Les différences entre le Procure-to-Pay (P2P) et le Source-to-Pay (S2P)
Dans le monde des achats et de la gestion des fournisseurs, deux processus clés se distinguent : le Procure-to-Pay (P2P) et le Source-to-Pay (S2P). Ces approches visent à faire monter en maturité la relation fournisseur, à sécuriser le flux transactionnel des achats et à transformer l’efficacité opérationnelle en avantage concurrentiel. Nous explorons ci-dessous les différences entre ces deux processus afin de vous aider à comprendre lequel pourrait être le plus adapté à votre entreprise.
Comparaison des processus Procure to Pay et Source to Pay
Le Procure-to-Pay (P2P) et le Source-to-Pay (S2P) sont deux processus fondamentaux dans la gestion des achats et des relations avec les fournisseurs. Malgré certains éléments communs, ces approches diffèrent par leur portée et leur mise en œuvre.
Le P2P se concentre principalement sur l’optimisation du processus d’achat, de la commande au paiement, tandis que le S2P englobe une gamme plus large d’activités, incluant la recherche et l’évaluation des fournisseurs.
Les entreprises vont choisir entre ces deux approches en fonction de leurs besoins et de leur stratégie d’approvisionnement. Le Procure to Pay est souvent privilégié par les organisations cherchant à automatiser et à rationaliser leurs processus d’achat existants, tandis que le Source to Pay est adopté par celles qui souhaitent une approche plus étendue de la gestion des fournisseurs et des achats stratégiques.
Comprendre les différences entre ces deux processus vous aidera à déterminer quelle approche conviendra le mieux à votre entreprise.
| Caractéristique | Procure-to-Pay (P2P) | Source-to-Pay (S2P) |
|---|---|---|
| Définition | Processus couvrant la demande d’achat jusqu’au paiement des biens ou services | Processus englobant toutes les activités d’achat, du sourcing au paiement |
| Point de départ | Demande de biens et services | Sourcing stratégique et sélection des fournisseurs |
| Étapes couvertes | Demande d’achat, achat, réception, demande de paiement | Sourcing, cycle de vie des contrats, achat, gestion des factures, traitement des paiements |
| Focus principal | Efficacité opérationnelle, contrôle des dépenses et conformité des achats | Valeur stratégique, gestion des risques et optimisation des coûts sur le long terme |
| Complexité | Adapté aux besoins d’achat standards | Conçu pour les entreprises ayant des besoins d’achat complexes avec des appels d’offres ou des marchés |
| Gestion des fournisseurs | Limitée | Inclut la sélection et la négociation avec les fournisseurs |
| Portée | Processus d’achat transactionnel | Combine le processus S2C (Source to Contract) et P2P |
Définition du Procure to Pay
Le Procure to Pay, aussi connu sous le nom de Purchase to Pay, est un processus intégré qui couvre toutes les étapes de l’achat de biens et de services, de la demande de biens et services jusqu’au paiement final.
Ce processus vise à optimiser les achats en automatisant et en rationalisant les différentes étapes, réduisant ainsi les coûts et améliorant l’efficacité opérationnelle. Le P2P englobe plusieurs fonctions clés, notamment la gestion des bons de commande, la réception des marchandises, le traitement des factures et le paiement des fournisseurs.
L’un des principaux avantages du Procure to Pay est sa capacité à améliorer la visibilité et le contrôle sur les dépenses de l’entreprise. La centralisation des informations sur les achats et les paiements permet une meilleure gestion de la trésorerie. Elle réduit les risques d’erreurs, comme les facturations ou paiements en double. De plus, l’automatisation des processus de procurement réduit considérablement les délais de traitement.
Cela fiabilise la relation fournisseur en garantissant des paiements ponctuels et permet de drastiquement réduire les dépenses hors contrat (maverick spending), assurant une conformité totale avec les politiques d’achat.
Étapes du processus
Le processus Procure to Pay comprend plusieurs étapes clés qui forment un cycle complet de l’achat au paiement. La première étape consiste en la création et l’approbation d’une demande d’achat, suivie de l’émission d’un bon de commande au fournisseur sélectionné.
Une fois les biens ou services reçus, l’entreprise vérifie leur conformité avec la commande initiale. L’étape suivante implique la réception et le traitement des factures, qui sont comparées aux bons de commande et aux rapports de réception pour garantir l’exactitude.
Après la validation des factures, le processus de paiement est initié, impliquant la comptabilité fournisseurs et le département financier. L’automatisation joue un rôle clé dans l’optimisation de ces étapes, permettant un traitement plus rapide et plus précis des transactions.
