El número de personal de RRHH
¿Tienen sus empleados un número de personal de RRHH? En la empresa, este número aparece en su placa, pero también en su nómina y en el expediente de RRHH del empleado. Sirve para identificar de forma exclusiva al empleado dentro de la empresa.
En Mi Intranet, cada empleado tiene un identificador único que utiliza para conectarse. Este identificador puede ser su número de RH. Pero también puede ser su dirección de correo electrónico o un nombre de usuario compuesto por su nombre y apellido. Además del identificador de acceso, también es posible asociar uno o varios números de personal a cada empleado.
Formato del número de personal de RRHH
Mi Intranet HRIS trabaja con un sistema inteligente de campos personalizados. Estos campos se asocian a cada empleado individualmente. En el caso del número de personal, será un campo de texto que puede ser una secuencia de números, letras o una mezcla de ambos. El formato propuesto ofrece una gran libertad. Esta información debe permitir identificar al empleado en los registros de la empresa.
Un empleado puede tener más de un número de personal :
- Número de nómina : se utiliza en las nóminas.
- Número de personal informático : para la conexión con las distintas aplicaciones.
- Número de placa : para acceder a las oficinas de la empresa.
Esto no es un problema en Mi Intranet ya que es posible tener tantos números de personal diferentes como se desee gracias a los datos integrados en los campos personalizados.
A continuación, algunos consejos para definir el formato de un número de personal :
- Este número de código debe ser único para que no haya riesgo de confusión entre los empleados en las diferentes bases de datos en las que aparece.
- Debe cumplir el objetivo asignado. Por ejemplo, puede incluir una letra para identificar la ubicación si necesita distinguirla.
- Debe ser compatible con las limitaciones de los diferentes sistemas en los que se integrará. Algunos programas informáticos son poco flexibles y no aceptan números con letras o guiones. No es el caso de Mi Intranet, que es especialmente flexible para facilitar la gestión administrativa de los empleados.
Para cumplir con el GDPR, el número de personal de RRHH no debe contener ninguna información personal. Así, la empresa no debe utilizar el número de la seguridad social de la persona como identificador único en la nómina.
¿Por qué utilizar un número en lugar del nombre del empleado?
Para el empresario, puede resultar tentador utilizar la identidad del empleado para identificarlo. De hecho, esto podría parecer mucho más sencillo sobre el papel. Sin embargo, esto plantearía algunas dificultades:
- si dos empleados tienen el mismo nombre, sería imposible distinguirlos.
- el formato utilizado puede ser diferente de un software a otro : “nombre – apellido”, “nombre – apellido”, etc.
Por lo tanto, el uso de un identificador único basado principalmente en una secuencia única de números es la única forma fiable de garantizar la unicidad de cada perfil de empleado y de permitir una comunicación fiable entre Mi Intranet y un software de nóminas.
Importación de números de personal
Mi Intranet se diseñó desde el principio para facilitar la vida a sus usuarios. Así, en lugar de tener que introducir los números de personal uno por uno en cada perfil de empleado, Mi Intranet ofrece un módulo de importación por lotes que permite importar miles de números de personal en pocos segundos. Esto también limita el riesgo de errores durante la introducción de datos.
Puede utilizar el módulo de importación en cualquier momento para inscribir a nuevos empleados o, posteriormente, para actualizar los perfiles de forma masiva con el fin de sincronizarlos con sus registros internos.
El uso de números de personal
Los números de personal pueden utilizarse en diferentes niveles en Mi Intranet:
- en el módulo de vacaciones, a nivel de informe donde se puede mostrar el número de personal para facilitar la importación de la nómina.
- en el directorio interno, en el expediente de RRHH del empleado.
- en el módulo de informes de gastos, en los informes donde se puede recuperar de nuevo el número de personal para facilitar la importación en el software de contabilidad.
- en el módulo de planificación, de nuevo a nivel de informe.
El número de personal se utiliza como clave de correspondencia interna que puede reutilizarse con software de terceros. De este modo, la gestión de los recursos humanos es más fluida y se simplifica desde el punto de vista administrativo.
¿Dónde puedo ver mi número de RRHH?
En Mi Intranet, para el empleado, el número de personal es visible en el directorio interno en los datos asociados a cada perfil. Dependiendo de la configuración, esta información será visible para toda la empresa o sólo para el empleado y los administradores de la base de datos de RRHH.
El número de personal se incluye en los distintos informes generados por cada módulo. Los archivos de exportación incluyen este número único para facilitar la conexión con software de terceros.
