La durée totale un projet SIRH
La mise en place d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est un projet complexe. Il nécessite une planification minutieuse et une exécution soignée. La durée d’un projet SIRH varie considérablement en fonction de la taille de l’entreprise, de la complexité des processus RH existants et de l’étendue des fonctionnalités requises.
Dans les grandes entreprises, un projet SIRH complet s’étend souvent sur plusieurs mois, voire plus d’un an. Mais avec Mon Intranet SIRH, cette durée est grandement réduite grâce à la simplicité de sa mise en œuvre. Ainsi, pour une entreprise 100 salariés, la phase d’installation et de configuration dure, la plupart du temps, moins d’une semaine.
Le recueil des besoins
Interview des utilisateurs
L’interview des utilisateurs aide à comprendre en profondeur les besoins des collaborateurs et des managers qui utiliseront le futur système. Les entretiens avec les différents acteurs de l’entreprise, tels que les responsables RH, les managers opérationnels et les employés, permettent d’identifier les attentes et les défis actuels.
Durant ces interviews, l’équipe projet recueille des informations détaillées sur les processus RH existants, les points de friction et les opportunités d’amélioration. Nous vous conseillons d”impliquer un large éventail d’utilisateurs pour vous assurer que le SIRH répondra aux besoins de tous les départements.
Cette phase est l’occasion d’identifier les potentielles résistances au changement et de commencer à préparer les collaborateurs à l’adoption du nouveau système.
Durée : 1 à 8 semaines, selon la taille et la complexité de l’organisation.
Analyse des processus RH
Cette phase implique l’examen minutieux de tous les aspects de la gestion des ressources humaines, de la gestion du personnel aux notes de frais, en passant par la formation et le développement des compétences.
L’équipe projet doit cartographier les flux de travail actuels, identifier les goulots d’étranglement et proposer des améliorations potentielles que le nouveau SIRH pourrait apporter. Ces améliorations font partie des avantages de tout SIRH.
Cette analyse permet non seulement de comprendre les besoins de l’entreprise en matière de SIRH, mais aussi de repérer les opportunités d’automatisation et de simplification des tâches.
Vous ne devez négliger aucun aspect des processus RH. L’implication de la DSI est souvent nécessaire à ce stade pour évaluer la compatibilité des systèmes existants avec le futur SIRH et anticiper les défis techniques potentiels.
Durée : 1 à 8 semaines suivant le nombre de processus à cartographier
Création du cahier des charges
La création du cahier des charges est une étape clé qui cristallise les résultats des phases précédentes en un document exhaustif. Ce document détaille les fonctionnalités requises, les spécifications techniques, les contraintes budgétaires et les délais attendus pour le projet SIRH. La rédaction d’un cahier des charges précis conditionne le succès du projet, car il servira de référence tout au long de sa mise en œuvre.
Elle nécessite une collaboration étroite entre les équipes RH, la DSI et les différents départements de l’entreprise. Le cahier des charges doit non seulement refléter les besoins actuels, mais aussi anticiper les évolutions futures de l’organisation.
Il doit inclure des critères de performance, des exigences en matière de sécurité des données RH et des spécifications pour l’intégration avec d’autres systèmes d’information de l’entreprise. Un cahier des charges bien élaboré est un facteur clé pour bien choisir le SIRH adapté et réussir sa mise en place.
Durée : 1 à 4 semaines
Le choix du SIRH
Démonstration des logiciels SIRH
La phase de démonstration des solutions SIRH vous donne l’opportunité d’évaluer concrètement les différentes options disponibles sur le marché. Durant cette étape, les fournisseurs de logiciels SIRH sont invités à présenter leurs produits à l’équipe projet et aux principaux décideurs de l’entreprise.
Durant ces démonstrations, vous visualiserez les fonctionnalités offertes, l’ergonomie de l’interface utilisateur et la capacité du système à répondre aux besoins identifiés dans le cahier des charges.
Cette phase s’étend là encore sur plusieurs semaines, selon le nombre de solutions à évaluer. Le choix du SIRH aura un impact à long terme sur l’efficacité des processus RH. Les démonstrations doivent couvrir tous les modules pertinents, de la gestion du personnel à la gestion des talents, en passant par le temps de travail et les notes de frais. L’équipe projet prendra le temps d’évaluer la flexibilité des solutions proposées et leur capacité à s’adapter aux évolutions futures de l’entreprise.
