Module de base de données des fournisseurs

Mon Intranet intègre dans son logiciel de gestion des achats un moteur complet pour gérer la base de données des fournisseurs de l’entreprise.

Quels sont les usages d’une telle base?

Dans de nombreuses entreprises, chaque employé réalisant des achats de marchandises maintient sa propre liste de fournisseurs souvent sur Excel ou Access. Il en résulte des incohérences dans les modes de fonctionnement et des déviations par rapport aux processus d’achats. De plus, ce fonctionnement n’est pas optimal puisqu’il engendre une duplication des efforts dans de nombreuses situations pour maintenir des informations semblables.

La création d’une base centralisée apporte une réponse technique fiable à cette problématique. Toutes les informations relatives aux fournisseurs sont présentes et accessibles au même endroit. Il en résulte un gain de temps considérable et une meilleure cohérence dans le suivi des processus d’achats.

Concrètement, l’acheteur sait en quelques instants si un fournisseur est déjà référencé dans les tables de la base. Il peut alors passer une commande rapidement. Il fait qui contacter chez le fournisseur pour toute question commerciale, technique ou logistique.

Dans Mon Intranet, cette base peut être utilisée de façon isolée ou alors en connexion avec le module de gestion des achats.

Quelles données sont présentes dans la base des fournisseurs?

La base de données permet de suivre de nombreuses données associées à chaque fournisseur de l’entreprise :

  • Le nom du fournisseur
  • Son adresse
  • Un numéro de fournisseur : code comptable, code interne
  • Les différents contacts : nom, email, téléphone
  • Les détails de commande : devise par défaut, taux de TVA, délai de paiement

Mon Intranet intègre en sus une gestion avancée de champs personnalisés. Cela permet ainsi à l’entreprise d’associer à chaque fournisseur un nombre illimité de données complémentaires pour répondre à chaque besoin de façon spécifique. Cette structure est particulièrement flexible puisque l’on peut décider des données qui seront ensuite reprises dans les bons de commande dans le cadre du processus d’achat.

Découvrez le module de gestion des achats!
Demandez votre démo

Des références dans tous les secteurs de l'économie

Client A
Client B
Client C
Client D
Client E
Depuis 2008, des milliers d'employés gagnent du temps chaque jour grâce aux solutions logicielles offertes par Mon Intranet.

Clients

Pays

4.8 / 5

Avis des clients

La création et l’édition des fournisseurs

La création d’un nouveau fournisseur dans le fichier se fait de façon rapide soit individuellement, soit en utilisant le module de création par lot qui permet de créer de multiples fournisseurs à la volée à partir d’un import au format CSV. Un formulaire ergonomique est disponible pour faciliter la création dans le système en quelques clics.

La configuration détermine qui peut créer et modifier des fournisseurs :

  • uniquement des administrateurs
  • tous les utilisateurs avec une validation d’un administrateur
  • tous les utilisateurs et administrateurs sans contrôle des données entrées

Cette souplesse dans la configuration offre à l’entreprise l’opportunité de gérer sa base de façon dynamique et évolutive. Chacun peut contribuer à son enrichissement au fil du temps en fonction des contacts établis avec les fournisseurs. Les administrateurs peuvent être impliqués pour valider chaque changement effectué par un utilisateur avant que celui-ci ne soit effectif dans la base. Ainsi, les modifications ne peuvent pas être faites de façon anarchique sans contrôle et la cohérence des données reste garantie.

Lorsqu’un fournisseur ne doit plus être accessible pour passer de nouvelles commandes, il suffit de le désactiver. Il reste alors visible dans la base mais on ne peut plus l’utiliser pour passer une commande.

Un module de recherche doté d’un système d’autocomplétion permet de trouver rapidement les fournisseurs déjà inscrits dans la base.

Une base facilement accessible

Il n’y a rien de plus frustrant que de rechercher les coordonnées d’un fournisseur avec lequel on n’a pas travaillé depuis des années. L’acheteur en charge a peut-être quitté l’entreprise. Grâce à la base, vous pouvez retrouver en quelques clics les contacts mais aussi l’historique des commandes passées. Cette information est très précieuse dans le cadre de la négociation d’un contrat.

Comme la base fait partie de notre service en ligne, vous pouvez accéder aux informations présentes à tout moment depuis une simple connexion Internet.

Le sourcing simplifié

La base permet de catégoriser ses fournisseurs de façon avancée grâce aux champs personnalisés. Vous allez par exemple pouvoir les associer aux différents services de l’entreprise ou encore leur attribuer un niveau de priorité. Cette souplesse dans la structure permet de s’adapter à tous les types de fonctionnement.

Le supplier relationship management à portée de main

Vous avez certainement entendu parler du SRM ou supplier relationship management. Il s’agit d’un outil de pilotage de la relation avec les fournisseurs, composant essentiel de la supply chain. Un tel logiciel peut fonctionner de façon isolée ou comme Mon Intranet est intégré au sein d’une solution plus large de Procure to Pay. L’avantage de notre intégration est une approche complète du processus de gestion des achats depuis le sourcing jusqu’au paiement. Ainsi, le service achats dispose de toutes les informations dont il a besoin pour prendre des décisions de façon éclairée.

Quel coût pour un tel logiciel de gestion des fournisseurs?

Le tarif dépend du nombre d’utilisateurs pour le module. Vous pourrez trouver tous les détails des prix dans la page d’abonnement à notre service en ligne.