Module de gestion des achats
Le processus Procure to Pay est au cœur de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. La bonne architecture de cette procédure joue un rôle essentiel dans les achats de produits et services. En utilisant un logiciel de gestion des achats comme Mon Intranet, l’entreprise simplifie le processus de procurement et contrôle ainsi mieux ses dépenses.
Ses fonctionnalités
Permet à chaque employé de soumettre une demande d’achat de produits ou de services auprès d’un fournisseur de l’entreprise.
Assure la gestion complète du processus d’approvisionnement depuis la saisie de la commande jusqu’au paiement en passant par la livraison des produits et le référencement des fournisseurs.
Workflow complet de validation pour les bons de commande et les demandes de paiement.
Les avantages du Procure to Pay
Pour l’employé
Saisie très rapide de la demande d’achat grâce au pré-remplissage de nombreuses données.
Suivi complet des bons de commande : état de validation, statut de livraison, paiement, etc…
Pour le manager
Gain de temps lors de la vérification : validation en un clic de souris, notification dès qu’un nouveau bon de commande est soumis.
Visibilité complète sur les demandes d’achats de son équipe.
Pour le service comptable
Gain de temps : tout le processus d’e-Procurement est dématérialisé depuis la gestion des fournisseurs jusqu’aux règlements des commandes passées.
Le service comptable dispose d’un reporting complet sur les achats de l’entreprise.
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Présentation des fonctionnalités du module Procure to Pay
Le module de gestion des approvisionnements du SIRH Mon Intranet dispose de plusieurs parties :
- une page où les employés peuvent soumettre et suivre leurs demandes d’achats,
- une page où les responsables valident les bons de commande et les demandes de paiement,
- une page pour la gestion de la base des fournisseurs,
- une page où les administrateurs peuvent gérer et éditer les demandes d’achats,
- une page dédiée au reporting.
C’est donc une solution d’e-procurement particulièrement complète, idéale pour gérer au mieux les approvisionnements de votre supply chain et ainsi dématérialiser votre cycle fournisseurs. L’automatisation d’un certain nombre de tâches va vous faire gagner un temps précieux.
Le processus Procure to Pay est souvent géré avec des documents Excel qui passent ensuite de main en main. Tout cela est très chronophage sans parler du risque d’erreurs. La dématérialisation offerte par une solution comme Mon Intranet est une opportunité de simplifier et fiabiliser ce processus clé pour l’entreprise.
Le bon de commande
La partie Purchase de notre logiciel Purchase-to-Pay repose sur un modèle de bon de commande où l’employé va saisir :
- Le fournisseur cible,
- L’objet de sa demande,
- Les produits à acheter en indiquant à chaque fois la quantité souhaitée et le tarif.
Il peut ajouter des commentaires à destination des validateurs, puis il soumet sa demande dans le chemin de validation. Ce workflow peut contenir jusqu’à 5 niveaux d’approbation. Il peut notamment contenir : le responsable hiérarchique (N+1), le directeur (N+2) ou toute autre personne désignée dans l’entreprise. Une fois la demande d’achat validée, l’utilisateur peut l’envoyer au prestataire directement par e-mail. Il valide ensuite la bonne réception des produits et soumet une demande de paiement qui, elle aussi, passera dans un second workflow de validation du process.
La validation des demandes
Le logiciel de gestion des achats dispose de deux workflows bien distincts :
- Un premier flux pour valider la demande d’achat avant son envoi au fournisseur,
- Un second flux pour valider la demande de paiement après la réception des produits.
Chaque workflow peut comprendre jusqu’à 5 niveaux de contrôle. Il est possible d’avoir des workflows différents suivant les sites, les équipes ou encore les catégories d’employés. On peut même ajouter des contraintes pour forcer le passage dans tel ou tel chemin en fonction de champs personnalisés liés à chaque bon de commande, mais aussi du montant total afin d’avoir par exemple des niveaux de contrôle supplémentaires lorsque la commande dépasse un certain montant.
L’envoi au fournisseur
Le logiciel de sourcing se charge d’envoyer directement par e-mail à votre sous-traitant la demande d’achat en bonne et due forme sur simple demande de l’employé une fois qu’elle a été validée. Le fournisseur reçoit alors un bon de commande électronique au format PDF. Il est également possible de simplement la marquer comme “envoyée” si l’envoi a été réalisé par un autre moyen (fax, courrier, etc…).
Le suivi de la livraison
Dès la livraison, l’employé renseigne la liste des produits reçus afin d’assurer le suivi. Le logiciel offre la possibilité d’avoir plusieurs livraisons pour une même commande.
Le paiement des achats
Une fois la commande envoyée, l’employé peut soumettre une demande de paiement. Cette demande peut intervenir avant ou après la réception des produits, par exemple dans le cas où le paiement d’un acompte est demandé par le sous-traitant. Il est aussi possible de réaliser plusieurs paiements partiels (par exemple à chaque livraison ou échéance d’un contrat) mais aussi un paiement total. Vous pouvez aussi déclencher le paiement quand vous avez reçu les factures. Au niveau du process Procure to Pay, vous pouvez tout à fait décider qu’un paiement corresponde à une facture fournisseur.
Le processus Purchase to Pay : au coeur de la gestion stratégique de l’entreprise
Une gestion des achats optimisée permet de mieux contrôler les dépenses et les budgets de chaque centre de coût. Le traitement des approvisionnements s’en trouve grandement simplifié.
