Comprendre les éléments variables de paie

Les éléments variables de paie font partie intégrante du bulletin de salaire de chaque employé. Tous les mois, le gestionnaire de paie prépare ces données pour les injecter dans son logiciel de paie. Ils sont ensuite utilisés pour calculer la rémunération du salarié et sont, pour la plupart, retranscrits sur la fiche de paie. Notre guide vous apporte toutes les précisions importantes à ce sujet.

Qu’est-ce qu’un élément variable de paie ?

Par définition, un élément variable de paie est une donnée dont la valeur peut varier d’un mois à l’autre. Le contrat de travail intègre des éléments fixes comme le salaire de base et le temps de travail ainsi que des parties variables comme les congés, les primes, les heures supplémentaires ou encore les astreintes. Cela peut aussi être lié à des avantages comme une indemnité kilométrique ou les avantages en nature (voiture de fonction, logement de fonction).

Chaque mois, en fonction de l’activité du salarié, le gestionnaire prépare les différents éléments variables. Ce calcul minutieux a un impact direct sur le salaire perçu par le salarié. Il doit donc être d’une grande précision, car toute erreur a des conséquences dommageables pour le salarié et l’entreprise.

Chaque élément de variable a plusieurs critères :

• une périodicité : mensuelle, annuelle, etc…
• une population éligible
• une formule de calcul avec une valeur unitaire ou un taux spécifique
• un impact sur le calcul de la rémunération et des charges sociales

Les différents types d’éléments variables de paie

Lors de chaque période de paie, un certain nombre de données sont collectées. Voici une liste non exhaustive classée par thématique.

Les éléments variables de paie liés aux congés et absences

La plupart des congés et absences sont reprises sur le bulletin de paie. Certaines ont un impact direct sur le calcul de la rémunération. C’est le cas notamment des arrêts maladies ou du congé sans solde. En effet, l’arrêt maladie peut réduire la rémunération lorsqu’il y a un jour de carence. En ce qui concerne le congé sans solde, il suspend le paiement du salaire pour les journées concernées.

Les éléments variables de paie liés à la présence

Chaque salarié peut percevoir un complément de rémunération suivant certaines règles prévues par un accord d’entreprise ou la convention collective :

• prime de télétravail pour couvrir les frais liés au télétravail
• ticket restaurant ou indemnité de repas
• indemnités kilométriques pour couvrir les frais liés à la venue quotidienne au bureau
• prime de présence pour récompenser l’assiduité au travail
• les frais professionnels
• les avances sur salaire

Les éléments variables de paie liés au temps de travail

Le volume horaire de chaque employé peut évoluer d’un mois à l’autre. L’activité de l’entreprise et des événements exceptionnels sont les facteurs qui impactent ces EVP. Parmi eux, on retrouve notamment :

• les heures supplémentaires pour les employés à temps complet
• les heures complémentaires pour les employés à temps partiel
• le régime d’équivalence
• les primes d’astreinte

Les primes

La convention collective, un accord d’entreprise ou encore le contrat de travail, peuvent prévoir l’octroi de certaines primes suivant des conditions bien précises. Parmi ces primes, on peut citer :

• les commissions pour les salariés commerciaux
• les primes liées aux objectifs annuels ou à la performance
• les primes d’ancienneté et conventionnelles
• les primes de fin d’année ou du 13e mois
• les primes de pénibilité
• les indemnités de fin de contrat ou de départ à la retraite

Comment préparer au mieux les éléments variables de paie ?

Dans de nombreuses entreprises, ces données sont préparées sur un tableau Excel puis transmises à l’équipe chargée de la gestion de la paie ou au cabinet comptable quand la paie est externalisée.

La collecte des informations de paie

La qualité du travail réalisé pendant cette première étape conditionne la fiabilité du calcul qui suivra. Dans de nombreuses entreprises, cette phase consiste en la consolidation de tableaux Excel et de formulaires papiers. Le service RH vérifie les informations remontées par les employés et les responsables. Ce travail est particulièrement long et fastidieux. Il constitue une grande source d’inexactitudes.

