Qu’est-ce que le processus Procure to Pay ?
Le Procure to Pay est un processus qui recoupe la gestion des achats au sein de l’entreprise. Ce cycle commence au passage de la commande et se termine par le suivi du paiement du fournisseur.
Définition
Le Procure to Pay regroupe l’ensemble des étapes du processus achat de l’entreprise :
- La préparation de la demande d’achat
- Le processus interne de validation
- L’envoi du bon de commande au sous-traitant
- Le suivi de la livraison des produits
- La demande de paiement du fournisseur
La digitalisation via un logiciel de gestion des achats comme Mon Intranet SIRH permet de dématérialiser l’ensemble du processus et ainsi d’optimiser les flux. Chaque entreprise est libre de personnaliser ce processus en fonction du niveau de contrôle interne qu’elle souhaite implémenter ou des étapes réellement digitalisées.
Les avantages de l’automatisation avec le Procure to Pay
Réduction des coûts
La dématérialisation permet de centraliser la gestion des achats. Ainsi, les règles de fonctionnement sont harmonisées. Il en résulte une réduction des dépenses.
Visibilité sur les dépenses
Toutes les dépenses de l’entreprise sont accessibles en quelques clics avec une ventilation par fournisseur et par période.
Gain de temps
Le temps passé sur la gestion des achats est grandement réduit grâce à la digitalisation. L’accès informatisé aux données facilite la recherche d’informations ainsi que le suivi des commandes.
Contrôle des dépenses
Chaque demande d’achat et chaque demande de paiement passent au travers d’un flux de validation (workflow) comprenant une ou plusieurs personnes afin de vérifier la conformité de chaque engagement.
Centralisation des données des sous-traitants
Toutes les informations sont consolidées dans une base des fournisseurs de l’entreprise accessible par tous les employés. La cohérence des données est ainsi assurée.
Réduction des erreurs
Le processus est conçu pour offrir un certain nombre de leviers afin de limiter le risque d’erreurs. L’information est présentée de façon standardisée. Certains contrôles de cohérence sont automatisés.
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Aucune différence entre le Procure to Pay et le Purchase to Pay
Vous entendrez parfois parler de Purchase to Pay. C’est exactement la même procédure que le Procure to Pay (P2P). Les étapes sont identiques. Il n’y a pas la moindre différence entre ces deux concepts. C’est juste une question de sémantique.
Les objectifs d’un projet de digitalisation P2P sont relativement simples :
- Simplifier les étapes trop complexes
- Automatiser les flux de données
- Booster la productivité des personnels impliqués
- Fiabiliser et sécuriser les achats de l’entreprise
- Renforcer la compliance
- Améliorer la performance de l’entreprise
Quelles différences entre le processus Procure to Pay et le Source to Pay ?
Le Source to Pay correspond à une version étendue du Procure to Pay. Le Source to Pay comprend quelques étapes complémentaires avant la phase d’achat :
- Le sourcing de fournisseurs pour un produit ou un service ;
- La qualification par rapport à un besoin ;
- La consultation via une procédure formalisée ;
- La contractualisation.
Le Source to Pay est essentiellement réservé aux grandes entreprises. Certaines dépenses représentent des engagements importants nécessitant la mise en œuvre d’une procédure robuste pour sélectionner les sous-traitants.
Nos conseils pour une gestion optimale du Procure to Pay
Un flux de validation efficace
Vous devez adopter le bon nombre d’étapes dans votre workflow afin d’assurer la conformité des dépenses à la politique de l’entreprise, mais aussi au budget disponible.
La cohérence de la base des fournisseurs
Les données associées aux fournisseurs doivent être régulièrement mises à jour. Chaque nouveau fournisseur doit être validé par un administrateur qui vérifie que le socle minimum d’informations nécessaires est bien présent avant toute commande.
La traçabilité des actions
Chaque action réalisée sur une demande d’achat doit être tracée par le système. Ceci permet de suivre de façon très précise les mises à jour réalisées par les différents intervenants tout au long du process. Ceci apporte la sécurisation nécessaire dans le cadre de la digitalisation des achats.
Les échanges avec l’ERP
L’automatisation des échanges avec votre ERP vous permettra d’atteindre un palier supplémentaire dans l’optimisation du processus achats. Ces échanges se font à plusieurs niveaux : réception des produits pour l’entrée en stock et demande de paiement après réception de la facture.
Le suivi des dépenses
La comptabilité s’appuie sur le reporting fournit par la solution pour analyser les engagements réalisés et leur impact budgétaire pour les différents services de l’organisation.
L’identification des risques
Chaque dépense est associée à un certain nombre de risques : dépassement des plafonds autorisés, fournisseur non approuvé par l’entreprise, délai de livraison non respecté, non-conformité des produits livrés, traitement des factures et paiements, etc… La bonne architecture du processus Procure to Pay permet de contrôler et minimiser l’impact de ces risques.
L’automatisation du processus Procure to Pay
La mise en place d’un processus de gestion des achats nécessite une certaine formalisation pour identifier :
- les différents acteurs à chaque étape : achat, livraison et paiement ;
- les niveaux de contrôle utiles et nécessaires pour assurer la compliance ;
- les interfaces possibles avec l’ERP pour intégrer les demandes de paiement en comptabilité.
L’efficacité de votre politique d’approvisionnement va dépendre de la façon dont le processus est implémenté. Les acteurs doivent en connaître les règles, mais aussi exprimer leurs souhaits. Ensuite, la solution retenue va s’adapter à vos besoins pour optimiser la collaboration entre les différentes équipes en interne, mais aussi avec les fournisseurs de l’entreprise.
Le passage d’un processus entièrement géré avec des formulaires papiers à un système digitalisé d’e-procurement apporte une meilleure efficacité, une réduction des délais de traitement et des erreurs. On note en outre un impact positif sur le niveau des dépenses grâce à la visibilité en temps réel et le contrôle renforcé des demandes.
Grâce à ses nombreuses fonctionnalités et sa disponibilité en mode SaaS, la digitalisation des achats de votre entreprise est un jeu d’enfant avec Mon Intranet SIRH !
