Système de gestion de base de données des fournisseurs
Mon Intranet SIRH intègre dans son logiciel de gestion des achats un moteur complet pour gérer la base de données des fournisseurs de l’entreprise. Grâce à cette base collaborative, les collaborateurs ont accès à l’ensemble des informations relatives aux fournisseurs de l’entreprise dans un système centralisé.
Quels sont les usages d’une telle base ?
Dans de nombreuses entreprises, chaque employé réalisant des achats de marchandises maintient sa propre liste de fournisseurs, souvent sur Excel ou Access. Il en résulte des incohérences dans les modes de fonctionnement et des déviations par rapport aux processus d’achats. De plus, ce fonctionnement n’est pas optimal puisqu’il engendre une duplication des efforts dans de nombreuses situations pour maintenir des informations semblables.
La création d’une base centralisée apporte une réponse technique fiable à cette problématique. Toutes les informations relatives aux fournisseurs sont présentes et accessibles au même endroit. Il en résulte un gain de temps considérable et une meilleure cohérence dans le suivi des processus d’achats.
Concrètement, l’acheteur sait en quelques instants si un fournisseur est déjà référencé dans les tables de la base. Il peut alors passer une commande rapidement. Il fait qui contacter chez le fournisseur pour toute question commerciale, technique ou logistique.
Dans Mon Intranet SIRH, cette base peut être utilisée de façon isolée ou alors en connexion avec le module de gestion des achats.
Tableau comparatif : gestion des données fournisseurs
| Critère | Gestion SANS Base de Données Centralisée (Ex: Fichiers épars, Excel individuels) | Gestion AVEC un Système Centralisé (Ex: Mon Intranet SIRH) |
|---|---|---|
| Centralisation des Données | Données dispersées sur plusieurs supports (emails, disques durs, feuilles individuelles). Risque de silos d’information. | Toutes les informations fournisseurs sont regroupées en un point unique et accessible. |
| Exactitude & Cohérence | Risque élevé d’erreurs, de doublons, de données obsolètes ou contradictoires. Pas de standardisation. | Données standardisées, mises à jour facilitées, réduction significative des erreurs et des doublons. Meilleure qualité des données. |
| Accessibilité & Partage | Accès limité, partage difficile et non sécurisé. Difficulté à savoir qui a la dernière version. | Accès contrôlé et partagé en temps réel selon les droits des utilisateurs. Collaboration simplifiée entre équipes (achats, compta, etc.). |
| Efficacité & Gain de Temps | Processus manuels chronophages (recherche d’informations, saisie multiple, consolidation). Perte de temps. | Automatisation de tâches. Gain de productivité notable. |
| Recherche & Retrouvabilité | Recherche lente, fastidieuse et souvent incomplète. Difficile de croiser les informations. | Fonction de recherche puissante et intuitive. Accès rapide à l’information voulue. |
| Sécurité & Droits d’Accès | Sécurité des données souvent faible. Pas de gestion fine des droits d’accès. Risque de fuites ou de modifications non autorisées. | Sécurité renforcée des données sensibles. Gestion granulaire des permissions et des droits d’accès par utilisateur. |
| Mise à jour des Données | Processus de mise à jour manuel, fastidieux et souvent négligé. | Processus collaboratif avec validation des mises à jour. |
| Évolutivité | Difficile à adapter à l’augmentation du volume de fournisseurs ou à la complexification des besoins. | Solution conçue pour s’adapter à la croissance de l’entreprise et à l’évolution des besoins en gestion des fournisseurs. |
Quelles données sont présentes dans la base des fournisseurs ?
La base de données permet de suivre de nombreuses données associées à chaque fournisseur de l’entreprise :
- Le nom du fournisseur
- Son adresse
- Un numéro de fournisseur : code comptable, code interne
- Les différents contacts : nom, email, téléphone
- Des données financières et administratives : numéro de SIREN, de TVA, code NAF
- Les détails de commande : devise par défaut, taux de TVA, délai et conditions de paiements
Mon Intranet SIRH intègre en sus une gestion avancée de champs personnalisés. Cela permet ainsi à l’entreprise d’associer à chaque fournisseur un nombre illimité de données complémentaires pour répondre à chaque besoin de manière spécifique. Cette structure est particulièrement flexible puisque l’on peut décider des données qui seront ensuite reprises dans les bons de commande dans le cadre du processus d’achat.
