Software de gestión de órdenes de compra
El proceso Procure to Pay está en el centro de la cadena de suministro. La arquitectura adecuada de este proceso desempeña un papel fundamental en la adquisición de productos y servicios. Al utilizar un software Procure to Pay, la empresa simplifica el proceso de adquisición y, por tanto, tiene un mejor control de sus gastos.
Sus características
Permite a cada empleado presentar una solicitud de compra de productos o servicios a un proveedor.
Garantiza la gestión completa del proceso de adquisición, desde la presentación de la orden de compra hasta el pago, incluyendo la recepción de los productos y la referenciación de los proveedores.
Flujo de trabajo de validación completo para órdenes de compra y solicitudes de pago.
Ventajas del Procure to Pay proceso
Para el empleado
Presentación muy rápida de los pedidos de compra gracias a la cumplimentación previa de numerosos datos.
Seguimiento completo de los pedidos : estado de validación, estado de entrega, pago, etc.
Para el gestor
Ahorro de tiempo durante el proceso de aprobación : validación con un solo clic, notificación cuando se presenta un nuevo pedido.
Seguimiento de las solicitudes : visibilidad total de los pedidos de su equipo.
Para el departamento de contabilidad
Ahorro de tiempo: todo el proceso de e-Procurement está desmaterializado, desde la gestión de proveedores hasta el pago de los pedidos realizados.
El departamento de contabilidad recibe un informe completo sobre las compras de la empresa.
Resumen de las características del módulo Procure to Pay
El módulo de gestión de compras del SGRH Mi Intranet tiene varias partes :
- una página en la que los empleados pueden presentar y seguir sus pedidos de compra,
- una página en la que los gestores validan las órdenes de compra y las solicitudes de pago,
- una página para la gestión de la base de proveedores,
- una página en la que los administradores pueden gestionar y editar los pedidos de compra,
- una página dedicada a informar.
Se trata, por tanto, de una solución de e-procurement especialmente completa, perfecta para gestionar su cadena de suministro y desmaterializar su ciclo de proveedores. La automatización de una serie de tareas le permitirá ahorrar un tiempo muy valioso.
El proceso Procure to Pay se gestiona a menudo con documentos de Excel que luego pasan de mano en mano. Todo esto consume mucho tiempo, por no hablar del riesgo de errores. La desmaterialización que ofrece una solución como Mi Intranet es una oportunidad para simplificar y hacer más fiable este proceso clave para la empresa.
La orden de compra
La parte de Compras de nuestro software Purchase-to-Pay se basa en la orden de compra donde el empleado introducirá :
- El proveedor de destino,
- El propósito de su petición,
- Los productos a pedir indicando cada vez la cantidad deseada y el precio.
Puede añadir comentarios para los aprobadores y, a continuación, presentar su solicitud en el flujo de trabajo de validación. Este flujo de trabajo puede contener hasta 5 niveles de validación. Puede incluir: el gestor (N+1), el director (N+2) o cualquier otra persona designada en la empresa. Una vez validado el pedido, el usuario puede enviarlo directamente al proveedor por correo electrónico. A continuación, el usuario valida que los productos se han recibido y envía una solicitud de pago, que también pasará por un segundo flujo de trabajo de validación dentro del proceso.
Validación de solicitudes
El software de gestión de compras tiene dos flujos de trabajo distintos :
- Un primer flujo de trabajo para validar el pedido antes de enviarlo al proveedor,
- Un segundo flujo de trabajo para validar la solicitud de pago después de recibir los productos.
Cada flujo de trabajo puede tener hasta 5 niveles de control. Es posible tener diferentes flujos de trabajo según los sitios, los equipos o las categorías de empleados. Incluso podemos añadir restricciones para forzar el enrutamiento a través de tal o cual ruta de validación según los campos personalizados vinculados a cada orden de compra, pero también en función del coste global, de modo que pueda tener pasos de verificación adicionales mientras la orden esté por encima de un umbral definido.
Envío del pedido al proveedor
El software de aprovisionamiento se encarga de enviar directamente por correo electrónico a su subcontratista la solicitud de pedido una vez validada. El proveedor recibe entonces una orden de compra electrónica en formato PDF. También es posible marcarlo simplemente como “enviado” si se ha enviado por otro medio (fax, correo, etc…).
Recepción de pedidos
En cuanto se entregan los productos, el empleado puede rellenar la lista de productos recibidos para asegurar el seguimiento. Es posible tener varias entregas para un mismo pedido.
Pago de los pedidos
Una vez enviado el pedido, el empleado puede presentar una solicitud de pago. Esta solicitud puede realizarse antes o después de la recepción de los productos, por ejemplo en el caso de que el subcontratista solicite el pago de un depósito. También es posible realizar varios pagos parciales (por ejemplo, en cada entrega o plazo del contrato) pero también un pago completo. También puede activar el pago cuando haya recibido las facturas. En cuanto al proceso Procure to Pay, puede decidir que un pago se corresponda con una factura del proveedor.
El proceso Purchase to Pay: en el centro de la gestión estratégica de la empresa
La gestión optimizada de las compras permite un mejor control de los gastos y presupuestos de cada centro de coste. Esto simplifica enormemente la tramitación de las compras.
