La cartographie des processus RH

Trop souvent dans l’entreprise, le fonctionnement réel des processus n’est pas toujours très bien documenté. Il existe bien une procédure, rédigée à l’origine par un responsable RH plein de bonne volonté. Mais avec le temps et les habitudes, les employés ont pris des habitudes assez éloignées de l’esprit originel. La cartographie des processus RH est la première étape pour redonner de la cohérence à l’organisation et à la gestion administrative des salariés au quotidien.

La méthode complète pour cartographier vos processus RH en 5 étapes

La cartographie d’un processus ne consiste pas simplement à le dessiner. Pour que la démarche soit un succès et mène à une amélioration réelle de la performance, vous devez la conduire comme un véritable projet. Voici une méthode structurée en 5 étapes clés, de la préparation au suivi des résultats.

Étape 1 : Préparer et cadrer le projet (La fondation)

Avant de vous lancer dans les interviews, une phase de préparation garantira que tout le monde avance dans la même direction.

• Définir le périmètre : Il est souvent contre-productif de vouloir tout cartographier d’un coup. Choisissez un ou deux processus pilotes. Un bon point de départ est un processus jugé “douloureux” par les équipes (ex: la gestion des notes de frais) ou un processus à fort enjeu stratégique (ex: l’intégration des nouveaux collaborateurs).
• Fixer des objectifs clairs : Que cherchez-vous à accomplir ? Réduire le temps de traitement de 30% ? Diminuer le taux d’erreur sur la paie ? Améliorer la satisfaction des nouvelles recrues ? Des objectifs mesurables (KPIs) vous permettront de juger du succès du projet.
• Constituer l’équipe projet : Désignez un pilote de processus (souvent un membre de l’équipe RH) et identifiez les contributeurs clés. Il est crucial d’impliquer dès le départ les collaborateurs de tous les services concernés, car ce sont eux qui connaissent le mieux la réalité du terrain.

Étape 2 : Auditer le processus existant (L’état des lieux)

L’objectif ici est de comprendre et de documenter le fonctionnement réel du processus, et non le fonctionnement théorique qui figure dans une ancienne procédure. C’est l’étape d’investigation.

• Mener des ateliers et des interviews : Organisez des ateliers de travail collaboratifs ou des entretiens individuels avec les employés impliqués. L’écoute est la compétence clé.
• Collecter les données : Pour chaque étape du processus, cherchez à obtenir les réponses aux questions suivantes :
  • Qui ? Quels sont les acteurs (employé, manager, RH, service comptable, etc) ?
  • Quoi ? Quelle est l’action réalisée ? Quelle est la tâche précise ?
  • Quand ? À quel moment se déclenche cette étape ? Combien de temps dure-t-elle ?
  • Comment ? Quels outils sont utilisés (Email, Excel, téléphone, logiciel spécifique) ?
  • Quelles données ? Quelles informations sont nécessaires pour réaliser l’étape et quelles informations sont produites ?
  • Quels sont les points de blocage ? Identifiez les frustrations, les délais, les contournements et les tâches manuelles répétitives.

Étape 3 : Modéliser et visualiser le flux

Une fois les informations collectées, vous allez les traduire en une représentation visuelle. Un schéma est bien plus facile à analyser et à partager qu’un long texte.

• Choisir un niveau de détail : Vous commencerez par une vue “macro” qui montre les grandes étapes. Puis, vous créerez des vues plus détaillées pour les étapes complexes.
• Créer le logigramme : Utilisez des formes simples (une boîte pour une action, un losange pour une décision) pour représenter le flux de travail. L’important est que le schéma soit clair et compréhensible par tous, même sans être un expert. Des outils comme Miro, Lucidchart ou même PowerPoint peuvent être utilisés.

Étape 4 : Analyser, critiquer et optimiser (Le processus cible)

C’est le moment de prendre du recul. La carte du processus existant sous les yeux, l’équipe projet analyse et imagine le processus idéal.

• Identifier les inefficacités : Repérez les goulots d’étranglement (où le processus ralentit), les tâches redondantes ou à faible valeur ajoutée (ex: double saisie d’information), et les validations inutiles qui alourdissent le circuit.
• Simplifier et fluidifier : Pour chaque étape, demandez-vous : “est-ce vraiment nécessaire ?”, “peut-on faire plus simple ?”, “peut-on faire plus vite ?”.
• Identifier les opportunités d’automatisation : C’est ici que la dématérialisation prend tout son sens. Identifiez toutes les tâches manuelles (envois d’e-mails, relances, transferts de fichiers Excel) à automatiser avec un SIRH pour gagner en temps et en fiabilité.
• Dessiner le processus cible : Modélisez le nouveau processus optimisé, en intégrant les améliorations identifiées.

Étape 5 : Déployer, communiquer et mesurer

Votre travail n’est pas terminé une fois le nouveau schéma dessiné. La phase la plus critique est son adoption par les équipes.