Le calcul des éléments variables de paie

Cette étape demande beaucoup de rigueur. L’erreur n’est pas permise. Voici notre checklist pour un calcul réussi :

1. Vérifier la fiabilité des données d’entrée
2. Prendre en compte les critères légaux applicables (accord de branche, convention collective, contrat)
3. Valider la formule de calcul
4. Contrôler la cohérence des valeurs calculées

Il ne reste alors plus qu’à éditer le bulletin de paie.

Exemple de calcul d’un EVP : le cas des tickets restaurant

Nombre de tickets restaurants = nombre de jours ouvrés – nombre de jours complets d’absence – nombre de jours avec un déjeuner remboursé par l’entreprise dans le cadre d’un déplacement

Pour simplifier le calcul des tickets restaurant, les entreprises partent souvent sur une moyenne mensuelle de 18 jours travaillés. Cela correspond généralement au nombre de jours ouvrés moins le nombre moyen de jours de congés payés et RTT pris chaque mois. Il n’y a alors plus qu’à retirer les autres absences (arrêt maladie, congés sans solde, etc…).

Stop aux tableaux Excel : comment simplifier le calcul des éléments variables de paie ?

Si vous trouvez que tout cela est très manuel et chronophage, sachez qu’il existe une solution bien plus optimisée. Notre module logiciel de gestion des éléments variables de paie, intégré dans Mon Intranet, va vous permettre :

• collecter automatiquement les données
• calculer directement la plupart de vos EVP mois après mois
• exporter les données vers votre logiciel de paie

Notre interface formatera les EVP calculés suivant la nomenclature attendue par votre outil de gestion de la paie afin de vous permettre une intégration rapide sans saisie manuelle. Notre système est d’ores et déjà compatible avec un grand nombre de logiciels de paie du marché.

Notre module se base sur les absences, les données de présence ainsi que les événements rentrés par chaque salarié dans le SIRH. Le gestionnaire de paie a la main pour ajuster les calculs automatiques et ainsi prendre en compte des événements inconnus du logiciel.

La gestion optimale des éléments variables de paie

Le processus de paie repose sur plusieurs étapes :

1. Collecte des données : congés et absences, temps de travail, primes, etc…
2. Vérification de leur cohérence et passage dans un circuit de validation
3. Saisie manuelle ou intégration automatique dans le logiciel de paie

Chaque logiciel de paie dispose d’une interface sur laquelle le gestionnaire réalise la saisie des éléments variables préalablement calculés.

Si l’entreprise est équipée d’un SIRH comme Mon Intranet et que le logiciel de paie dispose d’une interface compatible, l’intégration se résumera à importer les données du SIRH et vérifier leur cohérence.

Quels sont les enjeux pour l’entreprise d’un bulletin de salaire sans erreurs ?

Un EVP erroné en raison d’une donnée d’entrée invalide, d’une erreur de calcul ou encore d’un problème de saisie entraîne trois risques pour l’entreprise :

• au niveau social : un employé impactant sera mécontent. Cela peut engendrer une perte de confiance et une baisse de l’engagement et de la productivité.
• au niveau financier : un rattrapage tardif peut s’avérer très couteux pour l’entreprise, en particulier si la durée ou le nombre d’employés impactés sont importants.
• au niveau légal : un employé qui s’estime lésé pourra se tourner vers le Conseil des prud’hommes pour obtenir réparation devant les tribunaux.

Plus le problème est étendu et plus cela risque d’impacter négativement le climat social de l’entreprise. Dans certaines situations, cela remontera aux instances représentatives du personnel.

Fort heureusement, un processus bien rodé vous évitera toutes ces tracasseries.

Les EVP et la RGPD : comment traiter des données sensibles dans les règles ?

Tous les éléments variables constituent des données sensibles. Certaines sont même des données personnelles. Aussi, elles doivent être traitées en assurant leur sécurité et leur confidentialité. Ceci assure à l’entreprise la conformité au règlement général de protection des données (RGPD).

On évite donc d’envoyer un tableau Excel par email ou pire une feuille papier. On privilégiera une interface sécurisée pour la transmission des données.