Fonctionnalités de l’intranet

Mon Intranet est un service applicatif de gestion du personnel. Ce système permet aux entreprises d’automatiser un certain nombre de processus, de centraliser et partager les informations.

Le but de Mon Intranet est simple : offrir aux entreprises, quelque soit leur taille, un service logiciel adapté afin de supprimer tous les traitements manuels liés aux demandes réalisées sur un formulaire papier. Il est donc écologique et pratique.

Voici les différentes fonctionnalités que vous trouverez dans Mon Intranet, application de gestion du personnel :

Fonctionnalités de l'intranet

Chacun de ces modules est indépendant des autres et peut donc être activé ou désactivé en fonction des besoins sans impacter le reste du système de gestion du personnel.

Le module logiciel de gestion des congés et absences

Ses fonctionnalités :

  • permet de gérer tous les types de congés et d’absences (congés payés, RTT, congés d’ancienneté, congés sans solde, arrêt maladie, etc…) en jours ouvrés, jours ouvrables, jours calendaires et heures
  • donne au salarié une vision en temps réel de ses droits à congés
  • permet au salarié de soumettre une demande de congés en fonction de ses droits acquis
  • donne la possibilité de gérer les heures supplémentaires et le repos compensatoire
  • fournit à chaque employé une visibilité complète sur le planning des absences des autres membres de son équipe
  • permet au responsable de service de valider (ou refuser) dans le système les demandes de congés
  • permet au responsable de la paie d’extraire à tout moment pour toute période un état des compteurs de congés pour tous les salariés
  • notifie chaque partie par email dès qu’un événement intervient (soumission et traitement)

Ses avantages :

  • pour l’employé :
    • gain de temps lors de la soumission des demandes : plus de formulaire papier à remplir, plus besoin d’envoyer ses demandes à son manager puis de le relancer (notification dès que la demande est validée)
    • élimination du risque d’erreur : l’employé ne peut soumettre une demande que pour des congés auxquels il a le droit
  •  pour le manager :
    • gain de temps lors de la validation : validation en un clic de souris, notification dès qu’une nouvelle demande est soumise
    • aide à la décision : visibilité sur le planning des absences (congés et déplacements), visibilité sur les congés restant à prendre
  • pour le service paie :
    • gain de temps lors de la clôture mensuelle : plus de formulaire papier à pointer et consolider, le rapport complet est généré en un clic de souris et directement exploitable sous Excel, plus de classement à effectuer
    • élimination du risque d’erreur : le système se charge de consolider les éléments qui sont ensuite facilement exportables vers Excel, il n’y a donc plus d’erreur liée une saisie manuelle
    • gain de temps dans l’information des salariés : moins de demandes des salariés puisqu’ils ont accès directement en temps réel à leurs compteurs

processus des demandes de congés

Le module logiciel de gestion des notes de frais

Ses fonctionnalités :

  • permet de gérer tous les types de notes de frais et ordres de mission (déplacements, achats, etc…)
  • permet à l’employé de soumettre une demande d’ordre de mission avant le déplacement puis une note de frais à partir de l’ordre de mission une fois le déplacement effectué
  • donne accès à l’employé à l’historique de ses demandes et lui permet de les réutiliser comme base pour une nouvelle demande
  • permet au manager de valider les ordres de mission et les notes de frais
  • donne la possibilité de gérer les réservations de voyages et d’hôtels de manière centralisée après la validation par le manager des ordres de mission
  • permet au service comptable de valider et informer du paiement des notes de frais via le système
  • envoie un email à l’employé et au manager dès qu’un événement intervient (soumission et traitement)

Ses avantages :

  • pour l’employé :
    • gain de temps lors de la soumission des demandes : plus de formulaire papier à remplir, plus besoin d’envoyer ses demandes à son manager puis de le relancer (notification dès que la demande est validée), possibilité de réutiliser les demandes passées
    • élimination du risque d’erreur : le système calcule le coût total en fonction des sommes entrées pour chaque dépense
  • pour le manager :
    • gain de temps lors de la validation : validation en un clic de souris, notification dès qu’une nouvelle demande est soumise
    • aide à la décision : visibilité sur le planning des absences (congés et déplacements)
  • pour le service comptable :
    • gain de temps dans le traitement : plus de formulaire papier à vérifier et classer
    • gain de temps dans l’information des salariés : moins de requêtes des salariés puisqu’ils ont accès directement en temps réel à l’état du traitement de leurs demandes

Processus des demandes de dépenses

Le module d’annuaire d’entreprise

Ses fonctionnalités :

  • permet de gérer l’organigramme et l’annuaire interne de l’entreprise
  • permet de trouver les coordonnées d’un autre employé en quelques secondes
  • permet de connaître le poste, le site d’affectation et la disponibilité de n’importe quel employé de l’entreprise

Ses avantages :

  • pour l’employé :
    • gain de temps : les coordonnées sont trouvées en quelques secondes (plus de recherche manuelle dans un annuaire papier)
    • amélioration de la communication : possibilité de trouver qui fait quoi en navigant dans la structure hiérarchique, de savoir si la personne est présente

Le module de gestion RH du dossier de l’employé

Ses fonctionnalités :

  • permet de gérer toutes les données administratives RH liées à l’employé
  • permet d’avoir accès aux données liées à chaque employé en un clic
  • offre la possibilité de partager certaines données avec d’autres modules avec une gestion fine des privilèges d’accès
  • dispose d’une structure dynamique très souple permettant de gérer tout type de données (suivi des contrats de travail, historique des postes, coordonnées personnelles, etc…)

Ses avantages :

  • pour l’employé :
    • gain de temps : la mise à jour de ses données administratives se fait directement dans l’intranet
  • pour le manager :
    • amélioration du suivi et de la communication : le manager a accès en un clic à toutes les données de son équipe
  • pour le responsable du personnel :
    • gain de temps : le suivi des dossiers RH du personnel est complètement informatisé
    • efficacité : l’accès et la mise à jour des données est très rapide
    • souplesse : tout type de données peut être entré dans la solution grâce à une structure très souple hautement paramétrable