Con demasiada frecuencia en la empresa, las formas de trabajar no siempre están bien documentadas. Existe un procedimiento, redactado originalmente por un responsable de RRHH bien intencionado. Pero a lo largo del tiempo, los empleados han desarrollado hábitos que se alejan del espíritu original del proceso. El mapeo de procesos de RRHH es el primer paso para dar coherencia a la organización y a la gestión administrativa diaria de los empleados.
¿Cómo se puede trazar un proceso de RRHH?
La primera fase consiste en comprender la situación actual. Este paso lo llevará a cabo el director de RRHH o un miembro de su equipo. Analizará el proceso actual desde un punto de vista teórico y, a continuación, realizará entrevistas con los empleados de los distintos departamentos para identificar las desviaciones entre el funcionamiento real y el mapa de procesos inicialmente definido. Esta fase de entrevistas con todos los empleados de un grupo objetivo es esencial para que el proyecto comience con buen pie. Hay que consultar a todos los departamentos de la empresa implicados. El mapa de procesos es una gran herramienta para mejorar el rendimiento de la empresa.
El objetivo es obtener los siguientes datos :
- ¿quién participa en el proceso en cada etapa?
- ¿cuáles son las diferentes etapas del proceso (validación, tratamiento, etc.)?
- ¿cuál es el objetivo del proceso?
Las habilidades y los conocimientos de los empleados que utilizan un proceso de forma habitual son valiosos para impulsar la mejora de la calidad en general.
El trabajo de análisis realizado permitirá identificar :
- Posibles obstáculos y soluciones aplicadas por los empleados a lo largo del tiempo.
- Las áreas de mejora para simplificar y agilizar el proceso.
- Los puntos de control que hay que eliminar o modificar.
- La adecuación entre el proceso actual y el objetivo deseado.
¿Cuál es el objetivo del mapeo de procesos?
El mapeo tiene un objetivo sencillo : hacer un inventario exhaustivo de la situación para comprender un proceso en todos sus detalles. La definición del diagrama de flujo es uno de los puntos clave en la implantación de cualquier software de RRHH, ya que permite al editor conocer en detalle el funcionamiento interno de la empresa. Con estos datos, el editor puede configurar su solución en función de los requisitos establecidos por el cliente.
Más allá de la implantación de un SGRH (sistema de gestión de recursos humanos), el mapeo desempeña un papel esencial en el replanteamiento de la organización de la empresa bajo el impulso de la función de RRHH. Se puede proporcionar información y formación para compartir inicialmente los objetivos y, en última instancia, los resultados obtenidos.
¿Qué procesos se pueden mapear?
El trabajo de mapeo de procesos no tiene límites reales. Puede utilizarse tanto para la gestión de gastos como para la gestión de compras o el seguimiento de actividades. La clave es rodearse de las personas implicadas en el proceso para que el trabajo de análisis sea lo más relevante posible.
¿Cómo se realiza un mapeo?
Para tener éxito en un proyecto de cartografía, lo primero que hay que hacer es consultar a todas las personas implicadas en la gestión diaria del proceso objetivo. Ellas podrán aportar el nivel de detalle necesario para un trabajo exhaustivo. El conocimiento de la empresa es esencial para tener en cuenta todos los elementos vinculados al contexto de la organización.
La evaluación de las competencias implicadas en cada etapa de un proceso le permitirá determinar las posibles necesidades de formación de sus empleados. En efecto, algunos procesos implican a muchas personas con perfiles diferentes y competencias heterogéneas. Tener en cuenta esta diversidad servirá de base para el plan de formación que resultará del trabajo de mapeo.
Estudio de caso : el proceso de gestión de permisos y ausencias
Pongamos un ejemplo para resaltar todos los aspectos teóricos presentados anteriormente con el proceso de gestión de las vacaciones. En la empresa, suele funcionar así :
- el empleado presenta una solicitud de vacaciones.
- el jefe de línea la valida.
- el departamento de nóminas consolida las solicitudes.
Estas son las desviaciones que se observan regularmente cuando nuestros equipos trabajan con los clientes para mapear sus procesos :
- los empleados no siempre presentan una solicitud formal antes de tomar las vacaciones.
- los días tomados no siempre coinciden con la realidad de la solicitud inicial.
- las solicitudes no siempre son validadas regularmente por el gestor.
- algunas solicitudes nunca llegan al departamento de nóminas.
Estas son las repercusiones para la empresa :
- la organización de algunos servicios no es óptima.
- algunos gestores no tienen una idea clara de las ausencias previstas.
- algunos días tomados no se contabilizan en la nómina.
Para resumir la observación que se hace a menudo : pérdida de tiempo, pérdida de dinero, desorganización y falta de responsabilidad.
La desmaterialización ofrece una solución eficaz
La desmaterialización de los procesos de RRHH es una de las soluciones para enmarcar y sistematizar mejor el funcionamiento dentro de la empresa. La gestión eficiente de los recursos humanos requiere la estandarización de los métodos operativos. Esto requiere la transformación digital de la empresa. Para ello, puede apoyarse en las ventajas del software en modo SaaS. Le permiten beneficiarse de herramientas informáticas adaptadas a las necesidades de su empresa.
Desmaterializar un proceso forma parte de las decisiones estratégicas que debe tomar la dirección para poner fin a las numerosas desviaciones que pueden producirse cuando cada uno trabaja a su antojo. Para la alta dirección, también elimina una serie de riesgos legales y financieros.
A la hora de contratar e integrar a los nuevos empleados en las empresas, hay que explicarles los procesos en detalle. Se puede organizar una formación para los más complejos. El papel de los recursos humanos es garantizar que todo el mundo conozca las normas de funcionamiento. Esto permite a los empleados rendir mejor en su trabajo y en las acciones que realizan a diario.
El mapeo de procesos debe considerarse como una forma eficaz de comprender mejor cómo funciona realmente cada departamento o línea de negocio en comparación con lo que se espera sobre el papel. Teniendo esto en cuenta, es posible restablecer la coherencia en la forma de trabajar en la empresa.
Pasemos a la acción
Establecer un repositorio no le servirá de mucho si no se decide por un plan de acción concreto y seguido. Nuestro equipo de consultores de RRHH está a su disposición para mapear sus procesos con usted y evaluar los beneficios de la desmaterialización con una solución como Mi Intranet. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información.
