Trop souvent dans l’entreprise, le fonctionnement réel des processus n’est pas toujours très bien documenté. Il existe bien une procédure, rédigée à l’origine par un responsable RH plein de bonne volonté. Mais avec le temps et les habitudes, les employés ont pris des habitudes assez éloignées de l’esprit originel. La cartographie des processus RH est la première étape pour redonner de la cohérence à l’organisation et à la gestion administrative des salariés au quotidien.
Comment cartographier un processus RH?
La première phase consiste à faire un état des lieux de la situation actuelle. Cette étape sera menée par le DRH ou un membre de son équipe. Il va analyser la procédure en place d’un point de vue théorique et ensuite mener des interviews avec les employés de différents services pour identifier les déviations entre le fonctionnement réel par rapport au processus initialement défini. Cette phase d’entretiens avec tous les collaborateurs d’un groupe cible est essentielle pour initier le projet sur de bonnes bases. Tous les métiers de l’entreprise impliqués doivent être consultés. La cartographie des processus est un formidable outil pour améliorer la performance de l’entreprise.
Le but est d’obtenir les données suivantes :
- qui est acteur du processus à chaque étape?
- quelles sont les différentes étapes du processus (validation, traitement, etc…)?
- quel est l’objectif du processus?
Les compétences et les connaissances des collaborateurs qui utilisent un processus de façon régulière sont précieuses pour mener à bien une démarche d’amélioration générale de la qualité.
Le travail d’analyse réalisé va permettre d’identifier :
- les éventuels points de blocage et les contournements mis en place par les employés avec le temps.
- les axes d’amélioration pour simplifier et fluidifier le processus.
- les points de contrôle à supprimer ou faire évoluer.
- l’adéquation entre le fonctionnement du processus et le but recherché.
Quel est l’objectif de la cartographie?
La cartographie a un objectif simple : faire un état des lieux exhaustif de la situation pour comprendre un processus dans ses moindres détails. Cette cartographie est l’un des points clés de la mise en œuvre de tout logiciel RH car elle permet à l’éditeur de comprendre dans le détail le fonctionnement interne de l’entreprise. Fort de ces données, l’éditeur peut alors configurer sa solution suivant les prérequis établis par le client.
Au-delà de l’implémentation d’un SIRH (système d’information des ressources humaines), la cartographie joue un rôle essentiel pour remettre à plat l’organisation de l’entreprise sous l’impulsion de la fonction RH. Un travail d’information et de formation pourra être mené pour partager initialement les objectifs et au final les résultats obtenus.
Quels processus peuvent être cartographiés?
Il n’y a pas vraiment de limite au travail de cartographie des processus. On pourra l’utiliser aussi bien pour la gestion des notes de frais que pour la gestion des achats ou le suivi des activités. Le tout est de s’entourer des personnes impliquées dans le processus pour que le travail d’analyse soit le plus pertinent possible.
Comment mener à bien une cartographie?
Pour réussir un projet de cartographie, la première chose à faire est de consulter toutes les personnes impliquées dans la gestion du processus cible au quotidien. Elles vont pouvoir apporter le niveau de détail nécessaire à un travail exhaustif. La connaissance des métiers est indispensable pour prendre en compte tous les éléments liés au contexte de l’organisation.
L’évaluation des compétences mises en jeu à chaque étape d’un processus vous permettra de déterminer les éventuels besoins en formation des collaborateurs. En effet, certains processus impliquent beaucoup de personnes avec des profils différents aux compétences hétérogènes. La prise en compte de cette diversité servira de base au plan de formation qui découlera du travail de cartographie.
Cas concret : le processus de gestion des congés et absences
Prenons un exemple pour mettre en exergue tous les aspects théoriques présentés ci-dessus avec le process de gestion des congés. Dans l’entreprise, il fonctionne souvent ainsi :
- l’employé soumet une demande de congés.
- le responsable hiérarchique la valide.
- le service paie consolide les demandes.
Voici les déviations régulièrement constatées lorsque nos équipes interviennent auprès de clients pour cartographier leurs processus :
- les employés ne soumettent pas toujours une demande formelle avant de partir en congés.
- les jours pris ne correspondent pas toujours à la réalité de la demande initiale.
- les demandes ne sont pas toujours validées de façon régulière par le responsable.
- certaines demandes n’arrivent jamais jusqu’au service paie.
Voici les impacts pour l’entreprise :
- le fonctionnement de certains services est désorganisé.
- certains managers n’ont pas une idée précise des absences prévues.
- certains jours pris ne sont pas décomptés sur la fiche de paie.
Pour résumer le constat qui est souvent fait : perte de temps, perte d’argent, désorganisation et manque de responsabilité.
La dématérialisation apporte une solution efficace
La dématérialisation des processus RH est l’une des solutions pour mieux cadrer et systématiser le fonctionnement au sein de l’entreprise. Un pilotage efficace de la gestion des ressources humaines passe par l’uniformisation des modes de fonctionnement. Cela passe donc par la transformation digitale de l’entreprise. Pour cela, elle peut s’appuyer sur les atouts des logiciels en mode SaaS. Ils permettent de bénéficier d’outils informatiques adaptés au besoins de l’entreprise.
Dématérialiser un processus fait partie des décisions stratégiques que le management doit prendre pour mettre un terme aux nombreuses déviations qui peuvent intervenir lorsque chacun fonctionne comme bon lui semble. Pour la direction, cela permet également d’éliminer un certain nombre de risques légaux et financiers.
Au moment du recrutement et de l’intégration de nouveaux collaborateurs dans les entreprises, les processus doivent être expliqués de façon détaillée. Une formation pourra être organisée pour les plus complexes. C’est le rôle des ressources humaines de s’assurer que chacun soit parfaitement informé des règles de fonctionnement. Cela permet ensuite aux employés d’être plus performants dans leur poste et les actions qu’ils mènent au quotidien.
La cartographie des processus doit être perçue comme un moyen efficace de mieux appréhender le fonctionnement réel de chaque service ou métier par rapport à ce qui en est attendu sur le papier. Fort de ce constat, il est ensuite possible de redonner de la cohérence aux modes de travail dans les activités.
Passons à l’action
Établir un référentiel ne vous servira pas à grand chose si derrière, vous ne décidez pas d’un plan d’action concret et suivi. Notre équipe de consultants RH se tient à votre disposition pour cartographier avec vous vos processus et évaluer les bénéfices de la dématérialisation avec une solution comme Mon Intranet. Contactez-nous pour en savoir plus.
