Questions fréquentes

Sur cette page, vous trouverez les réponses à un certain nombre de questions fréquemment posées sur la solution logicielle Mon Intranet. N’hésitez pas à nous interroger si vous avez une autre question.

Questions sur les aspects techniques

  • Est-ce que l’installation et la configuration de la solution sont complexes?

Non, la mise en œuvre de la solution est très rapide. Elle est entièrement réalisée par nos soins. Vous avez juste à nous fournir quelques données concernant vos utilisateurs au départ pour la création des comptes. En mode « in-house » (solution hébergée chez vous), vous devrez réaliser l’installation et la configuration suivant la procédure fournie si votre serveur ne nous est pas accessible via Internet. La solution a été développée dans le but d’être simple à installer, configurer et maintenir afin d’être adaptée à n’importe quelle entreprise, quelque soit sa taille.

  • Est-ce que chaque employé doit disposer d’une adresse email pour pouvoir utiliser le logiciel?

Non, ce n’est pas obligatoire. L’employé peut tout à fait utiliser le logiciel sans disposer d’une adresse email. L’adresse email permet de recevoir les notifications lors de la soumission et du traitement des demandes de congés et de notes de frais. Donc s’il n’a pas d’adresse email, l’employé ne recevra pas les notifications et il devra se connecter de temps en temps au logiciel pour vérifier l’état de ses demandes en cours.

Questions sur les fonctionnalités

  • Mon entreprise n’a pas besoin de tous les modules, puis je mettre en œuvre un seul module?

Oui la solution est complètement modulaire. Chaque module est activable (et désactivable) d’un clic de souris dans la page des options. Vous pouvez donc utiliser le module de gestion des congés, le module d’annuaire ou le module des dépenses complètement indépendamment des autres.

  • Quels sont les types de congés pris en charge par la solution?

Mon Intranet permet de gérer les congés payés, les RTT et un grand nombre de types d’absence. Nous vous invitons à consulter la page contenant la liste des types de congés pour plus d’informations.

  • Quelle souplesse existe-t-il au niveau du paramétrage des congés?

Les salariés sont classés par catégories. Pour chaque catégorie, on définit le type de congés posables par le salarié (CP, RTT, repos compensateur, etc..). On définit également les dates de début et de fin des périodes de prise (CP, RTT, repos compensateur). Enfin, on définit le nombre de jours de congés payés (en général 25 jours mais il peut être ajusté d’une catégorie à une autre suivant les besoins) et le nombre de jours de RTT (quota ajustable pour chaque année dans chaque catégorie de salariés). Ainsi, on dispose d’une très grande flexibilité pour paramétrer le module de gestion des congés ce qui permet de répondre aux besoins spécifiques des entreprises.

Mon Intranet est capable de gérer chaque type de congés en jours ouvrés, jours ouvrables, jours calendaires et heures. La solution permet également de gérer les temps partiels proratisés ou non.

  • Est-ce que la solution permet de gérer le compte épargne temps (CET)?

Oui, Mon Intranet permet de gérer le compte épargne temps. Pour l’alimenter, on définit pour chaque type de congés (CP, RTT et récupération) des périodes d’alimentation avec un solde d’alimentation par période. On définit également un plafond global pour le CET.

  • Comment puis-je interfacer la solution avec mon système de gestion de la paie?

Mon Intranet a été conçu pour vous faire gagner du temps à tous les niveaux. Aussi, vous pouvez générer à tout moment un rapport pour une période que vous définissez incluant pour chaque salarié toutes les données sur les congés posés, les congés pris et les compteurs de droits à congés payés et RTTs. Ce rapport est disponible au format HTML et au format XML (directement exploitable sous Excel).

Mon Intranet est également capable d’exporter directement les données dans le format adapté vers la plupart des logiciels de paie (Sage, …).

  • Est-ce que la solution permet de gérer plusieurs sites?

Oui, Mon Intranet est la solution pour gérer les congés de toute votre entreprise. Par conséquent, qu’elle ait un ou dix sites géographiques différents, la solution sait le gérer. En fait, on définit les différents sites dans les options du logiciel puis on affecte individuellement un site à chaque employé lors de sa création de compte, site d’affectation qui pourra être par la suite modifié à n’importe quel moment par l’administrateur.

  • Lorsqu’un manager est absent, qui peut valider les demandes en attente?

Mon Intranet dispose d’un système de gestion des délégations d’autorité. Ainsi, tout manager peut déléguer le soin de valider les demandes émises par son équipe de manière temporaire (durant ses congés et ses déplacements) ou de manière permanente à un autre employé de la société. Concrètement, la délégation permanente est très adaptée dans le cas où un manager souhaite que son assistante valide les demandes de l’équipe. Enfin, l’administrateur du module a également la possibilité de valider les demandes en attente.

  • Est-ce qu’il est possible de synchroniser les demandes de congés avec un calendrier?

Oui, pour chaque demande approuvée, un fichier ical correspondant à la période d’absence est attaché dans le mail de notification. Ceci permet de synchroniser en un clic le calendrier du logiciel de messagerie (Outlook par exemple).

Questions sur les aspects commerciaux et réglementaires

  • Si je rencontre un problème ou que j’ai une question une fois que la solution logicielle est installée et configurée, comment cela se passe-t-il?

Vous bénéficiez d’une assistance technique durant toute la durée de votre abonnement. C’est l’avantage d’un service d’abonnement. Vous pouvez à tout moment bénéficier d’une aide fournie par l’équipe de développement du logiciel.

  • Si une nouvelle version comprenant de nouvelles fonctionnalités et des correctifs est développée, comment puis je en bénéficier?

C’est l’autre avantage du modèle par abonnement. Vous bénéficiez des mises à jour gratuitement. Ainsi, vous êtes certain de toujours disposer de la toute dernière version du logiciel avec ses dernières évolutions.

  • Que dois je faire pour bénéficier de la solution?

Il suffit de remplir le formulaire sur la page d’abonnement. Nous vous adresserons alors une proposition commerciale adaptée à vos besoins dans les plus brefs délais. Une fois l’abonnement souscris, vous bénéficierez d’un droit d’utilisation (right to use) du service logiciel durant toute la durée de votre abonnement. L’abonnement est renouvelable annuellement. Il peut être arrêté à la fin de chaque période d’abonnement ce qui met un terme au droit d’utilisation de la solution.

  • Pourquoi est ce que la solution Mon Intranet n’est-elle pas gratuite et en libre téléchargement?

Le développement et le support d’une solution comme Mon Intranet demandent une expertise de haut niveau. Mon Intranet met en œuvre les toutes dernières technologies internet, notamment au niveau de l’interface utilisateur. Le temps de développement d’une telle solution représente plusieurs milliers d’heures. Le seul modèle viable pour permettre le développement et assurer la pérennité d’une telle solution est donc un modèle payant.

Cependant, tout l’intérêt de cette solution réside dans le fait que sa mise en œuvre permet de réaliser immédiatement des économies de productivité. De plus, avec la formule d’abonnement au service, l’entreprise n’a pas d’investissement de départ à réaliser. En outre, si vous optez pour le mode « SaaS » (solution hébergée sur nos serveurs), tous les aspects techniques sont pris en charge dans le cadre de l’abonnement. En mode « in-house », votre entreprise reste responsable de l’hébergement.