comptabilité peut ainsi préparer très rapidement les factures pour les clients.

Il est possible de lier les employés à un numéro de matricule pour faciliter la réintégration des données un outil tiers (logiciel de gestion de projet, CRM, etc…).

Voici quelques cas d’utilisation :

  • les consultants dans une SSII remplissent leur timesheet chaque semaine pour permettre la facturation du compte client.
  • les salariés renseignent le temps passé sur chaque tâche pour la traçabilité et l’établissement d’un tableau de bord en temps réel sur le taux de charge de chaque équipe.
  • les commerciaux indiquent le temps alloué à chaque opportunité afin de pouvoir mesurer ensuite le coût de chaque nouveau client.
  • les employés travaillant sur des projets de recherche renseignent leurs heures pour permettre ensuite les déclarations liées au crédit d’impôt recherche (fonction de logiciel de crédit impôt recherche).

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la mise en place d’une telle solution de gestion est très simple. En effet, en mode SaaS, l’entreprise n’a pas à se soucier de la partie technique qui est intégralement prise en charge par l’éditeur. Ainsi, vous disposez d’une solution rapide à mettre en œuvre hautement personnalisable.

Avec un tel module de planning en ligne, c’en est fini des feuilles de temps! La gestion des ressources humaines est enfin informatisée!

La rentabilité des projets enfin accessible

Vos collaborateurs travaillent chaque jour sur de nombreuses tâches associées à des projets et des clients. Jusqu’à présent, ils remplissaient chaque semaine un classeur Excel que vous deviez ensuite consolider. Tout cela était très chronophage et artisanal : saisie décentralisée, collecte manuelle, validation longue et consolidation complexe.

Avec notre logiciel de suivi des activités, tout cela est définitivement terminé. Le processus est entièrement dématérialisé. Grâce aux rapports, la rentabilité des projets peut être évaluée de façon très rapide et suivie en temps réel semaine après semaine. L’organisation du travail devient plus simple. La connexion avec le module des congés facilite la planification globale des tâches grâce à la remontée automatique des informations d’absence.

Au moment de préparer la paie, vous savez combien d’heures productives ont été passées sur les différents projets par chaque employé. Avec nos outils, vos chefs de projet seront parfaitement équipés pour assurer la rentabilité de chaque activité. Et pour les managers, il s’agit d’une solution puissante pour suivre la productivité de chaque employé de son équipe.

Une gestion avancée des activités

Tous les logiciels de gestion de planning permettent de suivre des activités. Mon Intranet va beaucoup plus loin en introduisant la définition d’une structure dynamique entièrement paramétrable. Ainsi, les données suivies vont vraiment répondre à vos besoins. Vous allez pouvoir configurer autant de dimensions que vous le souhaitez et ensuite hiérarchiser ces dimensions.

La structure habituelle est la suivante :

  • Client
  • Projet
  • Activité
  • Tâche

Mais vous pourrez aller beaucoup plus loin si vous le souhaitez dans votre gestion des activités.