Módulo de software de gestión de informes de gastos
Sus características
Permite gestionar todo tipo de informes de gastos y solicitudes de viaje (viajes de negocios, compras, etc.).
Permitir que el empleado presente una solicitud de orden de misión antes de viajar y luego uno informe de gastos basada en la orden de misión una vez finalizado el viaje.
Dar acceso al historial de solicitudes al empleado y permitirle reutilizarlo como base para una nueva solicitud.
Permitir al gestor validar las órdenes de misión y los informes de gastos.
Dar la posibilidad de gestionar la reserva de viajes y hoteles de forma centralizada, tras la validación de la orden de misión por parte del gestor.
Permitir al departamento de contabilidad validar y notificar el pago del informe de gastos a través del sistema.
Envíe un correo electrónico al empleado y al gestor en cuanto se produzca un nuevo evento (presentación y tramitación).
Seguimiento del presupuesto del proyecto gracias a la imputación de costes en el código de actividad.
Sus ventajas
Para el empleado
Ahorro de tiempo en el envío de solicitudes : ya no hay que rellenar formularios en papel, no hay que enviar solicitudes al gestor y luego recordatorios (notificación inmediata tras la aprobación de la solicitud), posibilidad de reutilizar solicitudes anteriores.
Se elimina el riesgo de error : el sistema calcula el coste total en relación con los importes introducidos para cada gasto.
Para el gestor
Ahorro de tiempo en el proceso de aprobación : aprobación con un solo clic, notificación en cuanto se presenta una nueva solicitud.
Apoyo a la toma de decisiones : visibilidad del calendario de ausencias (permisos y viajes).
Para el servicio de contabilidad
Ahorro de tiempo en la tramitación : se acabaron los formularios en papel para comprobar y archivar.
Ahorro de tiempo al informar a los empleados : menos solicitudes de los empleados al tener acceso directo en tiempo real al tratamiento de sus solicitudes.
Resumen de las características
El módulo de gestión del programa de gastos está organizado en cinco páginas :
- una página de solicitud de viaje en la que el usuario puede presentar una solicitud detallada, con indicación de sus gastos, a su gestor, antes de su viaje de negocios o de que se produzcan sus gastos ;
- una página de informe de gastos en la que el usuario crea su informe de gastos (a partir de uno nuevo o utilizando una solicitud de viaje anterior como modelo), en la que expone los gastos que presentará a su gestor para su validación ;
- una página en la que el gestor valida o rechaza las solicitudes de viajes y gastos, que luego se transfieren al contable, que puede procesarlas o rechazarlas si no se ajustan a la política interna ;
- una página en la que el contable procesa o rechaza las solicitudes de viajes y gastos previamente validadas por el gestor. En esta fase, se puede activar la reclamación de gastos ;
- una página de informes en la que el contable tiene acceso a cuadros de mando consolidados.
Con la desmaterialización del proceso de gestión de los gastos, usted ahorrará tiempo en la gestión administrativa de los gastos de viaje. Además, si seleccionas la modalidad SaaS, no tendrás que preocuparte por el mantenimiento de esta solución online.
Solicitud de viajes y gastos
Antes de emprender un gasto (por ejemplo, para un viaje de negocios), el empleado puede presentar una solicitud de viaje a su jefe para que la valide. Esta solicitud recapitula los distintos gastos previstos. De este modo, los gastos futuros pueden controlarse de antemano.
Además de un gasto, el empleado puede presentar una solicitud de informe de gastos que también debe ser validada por su gestor. La solicitud de informe de gastos utiliza el mismo modelo que la solicitud de viaje. La única diferencia es que corresponde a los gastos reales generados que requieren un reembolso. Una vez validada por el gestor, la solicitud de gasto se transfiere al administrador del módulo de gestión de gastos (el contable o cualquier otra persona asignada para esta tarea) para que pueda efectuarse el pago.
Para acelerar la creación de una nueva solicitud, el empleado puede tomar una solicitud anterior como modelo y cargarla como una nueva solicitud. Esto es muy conveniente cuando se presentan solicitudes que son similares y recurrentes.
Para presentar una nueva solicitud, el empleado comienza seleccionando las fechas, el tipo de viaje y la finalidad del gasto realizado.
A continuación, el trabajador añade los gastos a su solicitud. Hay 4 familias principales de gastos: transporte, alojamiento, comidas y otros (para los artículos que no están cubiertos en las otras tres familias).
En el caso de un gasto de transporte, el empleado indica el medio de transporte, la fecha, la hora de salida y de llegada y el coste. En el caso de viajar en coche, debe indicar el número de kilómetros y el coste por kilómetro. Se pueden configurar los gastos de kilometraje. Para los gastos de alojamiento y comida, el empleado sólo tiene que indicar el lugar, el número de veces, el coste unitario y el coste total. Por último, para el tipo de gasto “otros”, el empleado debe indicar la finalidad del gasto, el coste unitario, la cantidad y el coste total.
Para simplificar la tarea del empleado que presenta la solicitud, en cuanto introduce un coste unitario y una cantidad, se calcula automáticamente el coste total del gasto.
Cada gasto introducido se añade a la tabla de recapitulación de gastos que enumera todos los gastos introducidos para la misma solicitud. El empleado puede editar y eliminar los diferentes gastos que introduzca. También puede ver el coste total de su solicitud, que se actualiza automáticamente en caso de adiciones y modificaciones. Una vez completado, el empleado puede presentar sus gastos a su gestor para que los valide.
El usuario dispone de un registro de todas las solicitudes realizadas en la misma página. Este registro contiene los detalles del gasto así como el estado de cada solicitud. El usuario también puede imprimir, si es necesario, la solicitud en un tamaño adecuado para remitirla en formato papel. Además, el usuario puede eliminar solicitudes.
Validación de la solicitud
En cuanto se presenta una nueva solicitud para su validación, el gestor recibe una notificación por correo electrónico en la que se le invita a conectarse al sistema para validar la solicitud, que aparece en la lista de solicitudes pendientes. El gestor puede entonces aprobar o rechazar, justificando su decisión. Una vez aprobada la solicitud, se transmite al contable responsable, que también tiene la posibilidad de aprobar o rechazar la solicitud.
En la página de validación también se puede ver el registro de solicitudes presentadas y el calendario de vacaciones. Se trata de una valiosa ayuda para la toma de decisiones.
