La desmaterialización de los procesos de RRHH se basa en la informatización. Un cierto número de procedimientos en la empresa utilizan formularios de papel que el empleado rellena manualmente. Estos formularios son tratados por uno o varios empleados que introducen la información en una herramienta informática antes de archivar los formularios.
Esta forma de trabajar requiere mucho tiempo, lo que provoca retrasos y errores. El análisis del procedimiento permite definir los pasos críticos que hay que aplicar en el contexto de su desmaterialización total.
Un proceso de RRHH desmaterializado está completamente informatizado. No implica ni un solo formulario en papel y no requiere reintroducir información.
El software de gestión Mi Intranet le permite desmaterializar completamente los siguientes procesos de RRHH :
- proceso de gestión de vacaciones y ausencias
- expediente de personal
- proceso de gestión de órdenes de misión y informes de gastos
- proceso de compras
- directorio interno
El ahorro de tiempo y, por tanto, de dinero, es inmenso para una empresa que aplica la desmaterialización de los procesos. En efecto, cada proceso representa un coste para la empresa. Cada vez que un proceso es utilizado por un empleado, la empresa soporta el coste de pasar por este proceso. Al reducir este coste, la empresa consigue un ahorro a gran escala. De este modo, los empleados pueden concentrarse en el núcleo de su trabajo y reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas. Estos ahorros pueden identificarse fácilmente mediante el análisis del diagrama de flujo de los procesos de RRHH.
A nivel técnico, la desmaterialización reutiliza la infraestructura existente. La red local de la empresa permite a los empleados conectarse entre sí. El proceso de desmaterialización se organiza en la arquitectura cliente-servidor, lo que permite a los empleados enviar datos que luego serán explotados por otros empleados. La desmaterialización puede parecer a veces poco clara y compleja de llevar a cabo. Cuando se trata de procesos estandarizados y probados, en realidad es muy sencilla. Estos procesos se simplifican mucho y son adoptados rápidamente por la empresa. La resistencia al cambio es prácticamente inexistente debido al tiempo que se ahorran los empleados.
Al implantar una intranet, la empresa centraliza la información y la hace accesible. Esto mejora la comunicación entre los empleados.
En la práctica, con la desmaterialización de las solicitudes de vacaciones, el empleado presenta sus solicitudes a través de una interfaz web con unos pocos clics de ratón. A continuación, su gestor las valida en un clic, y finalmente son consolidadas por el responsable de RRHH en forma de informe. Ya no se utilizan los formularios en papel.
A menudo es difícil para la empresa anticipar la ganancia que supondrá la desmaterialización de un proceso. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, con el tiempo, ningún proceso desmaterializado se ha vuelto a materializar. Esto es válido para la contabilidad, los documentos de RRHH, la tesorería y el correo. Esto demuestra que la desmaterialización representa una evolución indispensable que la empresa tiene todo el interés en adoptar rápidamente.
