La dématérialisation des processus

La dématérialisation des processus RH repose sur l’informatisation. Un certain nombre de processus dans l’entreprise utilisent des formulaires papiers que l’employé remplit manuellement. Ensuite, ces formulaires sont traités par un ou plusieurs autres employés qui les saisissent dans un outil informatique puis les archivent.

Ce mode de fonctionnement est extrêmement chronophage, source de délais et d’erreurs. L’analyse des processus permet de définir les étapes critiques qu’il est nécessaire d’implémenter dans le cadre de leur dématérialisation complète.

Un processus RH dématérialisé est complètement informatisé. Il ne repose sur aucun formulaire papier et ne nécessite aucune ressaisie d’information.

Mon Intranet, logiciel de gestion, permet de dématérialiser complètement les processus RH suivants :

Les gains de temps et donc d’argent sont immenses pour l’entreprise qui met en oeuvre la dématérialisation des processus. En effet, chaque processus représente un coût pour l’entreprise. Chaque fois qu’un processus est utilisé par un employé, l’entreprise supporte le coût de mise en oeuvre du processus. En réduisant ce coût, l’entreprise réalise des économies d’échelle très importantes. Les employés peuvent alors se concentrer sur leur coeur de métier et réduire ainsi le temps passé sur les tâches administratives.

D’un point de vue technique, la dématérialisation va réutiliser les infrastructures existantes. Le réseau local de l’entreprise permet de connecter les employés entre eux. Le processus dématérialisé va reposer sur l’architecture client-serveur permettant ainsi aux employés de soumettre des données qui seront exploitées par d’autres employés. La dématérialisation peut parfois sembler obscure et complexe à réaliser. Lorsqu’il s’agit de processus standards et éprouvés, elle est en réalité très simple. Ils représentent une telle simplification pour l’entreprise que leur adoption est très rapide, la résistance au changement étant alors quasiment inexistante du fait du gain engendré pour les employés.

En mettant en place un intranet, l’entreprise centralise l’information et la rend accessible. Cela permet d’améliorer la communication entre les salariés.

Concrètement, avec la dématérialisation des demandes de congés, l’employé va soumettre ses demandes via une interface web en quelques clics de souris. Ensuite, son responsable la validera en un clic puis toutes les demandes seront consolidées dans un rapport par le gestionnaire RH. Plus aucun formulaire papier n’est mis en oeuvre.

Il est souvent difficile a priori pour une entreprise d’apprécier le gain envisageable via une dématérialisation d’un processus. Cependant, force est de constater que dans le temps, tous les processus dématérialisés n’ont jamais été rematérialisés. Ceci est valable pour la comptabilité, les documents RH, les flux monétaires et les courriers. Ceci démontre que la dématérialisation représente une évolution incontournable que l’entreprise a tout intérêt à adopter rapidement.

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