Las ventajas de nuestra solución Purchase to Pay :
- Introduzca un nuevo pedido en menos de un minuto,
- Seguimiento completo del proceso de principio a fin,
- Fácil de usar gracias a una ergonomía bien pensada,
- Gestión de compras, entregas y pagos,
- Una base de proveedores con muchas características,
- Funciones avanzadas de administración,
- Un precio muy atractivo que hace que la solución sea accesible para todas las empresas.
La base de datos de proveedores
El módulo de compras tiene una base de datos de proveedores muy elaborada. Dispone de cierta información: dirección, moneda por defecto, tipo de IVA, etc. También puede asociar a cada proveedor tantos contactos como desee.
Otro punto fuerte es que el sistema integra una gestión muy avanzada de los campos personalizados. Los campos se definen en la base de datos y luego se incluyen dinámicamente en los pedidos de compra según reglas predefinidas.
¿Tiene miles de proveedores y no quiere importarlos todos manualmente? Eso no es problema, porque nuestra función de importación por lotes le permite crear miles de proveedores sobre la marcha a partir de un archivo CSV en segundos.
Los informes
Los administradores pueden editar informes directamente en línea para seguir las compras de la empresa por proveedor, por centro de costes, por código analítico (número de cuenta contable), etc. Estos informes se pueden exportar a Excel con un solo clic. Este cuadro de mando es muy útil para el departamento de contabilidad de la empresa.
La conexión con un software ERP es posible en función de las interfaces disponibles.
Seguimiento de eventos
Cada acción realizada por un empleado en un pedido es registrada por el software de compras en diferentes niveles. Esto permite seguir el historial de un pedido en cualquier momento. Este es un aspecto esencial de cualquier solución Procure to Pay.
Todo el saber hacer de las soluciones de gestión diseñadas por Mi Intranet
Al adoptar nuestro módulo de gestión de compras, se beneficiará de las numerosas ventajas del SGRH Mi Intranet:
- Solución disponible en modo SaaS : todo el mantenimiento técnico corre a cargo del editor.
- Paquete de software adaptado a las necesidades de las PYMES y las empresas globales : gestión multidivisa, multilingüe.
- Configuración sencilla y flexible para adaptarse a una amplia gama de necesidades.
¿Qué empresas pueden beneficiarse de nuestro software Procure to Pay?
Los clientes que utilizan nuestra solución de compras son muy diversos. Van desde empresas industriales con un gran número de subcontratistas hasta administraciones que necesitan centralizar sus compras.
Preguntas frecuentes sobre el módulo de gestión de compras
¿Mi empresa tiene varios miles de proveedores, cómo se gestiona eso?
La implementación del software ha sido pensada para ser sencilla y rápida. Por ello, hemos incluido una función de importación por lotes para los proveedores, que permite crear todas las entradas en la base de datos del módulo en cuestión de segundos.
Después, se pueden editar los proveedores existentes y añadir otros nuevos. Esta es una de las muchas soluciones para facilitar la desmaterialización del proceso de compra en Mi Intranet.
¿Nuestro proceso de flujo de trabajo de aprobación requiere varios criterios, puede tenerlos en cuenta?
El módulo incluye una función muy avanzada de gestión de campos personalizados. Así, podrá asociar a cada pedido de compra varios campos personalizados y luego gestionar el control de las solicitudes en función de los valores de estos campos personalizados.
Por ejemplo, puede indicar que un proveedor pertenece a un grupo A. Entonces, todos los pedidos relacionados con este proveedor se marcarán automáticamente como pertenecientes al grupo A y el enrutamiento en el flujo de trabajo de aprobación se hará en función de ello.
Incluso es posible redirigir un pedido durante el ciclo de compra a un validador específico bajo demanda. De este modo, se refuerza el control del cumplimiento del proceso interno de la empresa.
¿Cuáles son las ventajas de un programa informático de compras para pagar?
En la gestión empresarial, el control de los gastos de la compañía es un aspecto crítico. Cada dólar gastado influye en el flujo de caja y el balance de la empresa. Al utilizar una solución Procure to Pay para gestionar las distintas etapas del proceso de compra, la empresa se asegura de tener un mejor control sobre cada pedido realizado a sus proveedores. El seguimiento se facilita enormemente. Los diferentes departamentos trabajan con un proceso unificado.
¿Cuál es el presupuesto para implantar un software de gestión de compras?
El precio de los programas informáticos destinados a gestionar el proceso de pedidos en la empresa suele ser muy elevado. Siguiendo una política de precios muy atractiva, Mi Intranet ofrece a las empresas una solución de aprovisionamiento muy satisfactoria que sigue siendo económica. Puede descubrir el precio de la suscripción a nuestra solución de RRHH aquí. Y como siempre, la suscripción incluye el soporte al usuario y las actualizaciones. No dude en solicitar un presupuesto.
¿Es posible exportar los datos a otro software?
El módulo de gestión de compras tiene una función de informe que permite exportar los datos a Excel. La flexibilidad de nuestro modelo de datos también permite formatear los datos y reintegrarlos en un sistema ERP para su contabilización. No dude en ponerse en contacto con nosotros para consultarnos sus necesidades y evaluaremos la viabilidad según la interfaz disponible en su ERP.