Durée : 1 à 4 semaines
Envoi du cahier des charges
L’envoi du cahier des charges aux fournisseurs potentiels marque le début de la phase de sélection formelle du SIRH. Ce document, fruit d’un travail minutieux de recueil des besoins et d’analyse des processus RH, permet aux éditeurs de logiciels de comprendre précisément les attentes de l’entreprise. Il sert de base pour la comparaison objective des différentes solutions SIRH proposées et guide les fournisseurs dans la préparation de leurs offres.
Cette étape, bien que relativement courte en termes de durée, est fondamentale pour la suite du projet. Elle nécessite une communication claire et des délais raisonnables pour permettre aux fournisseurs de préparer des propositions détaillées et pertinentes.
L’équipe projet doit rester disponible pour répondre aux questions des fournisseurs et fournir des éclaircissements si nécessaire. Cette phase est l’occasion de commencer à évaluer la réactivité et le professionnalisme des différents fournisseurs. Ces critères influenceront le choix final du SIRH.
Durée : 2 à 4 semaines
Analyse des offres
L’analyse des offres reçues s’étend sur plusieurs semaines. Elle vous permet de connaître le budget à mobiliser pour votre projet SIRH. Cette phase implique un examen minutieux de chaque proposition pour évaluer sa conformité aux exigences spécifiées, son rapport qualité-prix et sa capacité à s’intégrer dans l’écosystème existant de l’entreprise.
L’équipe projet, en collaboration avec la DSI et les responsables RH, compare les fonctionnalités offertes, les coûts d’acquisition et de maintenance, ainsi que les délais de mise en œuvre proposés.
Cette analyse ne se limite pas aux aspects techniques et fonctionnels du SIRH. Elle prend aussi en compte l’antériorité du fournisseur, sa réputation sur le marché et sa capacité à accompagner l’entreprise dans la durée.
Les références clients et les retours d’expérience d’autres entreprises utilisatrices de la solution sont précieux à ce stade. L’objectif est de réduire la liste des candidats potentiels à deux ou trois finalistes. Ils seront ensuite soumis à une évaluation plus approfondie, incluant éventuellement des tests ou un proof of concept.
Durée : 4 semaines
Signature du contrat
Vous avez sélectionné votre futur outil RH. Vous allez maintenant signer un contrat avec le prestataire retenu. Ce contrat précise :
- la durée d’engagement
- le tarif pour l’utilisation du service et les différentes options
- les responsabilités de chacune des parties
Durée : 1 à 4 semaines
Des références dans tous les secteurs de l'économie
Clients
Pays
4.8 / 5
Avis des clients
La phase d’implémentation
Installation du système
L’installation du système SIRH marque le début concret de la phase d’implémentation. Cette étape varie en durée et en complexité selon que le SIRH est hébergé dans le cloud ou sur site.
Pour un système sur site, l’installation implique la mise en place de l’infrastructure matérielle et logicielle nécessaire, ce qui peut prendre plusieurs semaines. Dans le cas d’une solution SaaS, le processus est beaucoup plus rapide, mais nécessite une attention particulière à la sécurité des données et à la configuration des accès.
Durant cette phase, la collaboration étroite entre l’équipe projet, la DSI et le fournisseur du SIRH est essentielle. Il faut s’assurer que le système est correctement intégré à l’environnement informatique existant de l’entreprise, que les protocoles de sécurité sont en place et que les performances du système répondent aux attentes.
Cette étape inclut la mise en place des environnements de test et de production, essentiels pour garantir un déploiement sans heurts du SIRH.
Durée : quelques heures pour Mon Intranet SIRH en mode SaaS à plusieurs mois pour un logiciel SIRH lambda hébergé chez le client
Configuration du logiciel SIRH
La configuration du SIRH permet d’adapter le système aux spécificités de l’entreprise. Cette phase implique la personnalisation des modules, la définition des workflows, la création des profils utilisateurs et l’ajustement des paramètres pour refléter les processus RH de l’organisation.
La durée de cette étape varie considérablement, allant de quelques jours à quelques semaines, en fonction de la complexité des besoins et du degré de personnalisation requis.
