Módulo de base de datos de proveedores

Mi Intranet integra en su software de gestión de compras un completo motor para gestionar la base de datos de proveedores de la empresa.

¿Para qué sirve una base de datos de este tipo?

En muchas empresas, cada empleado que realiza compras de bienes mantiene su propia lista de proveedores, a menudo en Excel o Access. Esto da lugar a incoherencias en los procedimientos operativos y a desviaciones del proceso de compra. Además, esta forma de trabajar no es óptima, ya que crea una duplicación de esfuerzos en muchas situaciones para mantener información similar.

La creación de una base de datos centralizada ofrece una respuesta técnica fiable a este problema. Toda la información de los proveedores está disponible y accesible en un solo lugar. Esto supone un considerable ahorro de tiempo y una mayor coherencia en los procesos de compra.

En concreto, el comprador sabe rápidamente si un proveedor ya está referenciado en las tablas de la base de datos. Entonces puede hacer un pedido. Sabe a quién dirigirse en el proveedor para cualquier cuestión comercial, técnica o logística.

En Mi Intranet, esta base de datos puede utilizarse como tabla independiente o en conexión con el módulo de gestión de compras.

¿Qué datos hay en la base de datos de proveedores?

La base de datos registra una gran cantidad de datos asociados a cada proveedor de la empresa :

  • El nombre del proveedor
  • La dirección
  • Un número de proveedor : código contable, código interno
  • Los diferentes contactos : nombre, correo electrónico, teléfono
  • Los datos la orden de compra : moneda por defecto, tipo de IVA, plazo de pago

Mi Intranet también integra una gestión avanzada de campos personalizados. Esto permite a la empresa asociar un número ilimitado de datos adicionales a todos los proveedores para satisfacer cada necesidad de forma específica. Esta estructura es especialmente flexible, ya que es posible decidir qué datos se incluirán después en los pedidos de compra como parte del proceso de adquisición.

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Creación y edición de proveedores

La creación de un nuevo proveedor en el fichero se realiza de forma rápida, ya sea de forma individual o utilizando el módulo de creación por lotes que permite crear múltiples proveedores sobre la marcha a partir de una importación en formato CSV. Un formulario ergonómico está disponible para facilitar la creación en el sistema en unos pocos clics.

La configuración determina quién puede crear y modificar proveedores :

  • sólo los administradores
  • todos los usuarios con validación de administrador
  • todos los usuarios y administradores sin control de los datos introducidos

Esta flexibilidad en la configuración ofrece a la empresa la posibilidad de gestionar su base de datos de forma dinámica y evolutiva. Todo el mundo puede contribuir a su enriquecimiento a lo largo del tiempo a partir de los contactos establecidos con los proveedores. Los administradores pueden participar para validar cada cambio realizado por un usuario antes de que sea efectivo en la base de datos. De este modo, los cambios no pueden realizarse de forma incontrolada y la coherencia de los datos queda garantizada.

Cuando un proveedor ya no debe ser accesible para realizar nuevos pedidos, basta con desactivarlo. Sigue siendo visible en la base de datos, pero no puede utilizarse para hacer un pedido.

Un módulo de búsqueda con un sistema de autocompletado le permite encontrar rápidamente los proveedores ya registrados en la base de datos.

Una base de datos de fácil acceso

No hay nada más frustrante que buscar la información de contacto de un proveedor con el que no se ha trabajado en años. Puede que el comprador responsable haya dejado la empresa. Gracias a la base de datos, puede encontrar en unos pocos clics los contactos, pero también el historial de pedidos anteriores. Esta información es muy valiosa a la hora de negociar un contrato.

Como la base de datos forma parte de nuestro servicio en línea, puede acceder a la información en cualquier momento desde una simple conexión a Internet.

Simplificación del abastecimiento

La base de datos le permite clasificar a sus proveedores de forma avanzada gracias a los campos personalizados. Por ejemplo, puede asociarlos a diferentes departamentos de la empresa o asignarles un nivel de prioridad. Esta flexibilidad en la estructura le permite adaptarse a todo tipo de operaciones.

Gestión de las relaciones con los proveedores al alcance de la mano

Seguro que ha oído hablar del SRM o gestión de las relaciones con los proveedores. Se trata de una herramienta para gestionar la relación con los proveedores, un componente esencial de la cadena de suministro. Un software de este tipo puede funcionar de forma autónoma o como Mi intranet se integra dentro de una solución más amplia de Procure to Pay. La ventaja de nuestra integración es un enfoque completo del proceso de gestión de compras, desde el abastecimiento hasta el pago. De este modo, el departamento de compras dispone de toda la información que necesita para tomar decisiones informadas.

¿Cuánto cuesta un software de gestión de proveedores de este tipo?

El precio depende del número de usuarios del módulo. Puedes encontrar todos los detalles de los precios en la página de suscripción de nuestro servicio online.