Logiciel de compte rendu d’activité
Mon Intranet intègre dans son module de planning une fonctionnalité permettant de gérer de façon dématérialisée le compte rendu d’activité.
Ses fonctionnalités
Assure le suivi du temps passé par chaque employé sur chaque client, projet, activité ou tâche.
Chaque feuille d’heures passe dans workflow personnalisable pour être soumise au contrôle de la personne en charge (manager, chef de projet, etc…).
Permet de suivre le temps et les coûts associés à chaque client, projet ou activité de façon consolidée sans traitement manuel.
Ses avantages
Pour l’employé
Saisie très rapide des heures sur chaque projet dans le compte rendu d’activité hebdomadaire.
Élimination du risque d’erreur : l’employé ne peut enregistrer du temps que sur les tâches sur lesquelles il travaille.
Pour le manager
Gain de temps lors du contrôle : notification dès qu’un nouveau CRA est soumis, validation en un clic de souris.
Suivi de l’activité : visibilité sur les activités de l’ensemble de son équipe.
Pour le service comptable
Gain de temps : les comptes rendus d’activité sont consolidés et associés aux taux horaires applicables facilitant ainsi la refacturation interne et externe.
Le service comptable peut facilement monitorer le taux de charge de chaque collaborateur grâce au rapport complet.
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Présentation des fonctionnalités du module de compte rendu d’activité
Notre module de gestion du compte rendu d’activité s’architecture autour de 3 piliers :
- la saisie par l’employé,
- le contrôle par le manager, le chef de projet ou toute personne désignée dans l’organisation,
- le reporting avec les états consolidés.
Comme pour tous les autres modules de notre SIRH, la priorité a été mise sur :
- l’ergonomie : pour une saisie et une validation fluide,
- la rapidité de mise en œuvre : le module est très simple à configurer avec une excellente granularité,
- l’accès direct aux données : le rapport permet de visualiser les données de façon consolidée ou plus détaillée suivant les états dont vous avez besoin.
La saisie du compte rendu d’activité
Vous aviez l’habitude de rentrer vos heures dans un fichier Excel ou de les inscrire sur une feuille de papier volante. Cette époque sera bientôt révolue. Vous n’aurez plus qu’à les saisir chaque semaine dans le formulaire web disponible dans votre espace personnel que vous pouvez visualiser ci-dessous.
Connecté au logiciel de gestion des congés, le CRA détecte automatiquement les jours où vous êtes absent.
Une fois rempli, vous soumettez votre bilan d’activité pour contrôle via un workflow. En parallèle du flux de validation, vous avez la possibilité d’imprimer votre compte rendu mensuel pour le faire signer par un tiers (client, donneur d’ordre, etc…).
La validation des temps passés
La configuration vous permet de définir un workflow de validation du compte rendu d’activité pouvant comporter jusqu’à 5 niveaux. Dans la pratique un ou deux niveaux sont en général amplement suffisants. À chaque niveau de validation, la personne en charge du contrôle peut être : le responsable d’équipe, le chef de projet ou toute autre personne désignée dans l’organisation.
Le validateur est notifié par email à chaque fois qu’un nouveau compte rendu est soumis, en attente de validation. Il dispose d’un tableau listant tous les membres de son équipe où il peut voir l’état de soumission des CRA. Ceci lui permet de savoir en un clin d’œil si certaines personnes ont du retard dans leur rapport d’activité.
Le rapport des activités
3 niveaux de rapports sont proposés aux utilisateurs dans leur espace personnel :
- le rapport utilisateur : permet à chacun de voir le rapport consolidé pour ses propres activités.
- le rapport d’équipe : accessible à la personne en charge de la validation des CRA.
- le rapport global : comprend toutes les données de l’entreprise. Son accès est réservé aux administrateurs (comptable, RH, directeur de projet, business operations).
Le rapport est disponible sous deux formats : directement en ligne et sous la forme d’un fichier Excel. Ainsi, vous pouvez facilement retraiter et réutiliser les données extraites de la base.
Suivi des heures ou des jours
Les informations à collecter peuvent varier d’une organisation à une autre. Mon Intranet s’adapte et vous permet de suivre des heures ou des jours de travail. Les données rentrées sont ensuite associées aux taux horaires ou journaliers configurées pour calculer les coûts de façon consolidée pour chaque salarié et chaque activité.
La définition de la structure
La structure habituellement utilisée pour un compte rendu d’activité est la suivante :
- Client
- Projet
- Activité
- Tâche
Mais vous êtes entièrement libre de suivre les données qui vous intéressent avec le niveau de granularité requis. Cet aspect est entièrement configurable. Vous pouvez même avoir plusieurs structures en parallèle.