Des références dans tous les secteurs de l'économie
Les avis de nos clients à propos de Mon Intranet SIRH
Nous utilisons la solution Mon Intranet SIRH pour la gestion des temps de travail et des absences, et nous en sommes pleinement satisfaits.
La solution se distingue par sa fiabilité, assurant un traitement précis et sécurisé des données. Le suivi est largement simplifié, tant pour les équipes RH que pour les managers, ce qui représente un gain de temps considérable au quotidien.
L’outil a su convaincre dès sa mise en place, favorisant une adoption simple et intuitive des salariés et des managers.
Je tiens également à souligner la qualité de service, la disponibilité et la réactivité du service client, toujours à l’écoute en cas de besoin et lors des multiples développements que nous avons demandés.
Enfin, Mon Intranet SIRH fonctionne parfaitement dans un contexte international, prend en compte les spécificités locales de plusieurs pays.
Nous recommandons pleinement cette solution pour toute organisation cherchant un outil intuitif, robuste et adapté à des environnements internationaux.
Clients
Pays
4.8 / 5
Avis des clients
La création et l’édition des fournisseurs
La création d’un nouveau fournisseur dans le fichier se fait de façon rapide soit individuellement, soit en utilisant le module de création par lot qui permet de créer de multiples fournisseurs à la volée à partir d’un import au format CSV. Un formulaire ergonomique est disponible pour faciliter la création dans le système en quelques clics.
La configuration détermine qui peut créer et modifier des fournisseurs :
- uniquement des administrateurs
- tous les utilisateurs avec une validation d’un administrateur
- tous les utilisateurs et administrateurs sans contrôle des données entrées
Cette souplesse dans la configuration offre à l’entreprise l’opportunité de gérer sa base de façon dynamique et évolutive. Chacun peut contribuer à son enrichissement au fil du temps en fonction des contacts établis avec les fournisseurs. Les administrateurs peuvent être impliqués pour valider chaque changement effectué par un utilisateur avant que celui-ci ne soit effectif dans la base. Ainsi, les modifications ne peuvent pas être faites de façon anarchique sans contrôle et la cohérence des données reste garantie.
Lorsqu’un fournisseur ne doit plus être accessible pour passer de nouvelles commandes, il suffit de le désactiver. Il reste alors visible dans la base mais on ne peut plus l’utiliser pour passer une commande.
Un module de recherche doté d’un système d’autocomplétion permet de trouver rapidement les fournisseurs déjà inscrits dans la base.
Une base facilement accessible
Il n’y a rien de plus frustrant que de rechercher les coordonnées d’un fournisseur avec lequel on n’a pas travaillé depuis des années. L’acheteur en charge a peut-être quitté l’entreprise. Grâce à la base, vous pouvez retrouver en quelques clics les contacts mais aussi l’historique des commandes passées. Cette information est très précieuse dans le cadre de la négociation d’un contrat.
Comme la base fait partie de notre service en ligne, vous pouvez accéder aux informations présentes à tout moment depuis une simple connexion Internet.
Le sourcing simplifié
La base permet de catégoriser ses fournisseurs de façon avancée grâce aux champs personnalisés. Vous allez par exemple pouvoir les associer aux différents services de l’entreprise ou encore leur attribuer un niveau de priorité. Cette souplesse dans la structure permet de s’adapter à tous les types de fonctionnement.
Le supplier relationship management à portée de main
Vous avez certainement entendu parler du SRM ou supplier relationship management. Il s’agit d’un outil de pilotage de la relation avec les fournisseurs, composant essentiel de la supply chain. Un tel logiciel peut fonctionner de façon isolée, ou comme Mon Intranet SIRH, être intégré au sein d’une solution plus large de Procure to Pay. L’avantage de notre intégration est une approche complète du processus de gestion des achats depuis le sourcing jusqu’au paiement. Ainsi, le service achats dispose de toutes les informations dont il a besoin pour prendre des décisions éclairées.
Quel coût pour un tel logiciel de gestion des fournisseurs ?
Le tarif dépend du nombre d’utilisateurs pour le module de gestion des achats intégré au logiciel Mon Intranet SIRH. Vous pourrez trouver tous les détails des prix dans la page d’abonnement à notre service en ligne.