Les solutions Procure to Pay modernes, comme Mon Intranet SIRH, offrent des fonctionnalités avancées telles que des workflows d’approbation configurables pour s’adapter aux politiques spécifiques de l’entreprise ou un modèle de bon de commande personnalisable.
Avantages et inconvénients
Les avantages du processus Procure to Pay sont nombreux. En premier lieu, il permet une réduction significative des coûts opérationnels grâce à l’automatisation des tâches manuelles et à l’élimination des erreurs.
La visibilité accrue sur les dépenses facilite une meilleure gestion budgétaire et une optimisation des achats. De plus, il améliore les relations avec les fournisseurs en assurant des paiements plus rapides et plus précis. Cela conduit à de meilleures conditions commerciales. L’intégration des données en temps réel offre une meilleure base pour la prise de décisions stratégiques en matière d’achats.
Cependant, ce processus présente aussi quelques inconvénients. Les projets P2P traditionnels sont parfois longs. Les solutions SaaS modernes comme Mon Intranet SIRH permettent une implémentation en quelques jours.
L’adoption par les utilisateurs représente parfois un défi, nécessitant une formation approfondie et un changement dans les habitudes de travail. De plus, le P2P se concentre principalement sur l’efficacité opérationnelle plutôt que sur les aspects stratégiques de la gestion des fournisseurs. Cela peut limiter son impact sur la performance globale de la chaîne d’approvisionnement pour certaines entreprises.
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Définition du Source to Pay
Le Source-to-Pay (S2P) est un processus plus complet qui englobe l’ensemble du cycle de vie des achats, depuis l’identification des besoins et la recherche de fournisseurs jusqu’au paiement final.
Contrairement au processus P2P, le S2P intègre des activités stratégiques en amont : appels d’offres, gestion des contrats ou encore évaluation des fournisseurs. Cette approche holistique vise à optimiser non seulement les transactions d’achat, mais aussi la stratégie d’approvisionnement globale de l’entreprise.
Le Source to Pay se distingue par sa capacité à aligner les achats sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. En incluant des étapes comme la recherche et la qualification des fournisseurs potentiels, il permet aux organisations de construire un réseau de fournisseurs plus robuste et diversifié.
Cette approche favorise une meilleure gestion des risques liés à la chaîne d’approvisionnement, en offrant une visibilité accrue sur les performances des fournisseurs et les tendances du marché. D’ailleurs, selon une récente étude “Global Chief Procurement Officer Survey” de Deloitte, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle est la priorité absolue des directeurs des achats, suivie de près par la gestion des risques, signe d’un besoin croissant de résilience stratégique.
Étapes du processus
Le processus Source to Pay comprend plusieurs étapes qui vont au-delà de la simple transaction d’achat. La première phase implique l’analyse des dépenses et l’identification des opportunités d’optimisation.
Vient ensuite la recherche et l’évaluation des fournisseurs potentiels, suivies par la négociation et la gestion des contrats. Ces étapes stratégiques vont établir une base solide pour les achats futurs et optimiser les relations avec les fournisseurs.
Une fois les contrats en place, le processus intègre les étapes classiques du Procure to Pay, incluant la création de bons de commande, la réception des biens et services, le traitement des factures et les paiements.
Le Source to Pay ajoute une dimension supplémentaire avec la gestion continue des performances des fournisseurs et l’analyse des données pour identifier les tendances et les opportunités d’amélioration.
Cette approche cyclique améliore en continu les processus d’achat et les relations fournisseurs, pour optimiser toute la chaîne d’approvisionnement.
Avantages et inconvénients
Le principal avantage du Source to Pay réside dans sa capacité à offrir une vue d’ensemble complète de la chaîne d’approvisionnement. Cette approche permet un meilleur alignement entre les approvisionnements et la stratégie globale de l’entreprise, conduisant à des décisions plus éclairées et à une optimisation des coûts à long terme.
Il facilite une gestion plus proactive des risques liés aux fournisseurs et une amélioration continue des processus d’achat grâce à l’analyse approfondie des données et des performances.
La mise en place d’un processus S2P s’avère plus complexe et coûteuse que celle d’un simple P2P. Elle nécessite souvent des changements organisationnels significatifs et l’adoption de technologies avancées.
De plus, le retour sur investissement prendra plus de temps à se matérialiser, car les bénéfices du S2P sont souvent plus stratégiques que purement opérationnels. Enfin, il est souvent trop lourd pour les petites et moyennes entreprises ainsi que celles ayant des besoins d’achat relativement simples.
