Módulo de software de control del tiempo de trabajo

Mi Intranet es la solución de software ideal para gestionar eficazmente el tiempo de trabajo de los empleados de la empresa. En efecto, además de la gestión de las vacaciones, Mi Intranet le ofrece la posibilidad de gestionar el tiempo de trabajo y las horas extraordinarias. Este módulo de software de tiempo de trabajo es la piedra angular de la gestión de los recursos humanos. Con él, ahorrará una gran cantidad de tiempo en la gestión administrativa gracias a la desmaterialización.

De lo contrario, el empleado tiene que rellenar un formulario en papel que debe consolidarse después en una hoja de Excel u otro S/W, lo que consume mucho tiempo. El seguimiento del tiempo de trabajo y de las horas extraordinarias es a menudo un verdadero dolor de cabeza para los empleados y su empleador. Gracias a Mi Intranet, esta situación es cosa del pasado. Descubra por qué a continuación.

Sus características

Funcionamiento del módulo

Mi Intranet le ofrece una aplicación real para controlar el tiempo de trabajo de sus empleados. Este sistema también se conoce como Gestión de Tiempos y Actividades. Nuestro módulo consta de diferentes partes :

• Un reloj de fichar virtual para que el empleado pueda fichar a la entrada y a la salida ;
• Un sistema de entrada de tiempo manual que también permite al empleado hacer un seguimiento del tiempo de trabajo independientemente del reloj virtual ;
• Un sistema de notificación de horas extraordinarias que puede o no estar vinculado al sistema general de seguimiento del tiempo ;
• Una planificación para registrar el tiempo invertido en actividades y proyectos.

Control del tiempo de trabajo

Con Mi Intranet, ya no es necesario invertir en un reloj de fichar físico con insignias. Nuestro reloj virtual permite a los usuarios registrar su presencia de forma totalmente desmaterializada. La interfaz ha sido diseñada para ofrecer al empleado un funcionamiento sencillo y eficaz.

Si no desea utilizar el reloj virtual, pero quiere controlar las horas de trabajo de sus empleados, dispone de un horario semanal para que los usuarios registren su presencia en la empresa. Este sistema también es perfectamente adecuado para los empleados que teletrabajan.

Puede definir las horas de trabajo por defecto para cada empleado para que el sistema calcule el tiempo de trabajo diario, semanal y anual con respecto a un objetivo. Esto ofrece la posibilidad de gestionar el tema de la anualización del tiempo de trabajo y de controlarlo día a día con respecto al objetivo anual.

Horario de trabajo flexible

Ofrece a sus empleados la posibilidad de modular sus horas de trabajo a diario con un objetivo semanal o mensual. El contador de horario flexible está ahí para trazar el crédito o débito diario según el tiempo trabajado en relación con el horario de referencia.

Mi Intranet es uno de los pocos paquetes de software del mercado que integra una gestión tan avanzada del tiempo de trabajo.

Validación de los planes

Cada semana, los usuarios presentan su horario a los gestores para que lo validen. Éstos tienen la oportunidad de comentarlo para explicar cualquier hora extra o incoherencia. Una vez validados, se añaden al informe disponible para el responsable de recursos humanos.

Tenga en cuenta que el empleado también puede imprimir una hoja de tiempos para firmarla si necesita mantener un registro en papel de los fichajes.

Gestión de las horas extraordinarias

El empleado o el jefe de personal rellena las solicitudes de horas extras para hacer un seguimiento de las horas trabajadas más allá de la jornada laboral normal. A continuación, el gestor valida la solicitud, abriendo así el derecho a la recuperación de las horas extraordinarias para el empleado.

El seguimiento de las horas se realiza de forma muy sencilla a través de un formulario habilitado al efecto que calcula automáticamente el número de horas extras realizadas por el empleado. El control por parte del gestor es igual de sencillo. Recibe un correo electrónico para informarle de que se acaba de presentar una nueva declaración. Lo único que tiene que hacer es validar la solicitud.

