Apparu au début des années 2000, le SaaS (Software as a Service) est une nouvelle manière d’aborder le logiciel en tant que service. L’entreprise n’achète plus une licence lui donnant un droit d’utilisation, mais elle souscrit un abonnement à un service logiciel complet. Ce service comprend en général, en plus de l’utilisation du logiciel, l’hébergement, l’installation, la configuration et la maintenance opérationnelle.
Ce mode est particulièrement adapté aux logiciels en mode client/serveur via une interface web puisque l’applicatif est alors hébergé sur le serveur du fournisseur. Avec Mon Intranet SIRH, le logiciel SIRH en mode SaaS, l’entreprise dispose d’un service hébergé de gestion des congés et notes de frais en ligne très complet.
Les avantages du mode SaaS
Les avantages du SaaS pour un logiciel RH sont multiples :
- l’entreprise n’a plus à gérer la partie technique qui est complètement sous-traitée au fournisseur de la solution logicielle. Ceci permet à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier sans se disperser dans la mise en œuvre et la maintenance d’outils informatiques.
- il n’y a plus d’investissement de départ en matériel et en licences (CAPEX) puisque l’entreprise paye un abonnement, ceci permet de lisser le coût dans la durée. Le budget total est en outre connu à l’avance et relativement stable, contrairement à un achat de licences où un certain nombre de services supplémentaires sont souvent nécessaires alors qu’ils n’étaient pas forcément prévus au départ : mises à jour, formation, support technique, etc…
- un logiciel RH en mode SaaS est généralement plus accessible que sur un intranet, ceci est utile dans le cas d’entreprises ayant une population assez nomade.
- le délai de mise en œuvre est réduit puisque c’est le métier du fournisseur de logiciel en mode SaaS et donc il maitrise parfaitement cette tâche. À titre d’exemple, l’installation et la configuration de Mon Intranet SIRH ne nécessitent que quelques heures.
- l’entreprise est beaucoup plus libre de passer d’un service à un autre si une solution ne lui convient pas puisqu’elle n’est plus bloquée par le nécessaire retour sur investissement d’un achat de licences logicielles.
Tous ces points viennent s’ajouter aux nombreux avantages du SIRH.
Les inconvénients
Au niveau des inconvénients, c’est assez limité :
- l’entreprise n’a plus la maitrise totale et interne de ses outils informatiques.
- en théorie, la confidentialité des données et la sécurité des accès peuvent paraître plus à risque en ayant recours à un service externe. En pratique, pour beaucoup d’entreprises dont ce n’est pas le cœur de métier, avoir recours à un prestataire spécialisé pour héberger une solution qu’il maitrise parfaitement, c’est l’assurance d’avoir un bon niveau de sécurité et de confidentialité.
Le SaaS RH : une révolution technologique qui propulse toutes les entreprises vers l’avenir
Le SaaS est extrêmement répandu dans les solutions RH. En effet, les processus RH sont de plus en plus dématérialisés. Le gain pour l’entreprise en termes de temps et donc d’argent est énorme et immédiat puisqu’il n’y a plus d’investissement lourd de départ. Tout cela justifie l’utilisation d’un SIRH.
Dernier avantage du SaaS, il rend le logiciel de gestion des ressources humaines accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, comme le coût d’accès au service est fonction du nombre d’utilisateurs. De plus, la partie technique étant prise en charge par le fournisseur, n’importe quelle entreprise, indépendamment l’étendue de son service informatique, peut facilement utiliser la solution. Ainsi, le logiciel SIRH, autrefois réservé aux grandes entreprises, est maintenant ouvert à tous. Cela permet d’adresser les problèmes identifiés lors de la cartographie des processus RH.
Comparaison entre les modes SaaS et On-Premise
| Critère | SIRH en SaaS | SIRH On-premise |
|---|---|---|
| Installation | Hébergé sur les serveurs du fournisseur | Déploiement sur les serveurs de l’entreprise |
| Coûts initiaux | Réduits | Élevés (achat de licences) |
| Coûts à long terme | Frais d’abonnement récurrents | Coûts initiaux plus coûts de maintenance |
| Maintenance | Gérée par le fournisseur | À la charge de l’entreprise |
| Mises à jour | Automatiques et fréquentes | Nécessitent une intervention |
| Accessibilité | De partout via Internet | Limitée au réseau de l’entreprise |
| Personnalisation | Liée aux paramètres de la solution | Plus flexible et adaptable |
| Contrôle des données | Dépendance au fournisseur | Totale maîtrise en interne |
| Sécurité | Gérée par l’éditeur | Sous le contrôle de l’entreprise |
| Dépendance internet | Nécessite une connexion | Peut fonctionner hors-ligne |
| Scalabilité | Facile à adapter | Peut nécessiter des investissements |
| Ressources internes requises | Minimales | Importantes (IT, maintenance) |
Les 14 critères clés pour choisir un SIRH en mode SaaS ?
Les critères de choix varient d’une entreprise à l’autre en fonction des priorités et des contraintes, notamment au niveau du service RH. Néanmoins, voici quelques critères que l’on retrouve communément lors du choix d’un SIRH en mode SaaS :
- Fonctionnalités : Assurez-vous que le logiciel couvre l’ensemble des besoins RH de votre entreprise (congés, notes de frais, temps de travail, achats, etc.).
- Facilité d’utilisation : L’interface doit être intuitive et conviviale pour favoriser l’adoption par les utilisateurs.
- Flexibilité et personnalisation : Le système doit pouvoir s’adapter à vos processus RH et évoluer avec votre entreprise.
- Sécurité et confidentialité des données : Vérifiez les mesures de protection des données sensibles et la conformité aux réglementations (RGPD, etc.).
- Intégration : Assurez-vous que le logiciel de gestion RH s’intègre facilement à vos autres outils et systèmes existants.
- Support et maintenance : Évaluez la qualité du service client, la fréquence des mises à jour et la disponibilité de l’assistance technique.
- Mobilité : Vérifiez l’accessibilité depuis différents appareils.
- Coût : Comparez les tarifs des différentes solutions en tenant compte du coût total d’utilisation (abonnement, formation, support, etc.).
- Évolutivité : Le logiciel SaaS doit pouvoir accompagner la croissance de votre entreprise sans compromis sur les performances.
- Références et réputation : Renseignez-vous sur l’expérience d’autres entreprises similaires à la vôtre avec le fournisseur et la solution.
- Conformité légale : Assurez-vous que la solution SaaS est régulièrement mis à jour pour rester en conformité avec les évolutions législatives et réglementaires.
- Reporting et analyse : Évaluez les capacités du système en matière de génération de rapports et d’analyse de données RH.
- Gestion des accès et des droits : Vérifiez que le système permet une gestion fine des droits d’accès selon les rôles et responsabilités.
- Disponibilité et performance : Assurez-vous que le fournisseur garantit un niveau de service élevé avec un taux de disponibilité optimal
Avec le SaaS, le logiciel de gestion du personnel devient un service consommable au même titre que n’importe quel autre service. Son coût est vraiment adapté au besoin et donc le retour sur investissement s’en trouve optimisé.
