Créer un modèle de bon de commande

Votre entreprise souhaite optimiser son processus de procurement. Pour cela, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des achats. Un tel logiciel intègre la création d’un bon de commande dématérialisé. En attendant que Mon Intranet soit en place dans votre entreprise, nous vous proposons de découvrir ci-dessous comment créer un modèle de bon de commande.

Les champs indispensables à intégrer dans votre bon de commande

Pour être valable d’un point de vue légal, votre demande d’achat envoyée au fournisseur doit comprendre un certain nombre de champs obligatoires :

  • l’adresse du client : la société qui émet la commande
  • l’adresse du fournisseur : l’entreprise qui reçoit la commande
  • un numéro d’enregistrement permettant d’identifier clairement la société émettrice du bon de commande (numéro de SIREN ou de RCS au registre du commerce).
  • la liste des produits commandés avec leur prix ainsi que le montant total de la commande (avec la TVA lorsqu’elle est applicable). Vous pouvez faire référence à un devis fournisseur pour remplir chaque ligne de commande.

Il est vivement conseillé d’intégrer quelques données complémentaires :

  • un numéro unique de bon de commande qui sera repris sur la facture du fournisseur
  • le délai de paiement
  • la date de livraison souhaitée
  • les conditions générales d’achat du client (ou les conditions générales de vente du fournisseur)

Le bon de commande est ensuite signé, voire tamponné avec le cachet de la société qui adresse ensuite le document au fournisseur. À partir de là, la commande est formelle et engage le client à régler le produit ou le service acheté. Le bon de commande fait pleinement office de contrat. Il a la particularité d’être un contrat synallagmatique qui engage le client et le fournisseur de façon réciproque.

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Vous trouverez ci-dessous un modèle de bon de commande gratuit à télécharger :

Pourquoi dématérialiser ses bons de commande ?

La dématérialisation du bon de commande fait partie des améliorations que vous pouvez facilement mettre en œuvre avec une solution comme Mon Intranet. Les avantages sont les suivants :

  • La saisie du formulaire de commande est très rapide : pré-remplissage de données du fournisseur à partir de la base des fournisseurs, calcul automatique des montants, rappel de bons précédents.
  • Chaque bon de commande est validé de façon électronique par une ou plusieurs personnes dans l’entreprise.
  • Le bon de commande est envoyé par email au format PDF au fournisseur.
  • L’acheteur enregistre la livraison une fois les produits reçus.
  • Une demande de paiement est générée à réception de la facture du fournisseur.
  • Vous disposez d’un reporting complet centralisé sur les achats de l’entreprise.

Dans une période où le télétravail se généralise, le recours à une telle solution est indispensable pour permettre à tous les acteurs de la chaîne d’approvisionnement de pouvoir continuer à collaborer de façon efficace.

Est-ce que le bon de commande est obligatoire ?

Non, l’émission d’un bon de commande n’est pas obligatoire. La signature d’un devis est suffisante. Il est même possible de travailler sans bon de commande ni devis, mais le risque de litige est alors plus important entre le client et son fournisseur puisque rien n’engage le client à payer les produits reçus et de la même manière, le fournisseur n’est pas tenu de livrer son client en l’absence d’un engagement clairement formalisé.

Le bon de commande est essentiel pour contractualiser l’engagement et définir un cadre précis, notamment au niveau du tarif, de la quantité de produits ou services commandés et des délais d’exécution. Au-delà de l’aspect contractuel, ce document a un intérêt pour la bonne gestion de l’entreprise avec le contrôle des engagements de dépenses.