Gestion des congés

Le module logiciel de gestion des congés payés est constitué de 6 pages distinctes :

  • la page employé où chaque employé a la possibilité d’effectuer une nouvelle demande de congés, de suivre ses demandes en cours et de consulter l’état de ses compteurs de droits à congés
  • la page de déclaration des heures supplémentaires où l’employé déclare les heures supplémentaires effectuées
  • la page manager où chaque manager valide les demandes de congés et les déclarations d’heures supplémentaires émises par les employés de son équipe
  • la page d’administration individuelle du module de congés (Responsable RH) où l’administrateur peut ajouter et supprimer des demandes de congés pour n’importe quel employé de l’entreprise
  • la page d’administration globale du module des congés où l’administrateur peut approuver et refuser toutes les demandes de congés en attente par lots
  • la page de rapport où l’administrateur du module de congés peut obtenir un rapport détaillé sur une période donnée des congés pris, des droits et du solde résultant pour chaque employé

Mon Intranet permet de gérer les différents types de congés.

Demande de congés

Sur cette page, l’employé dispose des différentes informations nécessaires au suivi de ses congés. Il peut également soumettre une nouvelle demande via le formulaire de demande d’absence. L’administrateur du module de gestion des congés a la possibilité d’utiliser cette page avec le profil de chaque employé ce qui lui permet d’ajouter et supprimer des demandes d’absence pour chaque employé.

Le tableau d’état des droits à congés regroupe les compteurs pour chaque type de congés. Il permet de visualiser rapidement les jours acquis, les jours posés, les jours pris et le solde disponible sans oublier la période de prise de ce solde. Les compteurs de ce tableau sont recalculés dynamiquement à chaque actualisation de la page. Il est important de noter que ce tableau n’affichera que les types de congés auxquels le salarié a le droit en fonction de sa catégorie.

tableau conges

Le tableau d’historique des congés et absences regroupe les différentes demandes de congés effectuées ainsi que leur status. L’employé peut supprimer les demandes si leur date de début est dans le futur.

tableau demande conges

Le tableau d’historique des heures de repos compensateur regroupe toutes les déclarations d’heures supplémentaires.

tableau heure repos compensateur

Enfin, vous pouvez soumettre votre demande de congés. Il faut tout d’abord sélectionner la date de début et la date de fin (si celle-ci est différente de la date de début), puis le type de congés et enfin soumettre la demande. Si le solde disponible est suffisant, la demande sera prise en compte et soumise pour validation au manager (ou à la personne ayant sa délégation d’autorité en son absence). Le formulaire de demande de congé permet donc de soumettre une demande en 3 clics.

demande conges

Déclaration de repos compensateur (heures supplémentaires)

Suivant la configuration choisie, soit l’employé peut déclarer directement ses heures supplémentaires, soit cela se fait au niveau des ressources humaines qui effectuent les déclarations individuelles de manière centralisée.

Pour cela, il suffit de remplir le formulaire en indiquant la date puis l’heure de début de la journée normale de travail, l’heure de fin habituelle et l’heure de fin réellement constatée ce jour-là. Le programme calcule automatiquement le delta entre l’heure de fin habituelle et l’heure de fin réelle pour déterminer le nombre d’heures supplémentaires effectuées par l’employé.

declaration hs

Validation des congés et heures supplémentaires

Sur cette page, le manager a la possibilité d’approuver ou refuser les demandes de congés émises par les membres de son équipe. Durant ses absences, le manager a la possibilité de donner une délégation à un autre employé de l’entreprise pour valider les demandes de congés émises par des membres de son équipe.

Un tableau regroupe toutes les demandes de congés en attente de validation. Pour chaque demande, le manager a la possibilité d’indiquer les raisons de sa décision.

demande de conges en attente

Afin de l’assister dans sa prise de décision, le manager dispose :

  • d’un tableau indiquant les soldes de congés à prendre pour chacun des membres de son équipe;

gestion equipe

  • d’un planning lui permettant de voir qui est présent et qui est absent sur une période donnée en fonction des congés et des déplacements planifiés. Ceci permet de réaliser très rapidement les arbitrages. Le planning des congés est accessible à tous les employés, il peut être filtré par date, par catégorie de salariés, par site et par équipe.

planning des congés et absences

C’est également sur cette page que le manager valide les déclarations d’heures supplémentaires émises par les membres de son équipe.

validation hs

Rapport des absences

La responsable des ressources humaines (ou toute autre personne ayant les droits d’administrateur du module des congés) a la possibilité d’éditer un rapport des absences à n’importe quel moment pour n’importe quelle période. Il est possible filtrer le rapport par catégorie de salarié, par site, par équipe et par employé.

La responsable peut également générer ce rapport dans un fichier au format XML directement exploitable dans Excel (ou tout autre tableur supportant le format XML). Ainsi, les données sont consolidées et peuvent facilement être utilisées pour la préparation de la paye.

rapport conges

Le rapport généré dynamiquement par le logiciel en temps réel contient quatre tables :

  • Une table contenant différents compteurs sur les droits à congés pour chaque salarié sur la période choisie

table droit conges

  • Une table contenant les différentes absences durant la période

table conges pris

  • Une table contenant les différentes demandes de congés émises durant la période

table demandes conges emises

  • Une table contenant les différentes déclarations de repos compensateur émises durant la période

declaration overtime

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