Vous pouvez ouvrir une période d’imputation pour chaque élément. Ceci vous permet d’éviter que des heures ne soient imputées avant le début d’un projet ou après sa fin. C’est également utile si vous souhaitez avoir une période de reporting calée sur une période spécifique comme l’année civile par exemple.
Le suivi des coûts
Pour chaque collaborateur, vous pouvez définir un taux horaire ou un taux journalier. Ce taux peut-être défini de façon globale pour toutes les activités ou alors individuellement pour chaque projet. Ainsi, un employé peut avoir un taux horaire différent suivant qu’il travaille sur tel ou tel client. Cette souplesse dans la configuration est indispensable pour répondre à tous les besoins.
Chaque activité peut être associée à un ou plusieurs codes analytiques (que l’on appelle aussi comptes comptables). Ces codes d’imputation sont ensuite utilisées comme des receveurs pour les différents coûts. Mon Intranet permet aussi de gérer les notes de frais et les bons de commande. Ainsi, ce sont toutes les dépenses liées à un projet que vous allez pouvoir associer à un même code analytique au sein d’une seule solution. Ceci facilite grandement le travail d’analyse par la suite grâce à la réduction du temps passé pour réconcilier les données.
Un élément clé du pilotage de l’entreprise
L’étude approfondie du reporting va vous permettre d’avoir une vision claire de la charge de travail de vos collaborateurs, mais aussi de la rentabilité de vos différentes activités. Les informations fournies sont précieuses, car la profitabilité d’un contrat peut rapidement évoluer dans un sens ou dans l’autre en fonction des ressources allouées. Vous bénéficiez ainsi de tous les outils nécessaires pour piloter au mieux votre activité.
Au niveau de chaque service, le reporting est utilisé en réunion pour la mise en place d’un plan d’action pour optimiser les coûts et les ressources.
Pourquoi digitaliser le compte rendu d’activité ?
La mise en œuvre d’un logiciel pour dématérialiser le bilan des activités de chaque employé répond à plusieurs objectifs :
- Offrir aux employés un moyen simple et rapide de saisir leurs feuilles d’heures.
- Réduire le risque d’erreurs ou d’heures non prises en compte.
- Bénéficier d’un reporting complet sur les budgets et les projets, accessible en temps réel.
- Être en mesure d’évaluer la charge de travail de chaque salarié.
- Mesurer le temps de travail productif effectué par chaque collaborateur.
Pour les employés, la saisie des heures est souvent vécue comme une tâche chronophage dont la finalité n’est pas toujours très claire. En leur offrant une méthode rapide et transparente d’accomplir ce reporting hebdomadaire, vous réduisez significativement le poids de cette contrainte.
Votre modèle de compte rendu d’activité digitalisé
Vous êtes à la recherche d’un modèle de CRA gratuit à télécharger. Vous en trouverez de nombreux sur Internet. La limite est qu’une fois remplis, ils doivent être collectés et consolidés. C’est très chronophage. Avec Mon Intranet, vous allez pouvoir digitaliser ce processus et gagner un temps précieux. Vous ne passerez plus des heures à courir après chaque employé pour obtenir son compte rendu hebdomadaire. Toutes les informations seront accessibles dans un espace personnel en ligne.
Contactez-nous sans attendre pour obtenir une démonstration de notre solution de gestion.
Qui utilise le compte rendu d’activité ?
Les cas d’usage d’un tel système sont très nombreux :
- l’entreprise du secteur industriel menant des activités de recherche et développement ayant besoin de suivre les heures éligibles au crédit impôts recherche.
- la société de services informatiques (SSII) où les consultants doivent remplir le CRA pour permettre ensuite la refacturation au client.
- l’entreprise de portage salarial où les salariés portés fournissent les éléments relatifs à leurs activités dans leur espace personnel.
- un service technique où les ingénieurs vont documenter le temps passé sur chaque contrat ou client.
- et plus généralement toute structure où le suivi des coûts humains est mis en œuvre pour favoriser le contrôle budgétaire.
CRA vs rapport d’activité
Il ne faut pas confondre le compte rendu d’activité avec le rapport d’activité. Le compte rendu d’activité (ou CRA) est un recueil du temps passé sur différents projets. Le rapport d’activité a une portée plus large dans l’entreprise. Ce document a en général une périodicité annuelle. Il récapitule les actions menées, les objectifs atteints et l’état des finances de la société.
Mon Intranet est un outil informatique qui permet de gérer le compte rendu d’activité. Les données collectées contribuent à alimenter votre rapport annuel d’activité en association avec d’autres données issues de votre système financier.