Para cumplir con la política de la empresa, la solución de intranet le permite definir una política de horas premium por franja horaria. Por ejemplo, se puede indicar que una hora trabajada en sábado da derecho a dos horas de recuperación. Gracias a la granularidad que ofrece la solución, es posible aplicar reglas diferentes para cada empleado.

También puede definir reglas de prima de horas semanales para aplicar la prima sobre un número de horas extras trabajadas en una semana.

Presentación de la solicitud de horas extras

El envío de la solicitud de horas extras es muy fácil de completar. Sólo se tarda unos segundos en rellenarla. El empleado introduce la hora a la que empezó a trabajar, la hora a la que suele terminar el trabajo y la hora a la que realmente terminó el trabajo, según las horas extras realizadas. A continuación, la solución calcula automáticamente la duración del tiempo de recuperación y la prima asociada.

Una vez acreditado el saldo de recuperación de horas extraordinarias, el empleado puede presentar solicitudes de recuperación de horas extraordinarias en horario flexible (por ejemplo, de 15:34 a 17:12) o en horario fijo de media jornada o de jornada completa siguiendo los horarios predefinidos configurados en la solución (por ejemplo, 4 horas el lunes por la mañana y 3,5 horas el lunes por la tarde). Los empleados pueden hacer un seguimiento del número de horas ganadas en una tabla resumen que muestra los derechos, las horas recuperadas y el saldo disponible.

Gracias a este módulo de gestión de horas extras, Mi Intranet se convierte en un auténtico software de seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados. Este módulo del SIRH es muy eficaz para el seguimiento de las horas extraordinarias más allá de la jornada laboral regular y la evaluación de la carga de trabajo de cada empleado. En modo SaaS, nos encargamos por completo de la implementación técnica y del mantenimiento de este software online.

Adquisición automática de las horas de recuperación

En algunas empresas, los convenios prevén que el trabajador adquiera automáticamente unos minutos u horas de descanso compensatorio cada día o cada semana. Esto suele estar relacionado con el hecho de que el horario de referencia representa un paquete superior a las 35 horas semanales.

Mi Intranet sabe perfectamente cómo gestionar esta especificidad y le permite definir un número de horas de recuperación que se acreditará automáticamente por cada semana trabajada (o incluso cada día). Con esta herramienta, usted se asegura de que se respeten las disposiciones de sus convenios colectivos sobre el tiempo de trabajo.

El cálculo se realiza automáticamente en tiempo real. Puede configurar reglas para indicar qué tipo de ausencia suspenderá la adquisición automática. Por ejemplo, puede elegir que tomar una ausencia pagada durante la semana impida la adquisición.

Preparación de la nómina

Al preparar la nómina, el responsable de RRHH puede extraer los datos mensuales :

• tiempo de trabajo por empleado (tiempo previsto y real trabajado) ;
• número de horas extras declaradas por empleado ;
• número de horas de recuperación por empleado ;
• lista de declaraciones individuales.

Puede definir el periodo elegido para su extracción.

La sencillez al servicio de su productividad

Las herramientas de gestión del tiempo de trabajo suelen ser complejas de configurar y utilizar. Están desconectadas de la gestión de vacationes y ausencias. Este no es el caso de Mi Intranet, que ofrece una solución perfectamente integrada con una configuración sencilla y rápida.

Asociar las horas trabajadas con las actividades

Mi Intranet también integra un módulo de seguimiento de actividades. Gracias a esta funcionalidad, el empresario tiene una visibilidad completa sobre el tiempo que los empleados dedican a los proyectos y actividades de la empresa.

El empleado no tiene que hacer nada más que introducir el tiempo empleado cada semana en cada proyecto. A continuación, su programa semanal se presenta a su jefe. El gestor realiza una comprobación y la valida. Por último, tiene un informe completo que detalla el tiempo dedicado a cada cliente, proyecto o actividad con detalles por empleado. Puede definir el periodo para el que desea extraer los datos.

Por supuesto, también se puede hacer este trabajo en Excel, pero el trabajo de introducción y consolidación será mucho más laborioso. Con Mi Intranet, el ahorro de tiempo para los empleados es realmente significativo.