Le Cycle de Vie des Achats de A à Z
Flux de bout en bout : Source-to-Pay (S2P)
Phase Stratégique (Source-to-Contract)
Processus Procure-to-Pay (P2P)
Comment choisir entre le P2P et le S2P ?
Le choix entre le Procure to Pay (P2P) et le Source to Pay (S2P) dépend largement des besoins et des objectifs stratégiques de l’entreprise. Le P2P est idéal pour les entreprises qui cherchent avant tout à améliorer leur efficacité et à réduire leurs coûts rapidement. Il offre une automatisation des processus d’achat existants et une optimisation des flux de trésorerie. Il est particulièrement adapté aux entreprises ayant des processus d’achat relativement stables et des relations fournisseurs bien établies.
Le Source-to-Pay s’impose pour les entreprises dont la performance dépend de l’innovation et de la résilience de leur écosystème fournisseurs. Elles cherchent à piloter la valeur sur l’ensemble du cycle de vie. Si l’objectif est d’aligner étroitement les achats avec la stratégie globale de l’entreprise, de gérer activement les risques liés à la chaîne d’approvisionnement, et d’exploiter pleinement les données pour prendre des décisions stratégiques, alors le S2P est probablement la meilleure option. Les grandes entreprises avec des chaînes d’approvisionnement complexes ou celles opérant dans des secteurs en rapide évolution bénéficieront particulièrement de l’approche plus holistique du Source to Pay.
En pratique, le S2P est surtout utilisé par les multinationales qui ont besoin d’une gestion des achats globale et centralisée. Dans les PME locales, le Procure to Pay est la plupart du temps amplement suffisant.
Le modèle hybride : la troisième voie, souvent privilégiée
Vous trouverez sur le marché des solutions hybrides qui réunissent le meilleur des deux mondes. Elles ont à la fois la simplicité des logiciels Procure to Pay et une partie de la richesse des solutions Source to Pay. C’est le cas du logiciel Mon Intranet SIRH qui vous permet un pilotage complet du P2P et ajoute en sus une gestion avancée des fournisseurs de l’entreprise avec un moteur de base de données hautement personnalisable.
Beaucoup d’entreprises n’ont pas besoin de lancer des consultations étendues ou gérer des marchés. Le surcoût engendré par le Source to Pay n’est donc pas justifié dans ce cas. Le modèle hybride porté par Mon Intranet SIRH trouve alors toute sa pertinence.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que le Source-to-Contract (S2C) ?
Le Source-to-Contract (S2C) représente la première moitié, purement stratégique, du processus Source-to-Pay. Il couvre toutes les étapes en amont de la commande effective :
- Analyse des dépenses et identification des besoins.
- Sourcing et évaluation des fournisseurs potentiels.
- Lancement des appels d’offres (RFP/RFQ).
- Négociation des termes commerciaux et juridiques.
- Signature et gestion du contrat.
Le processus S2C s’achève lorsque le contrat est signé et que le fournisseur est approuvé. C’est à ce moment précis que le processus Procure-to-Pay (P2P) prend le relais pour gérer les commandes, les réceptions et les paiements basés sur ce contrat-cadre.
Quel est le rôle du département financier dans chaque processus ?
Le rôle de la direction financière évolue considérablement entre une approche P2P et S2P :
- Dans un processus P2P, le département financier intervient principalement en aval. Son rôle est centré sur le contrôle : validation des factures, rapprochement avec les bons de commande, gestion des flux de trésorerie, garantie du respect des budgets et paiement des fournisseurs. Il est le garant de la conformité transactionnelle.
- Dans un processus S2P, la direction financière intervient en amont comme un véritable business partner des achats. Il collabore avec les Achats pour analyser les dépenses, évaluer la santé financière des fournisseurs potentiels (gestion des risques), calculer le coût total de possession (TCO) des contrats et définir les stratégies de négociation pour maximiser la valeur et les économies. Son rôle passe du simple contrôle à la création de valeur.
Un logiciel P2P peut-il évoluer vers un S2P ?
Oui, tout à fait, et c’est même l’une des grandes forces des solutions SaaS modernes et modulaires. Plutôt que d’investir d’emblée dans une suite S2P complète et complexe, de nombreuses entreprises choisissent une approche par étapes.
Elles commencent par mettre en place une solution P2P robuste pour maîtriser leurs processus transactionnels et contrôler leurs dépenses. Une fois cette base solide établie, elles activent des modules stratégiques supplémentaires comme par exemple la gestion avancée des fournisseurs pour évoluer progressivement vers une approche S2P complète. C’est l’avantage des plateformes flexibles qui accompagnent la croissance et la maturité de votre fonction Achat sans vous obliger à changer d’outil.