• Valider et communiquer : Présentez le processus cible aux équipes et aux managers concernés. Expliquez les changements, mais surtout les bénéfices attendus pour eux au quotidien.
• Former les collaborateurs : Si le nouveau processus implique de nouveaux outils (comme la mise en place d’un SIRH) ou de nouvelles habitudes de travail, un plan de formation est indispensable pour accompagner le changement.
• Suivre les indicateurs : Mettez en place un suivi des KPIs que vous aviez définis à l’étape 1. Le temps de traitement a-t-il réellement diminué ? La satisfaction des employés s’est-elle améliorée ? Ce suivi vous permettra de prouver la valeur de votre démarche et d’ajuster le tir si nécessaire.

Quel est l’objectif de la cartographie ?

La cartographie a un objectif simple : faire un état des lieux exhaustif de la situation pour comprendre un processus dans ses moindres détails. Cette cartographie est l’un des points clés de la mise en œuvre de tout logiciel RH car elle permet à l’éditeur de comprendre dans le détail le fonctionnement interne de l’entreprise. Fort de ces données, l’éditeur peut alors configurer sa solution suivant les prérequis établis par le client.

Au-delà de l’implémentation d’un SIRH (système d’information des ressources humaines), la cartographie joue un rôle essentiel pour remettre à plat l’organisation de l’entreprise sous l’impulsion de la fonction RH. Un travail d’information et de formation pourra être mené pour partager initialement les objectifs et au final les résultats obtenus.

Quels processus peuvent être cartographiés ?

Il n’y a pas vraiment de limite au travail de cartographie des processus. On pourra l’utiliser aussi bien pour la gestion des notes de frais que pour la gestion des achats ou le suivi des activités. Le tout est de s’entourer des personnes impliquées dans le processus pour que le travail d’analyse soit le plus pertinent possible.

Cas concret : le processus de gestion des congés et absences

Prenons un exemple pour mettre en exergue tous les aspects théoriques présentés ci-dessus avec le process de gestion des congés. Dans l’entreprise, il fonctionne souvent ainsi :

• l’employé soumet une demande de congés.
• le responsable hiérarchique la valide.
• le service paie consolide les demandes.

Voici les déviations régulièrement constatées lorsque nos équipes interviennent auprès de clients pour cartographier leurs processus :

• les employés ne soumettent pas toujours une demande formelle avant de partir en congés.
• les jours pris ne correspondent pas toujours à la réalité de la demande initiale.
• les demandes ne sont pas toujours validées de façon régulière par le responsable.
• certaines demandes n’arrivent jamais jusqu’au service paie.

Voici les impacts pour l’entreprise :

• le fonctionnement de certains services est désorganisé.
• certains managers n’ont pas une idée précise des absences prévues.
• certains jours pris ne sont pas décomptés sur la fiche de paie.

Pour résumer le constat qui est souvent fait : perte de temps, perte d’argent, désorganisation et manque de responsabilité. Avec une gestion des congés en ligne, ces problèmes sont réduits.

La dématérialisation apporte une solution efficace

La dématérialisation des processus RH est l’une des solutions pour mieux cadrer et systématiser le fonctionnement au sein de l’entreprise. Un pilotage efficace de la gestion des ressources humaines passe par l’uniformisation des modes de fonctionnement. Cela passe donc par la transformation digitale de l’entreprise. Pour cela, elle peut s’appuyer sur les atouts des logiciels en mode SaaS, comme Mon Intranet SIRH. Ils permettent de bénéficier d’outils informatiques adaptés aux besoins de l’entreprise.

Dématérialiser un processus fait partie des décisions stratégiques que le management doit prendre pour mettre un terme aux nombreuses déviations qui interviennent lorsque chacun fonctionne comme bon lui semble. Pour la direction, cela permet également d’éliminer un certain nombre de risques légaux et financiers. Tout cela concourt à la mise en place d’un SIRH.

Au moment du recrutement et de l’intégration de nouveaux collaborateurs dans les entreprises, les processus doivent être expliqués de façon détaillée. Une formation pourra être organisée pour les plus complexes. C’est le rôle des ressources humaines de s’assurer que chacun soit parfaitement informé des règles de fonctionnement. Cela permet ensuite aux employés d’être plus performants dans leur poste et les actions qu’ils mènent au quotidien.

La cartographie des processus doit être perçue comme un moyen efficace de mieux appréhender le fonctionnement réel de chaque service ou métier par rapport à ce qui en est attendu sur le papier. Fort de ce constat, il est ensuite possible de redonner de la cohérence aux modes de travail dans les activités.

Passons à l’action

Établir un référentiel ne vous servira pas à grand-chose si derrière, vous ne décidez pas d’un plan d’action concret et suivi. Notre équipe de consultants RH se tient à votre disposition pour cartographier avec vous vos processus et évaluer les bénéfices de la dématérialisation avec une solution comme Mon Intranet SIRH. Contactez-nous pour en savoir plus.