Módulo de gestión de la planificación y seguimiento del tiempo

Sus características

Sus ventajas

Para el empleado

Para el gestor

Para el departamento de contabilidad

Resumen de las características

Componente esencial del SGRH, el módulo de software de gestión de la planificación y seguimiento de la actividad cuenta con varias funciones esenciales para la gestión empresarial :

• Una primera parte permite a los empleados definir un estado de presencia por día (o medio día).
• La segunda parte permite a los empleados registrar el tiempo dedicado a cada actividad.
• Por último, puede pedir a los empleados que certifiquen que se han beneficiado del descanso legal. Esto es especialmente útil para el personal cuyo tiempo de trabajo no se controla de otra manera.

Cada una de estas funciones puede activarse y utilizarse independientemente de las demás. Por lo tanto, es posible controlar los registros de asistencia sin hacer un seguimiento del tiempo dedicado a las actividades y viceversa.

El empleado presenta su programa de actividades semanalmente. A continuación, pasa por un flujo de trabajo de validación que puede llegar a 5 niveles. El validador tiene una visión global sobre el estado de la presentación de la planificación. La ergonomía general de esta herramienta de gestión se ha estudiado para reducir el tiempo de seguimiento al mínimo estricto.

Estado de presencia

Gracias al seguimiento del estado de presencia, podrá saber en todo momento dónde se encuentra un empleado. Los registros de presencia son totalmente configurables según las necesidades de cada empresa. Por ejemplo, puede ser :

• En la oficina
• Teletrabajo
• Viajar por el país
• Viajar al extranjero

Cada estado de presencia puede asociarse a un código de color que luego se incluye en el calendario global. Gracias a la conexión automática con el módulo de gestión de vacaciones, las ausencias se importan automáticamente en la planificación. La notificación de los registros de asistencia puede ser realizada de forma proactiva por el empleado.

El intuitivo módulo de informes permite al administrador obtener estadísticas sobre cada informe de asistencia por empleado. Esto permite, por ejemplo, calcular en 2 clics :

• el tiempo que un empleado pasa en el extranjero a lo largo de un año : útil si su empleado está sujeto a una reducción de impuestos por trabajar en el extranjero.
• el número de días que se pasa en la oficina cada mes : útil para calcular el número de vales de comida o dietas por kilometraje que se deben pagar.

Seguimiento del tiempo

Si quiere hacer un seguimiento del tiempo, nunca ha sido tan fácil para sus usuarios como con Mi Intranet. El módulo de seguimiento de actividades integrado en el paquete de software le permite registrar el número de horas (o días) que cada empleado ha dedicado a cada actividad. Es una herramienta de colaboración obligatoria para la gestión de proyectos. Le permite evaluar fácilmente la carga de trabajo gracias al cálculo automático. Se beneficia de un verdadero software de informes de actividad en línea.

La configuración del módulo es extremadamente sencilla y flexible :

• Definición de una jerarquía configurable (por ejemplo : Cliente / Proyecto / Actividad / Tarea)
• Restricción del período de notificación si es necesario
• Asociación de un número ilimitado de códigos analíticos por proyecto
• Gestione las listas de acceso por proyecto para definir quién puede registrar horas en cada proyecto
• Configuración de las tarifas horarias (y diarias) por empleado y por proyecto

En cualquier momento, el administrador puede obtener un informe de actividad con todos los contadores. Estos cuadros de mando incluyen el tiempo empleado en cada actividad y el importe asociado cobrado (según las tarifas definidas). Esto permite al departamento de contabilidad preparar rápidamente las facturas para los clientes.

Los empleados pueden asociarse con un identificador de usuario único para permitir la reintegración de datos en un software de terceros (herramienta de gestión de proyectos, CRM, etc…).

Estos son algunos casos de uso :

• Los consultores de una empresa de servicios informáticos rellenan su hoja de tiempos cada semana para permitir la facturación de la cuenta del cliente.
• Los empleados rellenan el tiempo dedicado a cada tarea para su trazabilidad y la elaboración de un cuadro de mando en tiempo real sobre el índice de carga de cada equipo.
• Los comerciales indican el tiempo asignado a cada oportunidad para poder medir el coste de cada nuevo cliente.
• Los empleados que trabajan en proyectos de investigación rellenan sus horas para poder utilizarlas después en las declaraciones de crédito fiscal por investigación.

Contrariamente a lo que se podría pensar, la implantación de una solución de gestión de este tipo es muy sencilla. En efecto, en modo SaaS, la empresa no tiene que preocuparse de la parte técnica, que está totalmente soportada por el editor de S/W. De este modo, dispone de una solución rápida de implementar y muy personalizable.

¡Con este módulo de planificación en línea, se acabaron las hojas de horas! ¡La gestión de los recursos humanos está por fin informatizada!

Seguimiento de la rentabilidad del proyecto

Sus empleados trabajan cada día en múltiples tareas relacionadas con proyectos y clientes. Hasta ahora, rellenaban un libro de Excel cada semana y usted tenía que consolidarlos. Todo esto llevaba mucho tiempo y era manual : entrada de datos descentralizada, recopilación manual, validación que llevaba mucho tiempo y consolidación compleja.

Con nuestro software de seguimiento de la actividad, esto se acabó definitivamente. El proceso está completamente desmaterializado. Gracias a los informes, la rentabilidad de los proyectos puede evaluarse muy rápidamente y seguirse en tiempo real semana tras semana. La organización del trabajo se simplifica. La conexión con el módulo de vacaciones facilita la planificación global de las tareas gracias a la población automática de la información sobre las ausencias.

A la hora de elaborar la nómina, usted sabe cuántas horas productivas ha dedicado cada empleado a los distintos proyectos. Con nuestras herramientas, sus gestores de proyectos estarán perfectamente equipados para garantizar la rentabilidad de cada actividad. Y para los gerentes, es una potente solución para el seguimiento de la productividad de cada empleado de su equipo.

Gestión avanzada de la actividad

Todos los programas de gestión de la planificación permiten supervisar las actividades. Mi Intranet va mucho más allá al introducir la definición de una estructura dinámica totalmente configurable. Así, los datos supervisados se ajustarán realmente a sus necesidades. Podrá configurar tantas dimensiones como desee y jerarquizarlas.

La estructura habitual es la siguiente :

• Cliente
• Proyecto
• Actividad
• Tarea

Pero puede ir mucho más allá si lo desea en la gestión de su actividad.