Les atouts de notre solution Purchase to Pay :
- Saisie d’une nouvelle commande en moins d’une minute,
- Suivi complet du processus de bout en bout,
- Prise en main simplifiée grâce à une ergonomie bien pensée,
- Gestion des achats, des livraisons et des paiements,
- Base fournisseur très riche en fonctionnalités,
- Fonctionnalités avancées d’administration,
- Tarif très attractif rendant ainsi la solution accessible à toutes les entreprises.
La base fournisseur
Le module de procurement dispose d’une base de données des fournisseurs très élaborée. Un certain nombre d’informations sont présentes : adresse, monnaie par défaut, taux de TVA, etc… On peut également associer autant de contacts que l’on souhaite à chaque prestataire.
Autre point fort, le système intègre une gestion de champs personnalisés très avancée. On définit des champs sur la base qui sont ensuite repris de façon dynamique suivant des règles prédéfinies dans les demandes d’achat.
Vous avez des milliers de prestataires et vous n’avez pas envie de tous les importer manuellement ? Cela ne pose aucun problème puisque notre fonction d’import par lots permet de créer des milliers de fournisseurs à la volée à partir d’un fichier CSV en quelques secondes.
Les rapports
Les administrateurs peuvent éditer des rapports directement en ligne pour suivre les achats de l’entreprise par fournisseur, par centre de coûts, par code analytique (numéro de compte comptable), etc… Ces rapports sont exportables sur Excel en un clic. Ce tableau de bord est très utile pour le service comptabilité de l’entreprise.
La connexion avec un logiciel ERP est possible en fonction des interfaces disponibles dans ce dernier.
La traçabilité des événements
Chaque action réalisée par un employé sur un bon de commande est enregistrée par le logiciel achat à différents niveaux. Ceci permet de retracer l’historique d’une demande à tout moment. C’est un aspect indispensable de toute solution Procure to Pay.
Tout le savoir-faire des logiciels de gestion édités par Mon Intranet
En adoptant notre module de gestion des achats, vous allez bénéficier des nombreux avantages du SIRH Mon Intranet :
- Solution disponible en mode Software as a Service (SaaS) : toute la maintenance technique est assurée par l’éditeur.
- Progiciel adapté aux besoins des PME comme des multinationales : gestion multidevises, multilingues.
- Paramétrage simple et flexible permettant de s’adapter à de très nombreux besoins.
Quelles entreprises peuvent bénéficier de notre logiciel Procure to Pay ?
Les clients utilisateurs de notre outil de procurement sont très nombreux et variés. Cela va des entreprises industrielles disposant d’un grand nombre de sous-traitants à des administrations ayant besoin de centraliser leurs achats.
Questions fréquentes à propos du module de gestion des achats
Mon entreprise dispose de plusieurs milliers de fournisseurs, comment gérez-vous cela ?
La mise en place du logiciel a été pensée pour être simple et rapide. Ainsi, nous avons prévu une fonction d’import par lot des fournisseurs qui permet de créer toutes les entrées dans la base du module en quelques secondes.
Par la suite, vous pourrez éditer les fournisseurs existants et en ajouter de nouveaux. Cela fait partie des nombreuses solutions pour faciliter la dématérialisation du processus d’achat dans Mon Intranet.
Notre processus de validation des demandes répond à plusieurs critères, pouvez-vous les prendre en compte ?
Le module embarque une fonction de gestion des champs personnalisés très évoluée. Ainsi, vous allez pouvoir associer à chaque bon de commande plusieurs champs personnalisés et ensuite réaliser le contrôle des demandes en fonction des valeurs de ces champs personnalisées.
Par exemple, vous pouvez indiquer qu’un fournisseur appartient à un groupe A. Ensuite, toutes les demandes d’achat liées à ce fournisseur seront automatiquement marquées comme appartenant au groupe A. Le routage dans le workflow de validation s’effectuera en fonction de cela.
Il est même possible de rediriger une commande durant le cycle d’achat vers un validateur spécifique à la demande. Ainsi, le contrôle de la conformité au processus interne de l’entreprise est assuré.
Quel est l’intérêt d’utiliser un logiciel Procure to Pay ?
En matière de gestion des affaires, le contrôle des dépenses de l’entreprise est un aspect critique. Chaque somme investie impacte la trésorerie et le bilan financier de la société. En utilisant une solution Procure to Pay pour gérer les différentes étapes du processus d’achat, l’entreprise s’assure d’avoir un meilleur contrôle sur chaque commande passée auprès de ses fournisseurs. Le suivi est grandement facilité. Les différents services fonctionnent avec un processus unifié.
Quel budget pour mettre en place un logiciel de gestion des achats ?
Le prix des logiciels destinés à gérer le processus d’achat dans l’entreprise est souvent très élevée. Fidèle à sa politique tarifaire très attractive, Mon Intranet met à la disposition des entreprises une solution de sourcing très aboutie tout en restant économique. Vous pouvez découvrir le prix de l’abonnement à notre solution RH ici. Et comme toujours, l’abonnement comprend l’assistance aux utilisateurs et les mises à jour. N’hésitez pas à nous faire une demande de devis.
Est-ce qu’il est possible d’exporter les données vers d’autres logiciels ?
Le module de gestion des achats dispose d’une fonction de rapport permettant d’exporter les données sous Excel. La flexibilité de notre modèle de données permet en outre de formater les données pour pouvoir ensuite les réintégrer dans un ERP en comptabilité. N’hésitez pas à nous contacter pour nous interroger sur votre besoin et nous évaluerons la faisabilité en fonction de l’interface disponible sur votre ERP.