Durant cette phase, l’équipe projet travaille en étroite collaboration avec les experts du fournisseur SIRH pour s’assurer que chaque fonctionnalité est correctement paramétrée. La configuration du système est réalisée de manière à optimiser les processus RH tout en restant fidèle aux pratiques et à la culture de l’entreprise.
Cette étape inclut la mise en place des interfaces avec d’autres systèmes d’information de l’entreprise, tels que les outils de paie ou de gestion financière. Des tests approfondis sont menés à chaque étape de la configuration pour garantir que le SIRH répond aux attentes et fonctionne de manière optimale.
Durée : de quelques heures à quelques jours avec Mon Intranet SIRH, jusqu’à plusieurs mois pour certains SIRH
C'est la durée maximale en nombre de jours pour la phase d'implémentation de 95% des projets SIRH de moins de 500 employés avec Mon Intranet SIRH
Reprise des données
La reprise des données consiste à transférer les données RH existantes vers le nouveau système. Cette étape s’avère souvent complexe et chronophage, surtout si les données sont dispersées dans différents systèmes ou formats. La durée de cette phase ira de quelques semaines à plusieurs mois, en fonction du volume et de la qualité des données à migrer, ainsi que de la complexité des transformations nécessaires.
Cette étape nécessite une planification minutieuse et une coordination étroite entre l’équipe projet, les experts en données de l’entreprise et les spécialistes du fournisseur SIRH. Vous définirez une stratégie de migration qui garantisse l’intégrité et la confidentialité des données RH tout au long du processus.
Cette phase comprend la vérification et le nettoyage des données, l’harmonisation des formats et la résolution des incohérences. Des tests rigoureux sont menés pour s’assurer que toutes les données ont été correctement transférées et sont accessibles dans le nouveau système. La réussite de cette étape garantit la fiabilité et l’efficacité du SIRH dès son lancement.
Durée : 1 à 16 semaines suivant le volume de données à reprendre
Formation des utilisateurs
La formation des utilisateurs détermine en grande partie le succès de l’adoption du nouveau SIRH. Cette phase vise à familiariser les collaborateurs, les managers et les professionnels RH avec les fonctionnalités et l’interface du système. La durée de cette étape va de quelques jours à quelques semaines, en fonction de la taille de l’entreprise, du nombre d’utilisateurs à former et de la complexité du SIRH.
Un plan de formation complet est élaboré, prenant en compte les différents profils d’utilisateurs et leurs besoins spécifiques. Les sessions de formation comprennent des webinaires, des tutoriels en ligne et des manuels d’utilisation.
Vous ne devez pas sous-estimer cette phase, car une formation adéquate maximisera l’utilisation du SIRH et le retour sur investissement attendu. La formation doit non seulement couvrir les aspects techniques du système, mais aussi expliquer comment le SIRH s’intègre dans les processus RH globaux de l’entreprise. Cette étape est l’occasion de recueillir les premiers retours des utilisateurs et d’ajuster le système si nécessaire avant son déploiement complet.
Durée : 1 à 4 semaines
Récapitulatif de la durée d’un projet SIRH
| Étape | Sous-étape | Durée |
|---|---|---|
| Recueil des besoins | Interview des utilisateurs | 1 à 8 semaines |
| Analyse des processus RH | 1 à 8 semaines | |
| Création du cahier des charges | 1 à 4 semaines | |
| Choix du SIRH | Démonstration des logiciels SIRH | 1 à 4 semaines |
| Envoi du cahier des charges | 2 à 4 semaines | |
| Analyse des offres | 4 semaines | |
| Signature du contrat | 1 à 4 semaines | |
| Phase d’implémentation | Installation du système | Quelques heures à plusieurs mois |
| Configuration du logiciel SIRH | Quelques heures à plusieurs mois | |
| Reprise des données | 1 à 16 semaines | |
| Formation des utilisateurs | 1 à 4 semaines |
Au final, la durée d’un projet varie de quelques semaines à plusieurs mois. Depuis 2008, nous avons mené un nombre considérable de projets et sur des organisations de taille moyenne, cela ne prend bien souvent pas plus de quelques jours à 3-4 semaines. Cela prend plus de temps lorsque la solution est utilisée dans un cadre international avec des règles de fonctionnement très variées.
